Gastos devengados
Un gasto devengado es un gasto que se ha realizado, pero para el que todavía no hay documentación de gastos. En lugar de la documentación de los gastos, se crea un asiento para registrar un gasto devengado, así como un pasivo de compensación (que suele clasificarse como pasivo corriente en el balance). A falta de un asiento en el diario, el gasto no aparecería en absoluto en los estados financieros de la entidad en el período en que se haya incurrido, lo que daría lugar a que los beneficios comunicados fueran demasiado elevados en ese período. En resumen, los gastos devengados se registran para aumentar la exactitud de los estados financieros, de modo que los gastos se ajusten más a los ingresos con los que están asociados.
Un gasto anticipado es lo contrario de un gasto acumulado, ya que un pasivo se paga antes de que se haya consumido el servicio o activo subyacente. Por consiguiente, un activo pagado por anticipado aparece inicialmente en el balance como un activo.
Los gastos acumulados en la práctica
Entre los ejemplos de gastos que suelen acumularse figuran los siguientes:
Intereses de préstamos, para los cuales aún no se ha recibido una factura del prestamista
Mercancías recibidas y consumidas o vendidas, para las cuales no se ha recibido aún ninguna factura del proveedor
Servicios recibidos, para los cuales aún no se ha recibido ninguna factura del proveedor
Impuestos incurridos, para los cuales aún no se ha recibido ninguna factura de una entidad gubernamental
Salarios incurridos, para los cuales aún no se ha hecho el pago a los empleados
Un ejemplo de gasto acumulado es una situación en la que una empresa recibe suministros de oficina de un proveedor cerca del final de un mes, pero aún no ha recibido una factura del proveedor en el momento en que la empresa cierra sus libros del mes. Para registrar correctamente este gasto en el mes de recepción, el personal contable registra un gasto en la cuenta de gastos de suministros con un débito por el importe que espera que le facture el proveedor, y registra un crédito en una cuenta de pasivo de gastos acumulados. Así pues, si el importe de los suministros de oficina fuera de 500 dólares, el asiento del diario sería un débito de 500 dólares en la cuenta de gastos de suministros de oficina y un crédito de 500 dólares en la cuenta del pasivo de gastos acumulados.
El asiento de diario se crea normalmente como un asiento de anulación automática, de modo que el programa de contabilidad crea automáticamente una contrapartida a partir del comienzo del mes siguiente. Luego, cuando el proveedor finalmente presenta una factura a la entidad, cancela el asiento revertido.
Para continuar con el ejemplo anterior, el asiento de 500 dólares se revertiría en el mes siguiente, con un crédito en la cuenta de gastos de suministros de oficina y un débito en la cuenta de pasivos de gastos acumulados. A continuación, la empresa recibe la factura del proveedor de 500 dólares y la registra normalmente a través del módulo de cuentas por pagar del programa de contabilidad, lo que da lugar a un débito en la cuenta de gastos de suministros de oficina y a un crédito en la cuenta de cuentas por pagar. Por lo tanto, el resultado neto del mes siguiente no es ningún nuevo reconocimiento de gastos, y el pasivo de los pagos se traslada a la cuenta de cuentas por pagar.
Siendo realistas, el importe de un devengo de gastos es sólo una estimación, por lo que es probable que sea algo diferente del importe de la factura del proveedor que llegue en una fecha posterior. Por consiguiente, suele haber una pequeña cantidad adicional de gastos o un reconocimiento negativo de gastos en el mes siguiente, una vez que la anulación del asiento y el importe de la factura del proveedor se compensan entre sí.
Desde una perspectiva práctica, los gastos inmateriales no se acumulan, ya que se requiere demasiado trabajo para crear y documentar los asientos relacionados. Además, un gran número de asientos de gastos acumulados ralentizará el proceso de cierre del mes.
Ejemplos de asientos de gastos acumulados
Se ha recibido material de oficina y no hay ninguna factura del proveedor a fin de mes: Débito a los gastos de suministros de oficina, crédito a los gastos acumulados.
Horas de trabajo de los empleados pero no pagadas a fin de mes: Débito a los gastos de salarios, crédito a los gastos acumulados.
Se incurre en responsabilidad de beneficios y no hay factura del proveedor a fin de mes: Débito a los gastos de beneficios de los empleados, crédito a los gastos acumulados.
Los impuestos sobre la renta se acumulan en base a los ingresos obtenidos. Débito a los gastos de impuestos sobre la renta, crédito a los gastos acumulados.
Las tres primeras entradas deben revertirse en el mes siguiente. Los impuestos sobre la renta se suelen retener como gastos acumulados hasta que se pagan.