¿Cuál es el procedimiento para otorgar crédito?
Se necesita un proceso de revisión de crédito para garantizar que una empresa no otorgue crédito a clientes que no pueden pagar. El departamento de crédito maneja todas las revisiones de crédito. El departamento puede recibir copias en papel de las órdenes de venta del departamento de entrada de órdenes, documentando cada orden solicitada por un cliente. En este entorno manual, la recepción de un pedido de ventas desencadena un proceso de revisión manual en el que el personal de crédito puede bloquear los pedidos para que no lleguen al departamento de envío, a menos que envíe una copia aprobada al gerente de envío. El procedimiento de entrada de pedidos para un sistema manual se describe a continuación:
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Recibir orden de venta. El departamento de entrada de pedidos envía una copia de cada pedido de venta al departamento de crédito. Si el cliente es nuevo, el administrador de crédito lo asigna a un miembro del personal de crédito. Es probable que se entregue una orden de venta de un cliente existente a la persona de crédito ya asignada a ese cliente.
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Emitir solicitud de crédito. Si el cliente es nuevo o no ha hecho negocios con la empresa durante mucho tiempo, envíele una solicitud de crédito y solicite que se complete y se devuelva directamente al departamento de crédito. Esto se puede hacer por correo electrónico o una página web para acelerar el proceso de solicitud.
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Recopilar y revisar la solicitud de crédito. Al recibir una orden de venta completa, examínela para asegurarse de que se hayan completado todos los campos y comuníquese con el cliente para obtener más información si algunos campos están incompletos. Luego, recopile un informe crediticio, estados financieros del cliente, referencias bancarias y referencias crediticias.
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Asignar nivel de crédito. Con base en la información recopilada y el algoritmo de la empresa para otorgar crédito, determine un monto de crédito que la empresa está dispuesta a otorgar al cliente. También es posible ajustar el nivel de crédito si un cliente está dispuesto a firmar una garantía personal.
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Mantener orden (opcional). Si la orden de venta es de un cliente existente y hay una factura no pagada y sin resolver del cliente por más de € ___, retenga la orden de venta. Póngase en contacto con el cliente e infórmele que el pedido se mantendrá en espera hasta el momento en que se haya pagado la factura pendiente.
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Obtener un seguro de crédito (opcional). Si la empresa utiliza un seguro de crédito, envíe la información relevante del cliente a la aseguradora para ver si asegura el riesgo de crédito.
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Verificar el crédito restante (opcional). Es posible que se haya reenviado una orden de venta desde el departamento de entrada de órdenes para un cliente existente al que ya se le ha otorgado crédito. En esta situación, el personal de crédito compara la cantidad restante de crédito disponible con la cantidad de la orden de venta y aprueba la orden si hay suficiente crédito para la orden. De lo contrario, el personal de crédito considera un aumento único en el nivel de crédito para aceptar el pedido o se comunica con el cliente para acordar un arreglo de pago alternativo.
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Aprobar orden de venta. Si el personal de crédito aprueba el nivel de crédito necesario para una orden de venta, sella la orden de venta como aprobada, firma el formulario y envía una copia al departamento de envíos para su cumplimiento. También conserva una copia.
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Presentar documentación crediticia. Cree un archivo para el cliente y almacene en él toda la información que se recopiló como parte del proceso de examen de crédito.
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