¿Qué es el conteo cíclico?
El conteo cíclico implica contar una pequeña cantidad de inventario en el almacén cada día, con la intención de contar todo el inventario durante un período de tiempo. Cualquier error encontrado durante estos pequeños recuentos incrementales debería resultar en un ajuste a los registros de contabilidad de inventario. Además, se debe realizar una investigación sobre las razones de cada error encontrado. El resultado final debe ser procedimientos detallados y capacitación que produzcan tasas de error de transacción muy bajas y altos niveles de precisión en los registros de inventario.
Los artículos seleccionados para el recuento de ciclos se pueden definir en función de muchos criterios de clasificación, como los más usados o los de mayor costo. El método más utilizado es simplemente comenzar en una esquina del almacén y avanzar a través de los distintos pasillos y contenedores, de modo que todos los artículos se cuenten de forma rotativa. Si se utiliza el último método, también puede ser necesario contar ciertos artículos con mayor frecuencia, si son críticos para el proceso de producción.
Ventajas del recuento cíclico
Al participar en el conteo cíclico, es casi seguro que una empresa experimentará niveles más altos de precisión en los registros de inventario, lo que conduce a una mayor confianza en la valoración de inventario resultante. Esto, a su vez, puede conducir a la eliminación de los recuentos de inventario físico, ya que los registros de inventario ya son tan precisos que no se requiere verificación física periódica. Si ya no es necesario contar el inventario al final de cada período de informe, el resultado puede ser un proceso de cierre acelerado. Si los auditores externos sienten que pueden confiar en estos registros de inventario, pueden reducir sus procedimientos de auditoría, lo que a su vez reduce las tarifas de auditoría que cobran a la empresa. Además, ya no habría necesidad de pagar a los empleados horas extra para contar el inventario o cerrar el área de producción mientras se realizan los conteos físicos.
Procedimiento de recuento de ciclos
Los siguientes pasos son necesarios para un programa de conteo cíclico exitoso:
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Complete la entrada de datos en todas las transacciones de inventario, por lo que la base de datos de inventario está completamente actualizada
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Imprima un informe de recuento cíclico que indique las ubicaciones que se van a contar y asígnelo al personal del almacén.
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Los contadores de bicicletas comparan las ubicaciones, descripciones y cantidades indicadas en el informe con lo que ven en el estante. También rastrean lo que ven en el estante hasta el informe, en caso de que algunos elementos no se hayan registrado en la base de datos.
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Investigue todas las diferencias encontradas y discútalas con el gerente del almacén, y determine si existe un patrón de errores que pueda requerir acciones adicionales.
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Si se requieren más acciones, modifique los procedimientos, la capacitación, la dotación de personal o cualquier otra cosa que sea necesaria para eliminar el error.
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Ajuste la base de datos del registro de inventario para eliminar el error encontrado por el contador de ciclos.
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De forma regular, audite el inventario y calcule el porcentaje de precisión del mismo. Publique los resultados en un lugar público y pague bonificaciones al personal del almacén si logran objetivos predeterminados de precisión de registros.
Claramente, se necesita un alto nivel de compromiso con un programa de conteo cíclico para asegurar que estos pasos se sigan de manera continua.
Desventajas del conteo cíclico
Si los registros de inventario no se actualizan primero con todas las transacciones de inventario pendientes, es posible que un contador de ciclos detecte un error y lo ajuste. Si la transacción real se ingresa luego del ajuste del contador de ciclos, el resultado puede ser un más registro de inventario inexacto de lo que había sido originalmente. Este problema es particularmente común cuando el mismo artículo de inventario se almacena en múltiples ubicaciones, por lo que puede haber confusión sobre qué registro de ubicación ajustar para una transacción de inventario.
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