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Procedimiento de cobros en efectivo

Cómo procesar recibos de efectivo

El proceso de recibir efectivo está altamente reglamentado, porque la tarea de procesar cheques está cargada de controles. Son necesarios para garantizar que los cheques se registren correctamente, se depositen con prontitud y no se roben ni alteren en ninguna parte del proceso. El procedimiento para el procesamiento de recibos de cheques se describe a continuación:

  1. Registro de cheques y efectivo. Cuando llegue la entrega de correo diaria, registre todos los cheques recibidos y el efectivo en la lista de recibos de cheques de la sala de correo. Por cada cheque recibido, indique en el formulario el nombre de la parte que paga, el número de cheque y la cantidad pagada. Si el recibo estaba en efectivo, indique el nombre de la parte que paga, marque la casilla “¿efectivo?” caja, y la cantidad pagada. Una vez que se hayan completado todos los artículos de línea, ingrese el total general en el campo “recibos totales” en la parte inferior del formulario. Firme el formulario e indique la fecha en que se recibieron los cheques y el efectivo. Además, selle “solo para depósito” y el número de cuenta bancaria de la compañía en cada cheque recibido; esto hace que sea más difícil para alguien extraer un cheque y depositarlo en otra cuenta bancaria.

  2. Pagos a plazo. Inserte todos los cheques, dinero en efectivo y una copia de la lista de recibos de cheques de la sala de correo en una valija segura para correo entre oficinas. Hágalo entregar en mano al cajero del departamento de contabilidad. El cajero compara todos los artículos de la bolsa con la lista de recibos de cheques de la sala de correo, pone sus iniciales en una copia de la lista y devuelve la copia por correo entre oficinas a la sala de correo. El personal de la sala de correo luego archiva la copia rubricada por fecha.

  3. Aplicar efectivo a las facturas. Acceda al software de contabilidad, recupere las facturas impagas del cliente relevante y aplique el efectivo a las facturas indicadas en el aviso de pago que acompaña a cada pago del cliente. Si no hay ninguna indicación de qué factura se acreditará, registre el pago en una cuenta transitoria separada o como no aplicado pero dentro de la cuenta del cliente de quien provino. En esta última situación, haga una fotocopia del cheque y consérvela para fines de solicitud en una fecha posterior, de modo que el cheque aún pueda depositarse en la fecha actual.

  4. Registrar otro efectivo (opcional). Ocasionalmente llegará algo de efectivo o cheques que no estén relacionados con cuentas por cobrar impagas. Por ejemplo, puede haber un pago por adelantado por parte de un cliente o la devolución de un depósito. En estos casos, registre el recibo en el sistema contable, junto con la documentación adecuada del motivo del pago.

  5. Depositar efectivo. Registre todos los cheques y efectivo en un recibo de depósito. Compare el total en el recibo de depósito con la cantidad indicada en la lista de recibos de cheques de la sala de correo y concilie las diferencias. Luego guarde los cheques y el efectivo en una bolsa cerrada con llave y transpórtelo al banco.

  6. Coincidir con el recibo bancario. Al recibir los cheques y el efectivo, el banco emite un recibo. Alguien que no sea el cajero debe comparar este recibo con el monto del recibo de depósito y conciliar las diferencias. Puede ser útil engrapar el recibo a una copia del comprobante de depósito y archivar los documentos, como prueba de que se completó el paso correspondiente.

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Recibo de caja

Un recibo de efectivo es un estado de cuenta impreso de la cantidad de efectivo recibido en una transacción de venta en efectivo. Se entrega una copia de este recibo al cliente, mientras que otra copia se conserva para fines contables. Un recibo de efectivo contiene la siguiente información:

  • La fecha de la transacción.

  • Un número único que identifica el documento.

  • El nombre del pagador

  • La cantidad de efectivo recibido

  • El método de pago (como efectivo o cheque)

  • La firma de la persona receptora

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Definición de valor realizable en efectivo

Cómo determinar el valor realizable en efectivo en contabilidad

El valor realizable en efectivo es el efectivo que queda después de restar el monto incobrable de una cuenta por cobrar. Este monto neto se puede encontrar combinando el saldo por cobrar y la provisión para cuentas de cobro dudoso en el balance de una empresa. Dependiendo de los problemas que tenga una empresa con los descuentos y los impagos de los clientes, el valor realizable en efectivo puede ser sustancialmente más bajo que el monto bruto de las cuentas por cobrar.

El informe del saldo realizable en efectivo se requiere según la base contable devengada, ya que una empresa de informes debe informar una reserva para sus cuentas por cobrar incobrables estimadas. Este no es el caso según la base contable de caja, donde no es necesario realizar una determinación de incobrabilidad antes del cobro de efectivo. En cambio, el contador simplemente cancela una cuenta por cobrar cuando está claro que el cliente no la pagará (conocido como método de cancelación directa). Esto significa que el saldo por cobrar presentado según la base contable devengada es más realista que uno informado según la base contable de caja.

Cálculo del valor realizable en efectivo

El factor clave para calcular el valor realizable en efectivo es la determinación del monto incobrable. Esta determinación generalmente se basa en un análisis histórico de montos incobrables en períodos anteriores, ajustados a las condiciones actuales. Un enfoque más preciso consiste en revisar las cuentas por cobrar abiertas en función de su antigüedad y ajustar el riesgo de impago asociado con cada cliente. Un enfoque menos preciso, pero más común, es aplicar un porcentaje estándar a la cantidad de ventas generadas para estimar la cantidad probable incobrable. Dado que este último enfoque es de un nivel bastante alto, puede requerir más ajustes con el tiempo, a medida que se disponga de información más detallada.

Como ejemplo del método de porcentaje de ventas, una empresa históricamente ha experimentado un 2%% de deudas incobrables y vendió $ 1,000,000 a crédito en el último mes. Por tanto, registra una provisión para cuentas de cobro dudoso de $ 20.000.

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Definición de coeficiente de efectivo

¿Qué es el coeficiente de efectivo?

El coeficiente de efectivo compara los activos más líquidos de una empresa con sus pasivos corrientes. El índice se utiliza para determinar si una empresa puede cumplir con sus obligaciones a corto plazo; de hecho, si tiene suficiente liquidez para permanecer en el negocio. Es la más conservadora de todas las medidas de liquidez, ya que excluye el inventario (que se incluye en el índice circulante) y las cuentas por cobrar (que se incluyen en el índice rápido). Esta relación puede ser demasiado conservadora, especialmente si las cuentas por cobrar se pueden convertir fácilmente en efectivo en un corto período de tiempo.

La fórmula para la razón de efectivo es sumar el efectivo y los equivalentes de efectivo y dividir por el pasivo corriente. Una variación que puede ser un poco más precisa es excluir los gastos acumulados de los pasivos corrientes en el denominador de la ecuación, ya que puede que no sea necesario pagar estos conceptos en el corto plazo. El calculo es:

(Efectivo + Equivalentes de efectivo) ÷ Pasivo corriente = Índice de efectivo

Si una empresa quiere mostrar una alta proporción de efectivo con el mundo exterior, debe tener una gran cantidad de efectivo disponible a la fecha de medición, probablemente más de lo prudente. Otra preocupación es que el índice solo mide los saldos de efectivo en un momento específico en el tiempo, que puede variar rápidamente, a medida que se cobran las cuentas por cobrar y se paga a los proveedores. En consecuencia, una mejor medida de liquidez es el índice rápido, que incluye las cuentas por cobrar en el numerador del índice.

Ejemplo de ratio de efectivo

La Compañía ABC tiene $ 100,000 de efectivo y $ 400,000 de equivalentes de efectivo en su balance a finales de mayo. En esa fecha, su pasivo corriente es de $ 1,000,000. Su ratio de caja es:

($ 100,000 Efectivo + $ 400,000 Equivalentes de efectivo) ÷ $ 1,000,000 Pasivo corriente

= 0,5: 1 ratio de efectivo

Términos similares al coeficiente de efectivo

El índice de efectivo también se conoce como índice de liquidez.

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Definición de sobregiro en efectivo

¿Qué es un sobregiro en efectivo?

Un sobregiro en efectivo es una cuenta bancaria que contiene un saldo negativo. Esta situación suele surgir cuando una persona o empresa es demasiado optimista al asumir que los fondos depositados se han liquidado en el banco y están disponibles para su uso, por lo que escribe cheques cuyos fondos aún no están disponibles. La situación también puede ocurrir cuando una conciliación bancaria no se actualiza correctamente, lo que da como resultado la creencia de que hay más efectivo en una cuenta bancaria de lo que realmente es.

La situación de sobregiro de efectivo surge cuando un banco acepta cheques presentados, a pesar de la falta de efectivo en la cuenta en la que se emiten los cheques, y adelanta fondos a la cuenta para cubrir el déficit. Los fondos deben reembolsarse dentro de un período de tiempo establecido, y el banco cobrará una alta tasa de interés por los fondos utilizados, así como una gran tarifa por sobregiro.

Si una empresa se encuentra en una situación de sobregiro de efectivo al final de su período sobre el que se informa, debe registrar el monto del sobregiro como un pasivo a corto plazo. Dado que se cobran intereses, un descubierto en efectivo es técnicamente una deuda a corto plazo.

Una variación del concepto es cuando el banco transfiere fondos de otra cuenta de la empresa para cubrir el monto del descubierto. En este caso, no hay préstamo del banco, aunque todavía se cobra una tarifa por sobregiro para transferir la cantidad requerida de fondos. En este caso, la empresa debe recordar cambiar los fondos en sus registros contables de la cuenta de origen a la cuenta de destino para que coincida con el movimiento de efectivo promulgado por el banco.

Ejemplo de un sobregiro en efectivo

ABC International cree que tiene $ 5,000 en su cuenta corriente, pero debido a un error de conciliación, la cantidad real es de solo $ 2,000. ABC luego escribe un cheque por $ 3,500, lo que resulta en un sobregiro en efectivo de $ 1,500.

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El cash over y short account

¿Qué es la cuenta Cash Over y Short?

La cuenta de pago en efectivo y en corto es una cuenta en el libro mayor. La cuenta almacena la cantidad por la cual el saldo de efectivo final real difiere del saldo de libros inicial de efectivo disponible, más o menos cualquier transacción en efectivo registrada durante el período.

El uso principal de la cuenta en efectivo o en corto es en entornos bancarios o minoristas con uso intensivo de efectivo, así como para el manejo de caja chica. En estos casos, las variaciones de efectivo deben almacenarse en una sola cuenta de fácil acceso. Luego, esta información se utiliza para rastrear por qué los niveles de efectivo varían de las expectativas y para eliminar estas situaciones mediante el uso de mejores procedimientos, controles y capacitación de los empleados. Por lo tanto, la cuenta se utiliza como base para un control de detectives.

La cuenta de pago en efectivo y en corto es una excelente herramienta para rastrear situaciones de fraude, especialmente cuando se rastrea a nivel de subcuenta para cajas registradoras específicas, cajas de caja chica, etc. Un examen de la cuenta a este nivel de detalle puede mostrar un patrón continuo de robo de efectivo de bajo nivel, sobre el cual la gerencia puede actuar. Por ejemplo, las situaciones de fraude se pueden rastrear hasta las personas directamente responsables de una caja registradora o caja chica.

La cuenta en efectivo y en corto es una cuenta de gastos y, por lo tanto, generalmente se agrega al rubro “otros gastos” en el estado de resultados. El saldo de la cuenta tiende a ser bastante pequeño. Es más probable que un saldo mayor en la cuenta desencadene una investigación, mientras que puede que no sea rentable investigar un saldo pequeño.

Ejemplo de cómo se utiliza la cuenta Cash Over y Short

Un controlador realiza una revisión mensual de una caja de caja chica que debe contener un saldo de efectivo estándar de $ 200. Encuentra que la caja contiene $ 45 en efectivo y $ 135 en recibos, lo que totaliza solo $ 180. Por lo tanto, faltan $ 20 en efectivo. Este déficit de efectivo se registra como un débito a la cuenta de caja en efectivo o en corto (que es un gasto) y un crédito a la caja chica o cuenta de caja (que es una reducción del activo).

Alternativamente, si hubiera demasiado dinero en efectivo en la caja chica (¡una condición muy poco común!), La entrada se revertiría, con un débito en efectivo y un crédito en la cuenta de efectivo y en corto.

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Diario de recibos de efectivo

Un diario de cobros en efectivo es un libro auxiliar en el que se registran las ventas en efectivo. Este diario se utiliza para descargar el volumen de transacciones del libro mayor, donde, de lo contrario, podría saturar el libro mayor. La revista contiene los siguientes campos:

  • Fecha

  • Nombre del cliente

  • Identificación del recibo de efectivo, que puede ser cualquiera de los siguientes:

    • Número de cheque pagado

    • Nombre del cliente

    • Factura pagada

  • Columnas de débito y crédito para registrar ambos lados de cada entrada; la entrada normal es un débito en efectivo y un crédito en ventas

Puede haber una gran cantidad de entradas en este diario, según la frecuencia de los recibos de efectivo de los clientes.

El saldo en el diario se resume regularmente en una cantidad agregada y se registra en el libro mayor. Si alguien necesita investigar un recibo de efectivo específico, puede comenzar en el libro mayor y luego pasar al diario de recibos de efectivo, del cual puede obtener una referencia al recibo específico.

El diario de recibos de efectivo se encuentra más comúnmente en los sistemas de contabilidad manual. El concepto es esencialmente invisible en muchos paquetes de software de contabilidad.

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Definición de devolución

¿Qué es un Carryback?

Una devolución es la aplicación de una pérdida fiscal a los años anteriores en los que se obtuvo una ganancia fiscal. El concepto se utiliza para obtener un reembolso de impuestos inmediato del Servicio de Impuestos Internos, recuperando así los impuestos pagados en años anteriores. En esencia, la aplicación de la devolución tiene el mismo efecto que si la empresa hubiera pagado en exceso sus impuestos en años anteriores.

El concepto solo se aplica a los resultados de los tres años anteriores. Cualquier monto residual de la pérdida tributaria que no se utilice de esta manera se arrastra, para ser aplicado contra las ganancias tributables en años futuros. Un arrastre es más valioso que un arrastre, ya que un arrastre da como resultado la devolución inmediata de efectivo a través de un reembolso, mientras que el impacto positivo de un arrastre puede no sentirse durante muchos años.

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La diferencia entre flujo de caja y flujo de fondos

El estado de flujo de efectivo

El flujo de efectivo se refiere al formato actual para informar las entradas y salidas de efectivo, mientras que el flujo de fondos se refiere a un formato obsoleto para informar un subconjunto de la misma información. El flujo de efectivo se deriva del estado de flujos de efectivo. Esta declaración es requerida por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y muestra las entradas y salidas de efectivo generadas por una empresa durante un período de reporte. La información en un estado de flujos de efectivo se agrega en las siguientes tres áreas:

  • Actividades de explotación. Compuesto por las principales actividades generadoras de ingresos de una empresa, como los recibos por la venta de bienes y los pagos a proveedores y empleados.

  • Actividades de inversión. Implica la adquisición y disposición de activos a largo plazo, como el efectivo recibido por la venta de propiedad.

  • Actividades de financiación. Implica cambios en el efectivo por la venta o liquidación de instrumentos financieros, como la emisión o el pago de una deuda.

El estado de flujos de efectivo es parte del grupo principal de estados financieros que emite una empresa, aunque comúnmente se considera que es el tercero en importancia después del estado de resultados y el balance general. El estado de cuenta puede ser de gran utilidad para detectar movimientos de efectivo que no son evidentes al examinar el estado de resultados. Por ejemplo, el estado de resultados puede revelar que una empresa obtuvo grandes ganancias, mientras que el estado de flujos de efectivo muestra que la misma empresa perdió efectivo mientras lo hacía (probablemente debido a grandes inversiones en activos fijos o capital de trabajo). Por lo tanto, el análisis de flujo de efectivo es útil para determinar la salud subyacente de una empresa.

El estado de flujo de fondos

El estado de flujo de fondos fue requerido según los PCGA desde el período 1971 hasta 1987. El estado informó principalmente cambios en la posición neta de capital de trabajo de una entidad entre el comienzo y el final de un período sobre el que se informa. El capital de trabajo neto es el activo corriente de una entidad menos sus pasivos corrientes.

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¿Qué es la previsión de flujo de caja?

La previsión de flujo de efectivo es el proceso de crear un modelo de cuándo se espera que ocurran los ingresos y gastos de efectivo futuros. Esta información es necesaria para tomar decisiones de recaudación de fondos e inversiones. El pronóstico de flujo de efectivo se puede dividir en dos partes: flujos de efectivo a corto plazo que son altamente predecibles (generalmente cubren un período de un mes) y flujos de efectivo a mediano plazo que se basan principalmente en ingresos que aún no se han producido y facturas de proveedores que aún no han llegado. El pronóstico a corto plazo se conoce como pronóstico directo, mientras que el pronóstico a más largo plazo se conoce como pronóstico indirecto. El pronóstico directo puede ser bastante preciso, mientras que el pronóstico indirecto produce resultados cada vez más tenues después de que no haya pasado mucho más de un mes. También es posible crear un pronóstico de efectivo a largo plazo que es esencialmente una versión modificada del presupuesto de la empresa, aunque su utilidad es relativamente baja. En particular, hay una disminución inmediata de la precisión tan pronto como el pronóstico a mediano plazo reemplaza al pronóstico a corto plazo, ya que se utiliza información menos confiable en el pronóstico a mediano plazo.

El pronóstico de efectivo a corto plazo se basa en una acumulación detallada de información de una variedad de fuentes dentro de la empresa. La mayor parte de esta información proviene de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los registros de nómina, aunque otras fuentes importantes son el tesorero (para actividades de financiamiento), el director financiero (para información de adquisiciones) e incluso el secretario corporativo (para pagos de dividendos programados). Dado que esta previsión se basa en desgloses detallados de las entradas y salidas de efectivo, a veces se denomina método de ingresos y desembolsos.

Los componentes del pronóstico a mediano plazo se componen en gran medida de fórmulas, en lugar de las entradas de datos específicas utilizadas para un pronóstico a corto plazo. Por ejemplo, si el gerente de ventas aportara cifras de ingresos estimadas para cada período de pronóstico, el modelo podría derivar la siguiente información adicional:

  • Efectivo pagado por el costo de los artículos vendidos. Puede estimarse como un porcentaje de las ventas, con un desfase de tiempo basado en las condiciones de pago promedio del proveedor.

  • Efectivo pagado por nómina. La actividad de ventas se puede utilizar para estimar cambios en la plantilla de producción, que a su vez se puede utilizar para derivar pagos de nómina.

  • Recibos de efectivo de los clientes. Se puede incorporar un lapso de tiempo estándar entre la fecha de facturación y la fecha de pago en la estimación de cuándo se recibirá el efectivo de los clientes.

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