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Procedimiento de cobros en efectivo

Cómo procesar recibos de efectivo

El proceso de recibir efectivo está altamente reglamentado, porque la tarea de procesar cheques está cargada de controles. Son necesarios para garantizar que los cheques se registren correctamente, se depositen con prontitud y no se roben ni alteren en ninguna parte del proceso. El procedimiento para el procesamiento de recibos de cheques se describe a continuación:

  1. Registro de cheques y efectivo. Cuando llegue la entrega de correo diaria, registre todos los cheques recibidos y el efectivo en la lista de recibos de cheques de la sala de correo. Por cada cheque recibido, indique en el formulario el nombre de la parte que paga, el número de cheque y la cantidad pagada. Si el recibo estaba en efectivo, indique el nombre de la parte que paga, marque la casilla “¿efectivo?” caja, y la cantidad pagada. Una vez que se hayan completado todos los artículos de línea, ingrese el total general en el campo “recibos totales” en la parte inferior del formulario. Firme el formulario e indique la fecha en que se recibieron los cheques y el efectivo. Además, selle “solo para depósito” y el número de cuenta bancaria de la compañía en cada cheque recibido; esto hace que sea más difícil para alguien extraer un cheque y depositarlo en otra cuenta bancaria.

  2. Pagos a plazo. Inserte todos los cheques, dinero en efectivo y una copia de la lista de recibos de cheques de la sala de correo en una valija segura para correo entre oficinas. Hágalo entregar en mano al cajero del departamento de contabilidad. El cajero compara todos los artículos de la bolsa con la lista de recibos de cheques de la sala de correo, pone sus iniciales en una copia de la lista y devuelve la copia por correo entre oficinas a la sala de correo. El personal de la sala de correo luego archiva la copia rubricada por fecha.

  3. Aplicar efectivo a las facturas. Acceda al software de contabilidad, recupere las facturas impagas del cliente relevante y aplique el efectivo a las facturas indicadas en el aviso de pago que acompaña a cada pago del cliente. Si no hay ninguna indicación de qué factura se acreditará, registre el pago en una cuenta transitoria separada o como no aplicado pero dentro de la cuenta del cliente de quien provino. En esta última situación, haga una fotocopia del cheque y consérvela para fines de solicitud en una fecha posterior, de modo que el cheque aún pueda depositarse en la fecha actual.

  4. Registrar otro efectivo (opcional). Ocasionalmente llegará algo de efectivo o cheques que no estén relacionados con cuentas por cobrar impagas. Por ejemplo, puede haber un pago por adelantado por parte de un cliente o la devolución de un depósito. En estos casos, registre el recibo en el sistema contable, junto con la documentación adecuada del motivo del pago.

  5. Depositar efectivo. Registre todos los cheques y efectivo en un recibo de depósito. Compare el total en el recibo de depósito con la cantidad indicada en la lista de recibos de cheques de la sala de correo y concilie las diferencias. Luego guarde los cheques y el efectivo en una bolsa cerrada con llave y transpórtelo al banco.

  6. Coincidir con el recibo bancario. Al recibir los cheques y el efectivo, el banco emite un recibo. Alguien que no sea el cajero debe comparar este recibo con el monto del recibo de depósito y conciliar las diferencias. Puede ser útil engrapar el recibo a una copia del comprobante de depósito y archivar los documentos, como prueba de que se completó el paso correspondiente.

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