Categoría: Diccionario Contable

Cómo procesar recibos de efectivo

El proceso de recibir efectivo está altamente reglamentado, porque la tarea de procesar cheques está cargada de controles. Son necesarios para garantizar que los cheques se registren correctamente, se depositen con prontitud y no se roben ni alteren en ninguna parte del proceso. El procedimiento para el procesamiento de recibos de cheques se describe a continuación:

1. Registro de cheques y efectivo. Cuando llegue la entrega de correo diaria, registre todos los cheques recibidos y el efectivo en la lista de recibos de cheques de la sala de correo. Por cada cheque recibido, indique en el formulario el nombre de la parte que paga, el número de cheque y la cantidad pagada. Si el recibo estaba en efectivo, indique el nombre de la parte que paga, marque la casilla “¿efectivo?” caja, y la cantidad pagada. Una vez que se hayan completado todos los artículos de línea, ingrese el total general en el campo “recibos totales” en la parte inferior del formulario. Firme el formulario e indique la fecha en que se recibieron los cheques y el efectivo. Además, selle “solo para depósito” y el número de cuenta bancaria de la compañía en cada cheque recibido; esto hace que sea más difícil para alguien extraer un cheque y depositarlo en otra cuenta bancaria.

2. Pagos a plazo. Inserte todos los cheques, dinero en efectivo y una copia de la lista de recibos de cheques de la sala de correo en una valija segura para correo entre oficinas. Hágalo entregar en mano al cajero del departamento de contabilidad. El cajero compara todos los artículos de la bolsa con la lista de recibos de cheques de la sala de correo, pone sus iniciales en una copia de la lista y devuelve la copia por correo entre oficinas a la sala de correo. El personal de la sala de correo luego archiva la copia rubricada por fecha.

3. Aplicar efectivo a las facturas. Acceda al software de contabilidad, recupere las facturas impagas del cliente relevante y aplique el efectivo a las facturas indicadas en el aviso de pago que acompaña a cada pago del cliente. Si no hay ninguna indicación de qué factura se acreditará, registre el pago en una cuenta transitoria separada o como no aplicado pero dentro de la cuenta del cliente de quien provino. En esta última situación, haga una fotocopia del cheque y consérvela para fines de solicitud en una fecha posterior, de modo que el cheque aún pueda depositarse en la fecha actual.

4. Registrar otro efectivo (opcional). Ocasionalmente llegará algo de efectivo o cheques que no estén relacionados con cuentas por cobrar impagas. Por ejemplo, puede haber un pago por adelantado por parte de un cliente o la devolución de un depósito. En estos casos, registre el recibo en el sistema contable, junto con la documentación adecuada del motivo del pago.

5. Depositar efectivo. Registre todos los cheques y efectivo en un recibo de depósito. Compare el total en el recibo de depósito con la cantidad indicada en la lista de recibos de cheques de la sala de correo y concilie las diferencias. Luego guarde los cheques y el efectivo en una bolsa cerrada con llave y transpórtelo al banco.

6. Coincidir con el recibo bancario. Al recibir los cheques y el efectivo, el banco emite un recibo. Alguien que no sea el cajero debe comparar este recibo con el monto del recibo de depósito y conciliar las diferencias. Puede ser útil engrapar el recibo a una copia del comprobante de depósito y archivar los documentos, como prueba de que se completó el paso correspondiente.

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Un recibo de efectivo es un estado de cuenta impreso de la cantidad de efectivo recibido en una transacción de venta en efectivo. Se entrega una copia de este recibo al cliente, mientras que otra copia se conserva para fines contables. Un recibo de efectivo contiene la siguiente información:

• La fecha de la transacción.

• Un número único que identifica el documento.

• El nombre del pagador

• La cantidad de efectivo recibido

• El método de pago (como efectivo o cheque)

• La firma de la persona receptora

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Cómo determinar el valor realizable en efectivo en contabilidad

El valor realizable en efectivo es el efectivo que queda después de restar el monto incobrable de una cuenta por cobrar. Este monto neto se puede encontrar combinando el saldo por cobrar y la provisión para cuentas de cobro dudoso en el balance de una empresa. Dependiendo de los problemas que tenga una empresa con los descuentos y los impagos de los clientes, el valor realizable en efectivo puede ser sustancialmente más bajo que el monto bruto de las cuentas por cobrar.

El informe del saldo realizable en efectivo se requiere según la base contable devengada, ya que una empresa de informes debe informar una reserva para sus cuentas por cobrar incobrables estimadas. Este no es el caso según la base contable de caja, donde no es necesario realizar una determinación de incobrabilidad antes del cobro de efectivo. En cambio, el contador simplemente cancela una cuenta por cobrar cuando está claro que el cliente no la pagará (conocido como método de cancelación directa). Esto significa que el saldo por cobrar presentado según la base contable devengada es más realista que uno informado según la base contable de caja.

Cálculo del valor realizable en efectivo

El factor clave para calcular el valor realizable en efectivo es la determinación del monto incobrable. Esta determinación generalmente se basa en un análisis histórico de montos incobrables en períodos anteriores, ajustados a las condiciones actuales. Un enfoque más preciso consiste en revisar las cuentas por cobrar abiertas en función de su antigüedad y ajustar el riesgo de impago asociado con cada cliente. Un enfoque menos preciso, pero más común, es aplicar un porcentaje estándar a la cantidad de ventas generadas para estimar la cantidad probable incobrable. Dado que este último enfoque es de un nivel bastante alto, puede requerir más ajustes con el tiempo, a medida que se disponga de información más detallada.

Como ejemplo del método de porcentaje de ventas, una empresa históricamente ha experimentado un 2%% de deudas incobrables y vendió $ 1,000,000 a crédito en el último mes. Por tanto, registra una provisión para cuentas de cobro dudoso de $ 20.000.

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¿Qué es el coeficiente de efectivo?

El coeficiente de efectivo compara los activos más líquidos de una empresa con sus pasivos corrientes. El índice se utiliza para determinar si una empresa puede cumplir con sus obligaciones a corto plazo; de hecho, si tiene suficiente liquidez para permanecer en el negocio. Es la más conservadora de todas las medidas de liquidez, ya que excluye el inventario (que se incluye en el índice circulante) y las cuentas por cobrar (que se incluyen en el índice rápido). Esta relación puede ser demasiado conservadora, especialmente si las cuentas por cobrar se pueden convertir fácilmente en efectivo en un corto período de tiempo.

La fórmula para la razón de efectivo es sumar el efectivo y los equivalentes de efectivo y dividir por el pasivo corriente. Una variación que puede ser un poco más precisa es excluir los gastos acumulados de los pasivos corrientes en el denominador de la ecuación, ya que puede que no sea necesario pagar estos conceptos en el corto plazo. El calculo es:

(Efectivo + Equivalentes de efectivo) ÷ Pasivo corriente = Índice de efectivo

Si una empresa quiere mostrar una alta proporción de efectivo con el mundo exterior, debe tener una gran cantidad de efectivo disponible a la fecha de medición, probablemente más de lo prudente. Otra preocupación es que el índice solo mide los saldos de efectivo en un momento específico en el tiempo, que puede variar rápidamente, a medida que se cobran las cuentas por cobrar y se paga a los proveedores. En consecuencia, una mejor medida de liquidez es el índice rápido, que incluye las cuentas por cobrar en el numerador del índice.

Ejemplo de ratio de efectivo

La Compañía ABC tiene $ 100,000 de efectivo y $ 400,000 de equivalentes de efectivo en su balance a finales de mayo. En esa fecha, su pasivo corriente es de $ 1,000,000. Su ratio de caja es:

($ 100,000 Efectivo + $ 400,000 Equivalentes de efectivo) ÷ $ 1,000,000 Pasivo corriente

= 0,5: 1 ratio de efectivo

Términos similares al coeficiente de efectivo

El índice de efectivo también se conoce como índice de liquidez.

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¿Qué es un sobregiro en efectivo?

Un sobregiro en efectivo es una cuenta bancaria que contiene un saldo negativo. Esta situación suele surgir cuando una persona o empresa es demasiado optimista al asumir que los fondos depositados se han liquidado en el banco y están disponibles para su uso, por lo que escribe cheques cuyos fondos aún no están disponibles. La situación también puede ocurrir cuando una conciliación bancaria no se actualiza correctamente, lo que da como resultado la creencia de que hay más efectivo en una cuenta bancaria de lo que realmente es.

La situación de sobregiro de efectivo surge cuando un banco acepta cheques presentados, a pesar de la falta de efectivo en la cuenta en la que se emiten los cheques, y adelanta fondos a la cuenta para cubrir el déficit. Los fondos deben reembolsarse dentro de un período de tiempo establecido, y el banco cobrará una alta tasa de interés por los fondos utilizados, así como una gran tarifa por sobregiro.

Si una empresa se encuentra en una situación de sobregiro de efectivo al final de su período sobre el que se informa, debe registrar el monto del sobregiro como un pasivo a corto plazo. Dado que se cobran intereses, un descubierto en efectivo es técnicamente una deuda a corto plazo.

Una variación del concepto es cuando el banco transfiere fondos de otra cuenta de la empresa para cubrir el monto del descubierto. En este caso, no hay préstamo del banco, aunque todavía se cobra una tarifa por sobregiro para transferir la cantidad requerida de fondos. En este caso, la empresa debe recordar cambiar los fondos en sus registros contables de la cuenta de origen a la cuenta de destino para que coincida con el movimiento de efectivo promulgado por el banco.

Ejemplo de un sobregiro en efectivo

ABC International cree que tiene $ 5,000 en su cuenta corriente, pero debido a un error de conciliación, la cantidad real es de solo $ 2,000. ABC luego escribe un cheque por $ 3,500, lo que resulta en un sobregiro en efectivo de $ 1,500.

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