El riesgo asociado con la concesión de crédito surge de la posibilidad de que el acreedor no pague. Este riesgo influye tanto en la medición de los ingresos como en la descripción de las cuentas por cobrar en poder del vendedor.
En el escenario de registrar cuentas incobrables y deudas incobrables, la tarea del contador es considerar tres cuestiones:
- ¿Cuál es la naturaleza de la pérdida?
- ¿Cuándo ocurre la pérdida?
- ¿Cuál es el tamaño de la pérdida?
Cada una de estas preguntas se analiza a continuación. El artículo también analiza los aspectos prácticos de la divulgación del impacto de la falta de cobro y las entradas que se realizan para hacer frente a las deudas incobrables.
¿Cuál es la naturaleza de la pérdida?
La mayoría de los teóricos de la contabilidad han respaldado la posición de que la pérdida derivada de una deuda incobrable es un gasto. Se basan en el enfoque de devengo, que exige reconocer los ingresos cuando el vendedor actúa.
El hecho de que el comprador no cumpla se describe adecuadamente, concluyen, como un gasto. Esta opinión ha sido persuasiva en el desarrollo de los principios contables generalmente aceptados (GAAP).
¿Cuándo ocurre la pérdida?
Los contables también han debatido la cuestión del plazo en el que se reconoce la pérdida por no cobrar. Algunos han apoyado el punto de vista de que no debería registrarse hasta que se sepa con certeza que el deudor no pagará.
La confiabilidad de este enfoque es potencialmente alta porque no se basa en estimaciones. Sin embargo, tiene el potencial de manipular los ingresos al permitir que la administración determine cuándo registrar el gasto.
Otra debilidad de este enfoque es que el reconocimiento del gasto depende de observar sus efectos en lugar de compararlo con sus ingresos relacionados. Por estas razones, este enfoque no es generalmente aceptado.
Las pequeñas empresas y las grandes empresas con pequeñas pérdidas pueden utilizar este enfoque debido a su simplicidad y sobre la base de la falta de materialidad. Sin embargo, por lo demás, es una práctica inaceptable.
La mayoría de los contadores asumen la posición de que se incurre en el gasto para aumentar las ventas y, por lo tanto, deben informarse en el mismo período de tiempo que esas ventas si la causa y el efecto están relacionados.
Esencialmente, se cree que se incurre en el gasto en el momento en que se realiza la venta.
Este enfoque ha sido generalmente aceptado en la práctica común durante muchos años. Cuando se implementa, este enfoque da como resultado una entrada de ajuste anual de este formulario, asumiendo un gasto de $ 16,000:
Este sistema a menudo se conoce como el método de asignación. La provisión es una cuenta de contra y se acredita en lugar de la cuenta de control de Cuentas por cobrar porque no se sabe qué cuentas individuales son incobrables.
Si se acreditara la cuenta de control, su saldo no sería igual a la suma de los saldos de la cuenta subsidiaria.
¿Cuál es el tamaño de la pérdida?
Cuando se ha determinado la naturaleza y el momento de la pérdida, nuestra atención puede centrarse en una medición en dólares del monto a registrar.
Algunos contadores prefieren utilizar un enfoque directo para estimar el gasto. Es decir, el primer resultado del análisis es el monto del gasto por insolvencia del período.
Este enfoque está orientado al estado de resultados en el sentido de que está diseñado para hacer coincidir el gasto principal de otorgar crédito con los ingresos generados por esa actividad.
Normalmente, el cálculo se basa en el supuesto de una relación entre el gasto y las ventas a crédito del año. Cuanto mayores sean las ventas a crédito, mayor esperamos que sea el gasto.
En la práctica, la estimación debe realizarse utilizando la base de predicción que funcione mejor.
Es decir, si otros factores pueden mejorar una predicción (como las ventas totales, las condiciones económicas generales o la región geográfica), deberíamos utilizarlos si se incluyen fácilmente.
Por ejemplo, Sample Company estima que su gasto por insolvencia de 20 × 1 será el 1,2% de sus ventas a crédito de $ 17,530,000. La siguiente entrada se registraría en el diario:
Bajo este enfoque directo para estimar el gasto, el aumento en la reserva se calcula indirectamente. También debe tenerse en cuenta que esta entrada es la única que se realiza durante el año en la cuenta de Gastos por Deudas Incobrables.
Otros contadores prefieren un enfoque indirecto para estimar el monto del gasto. Es decir, el primer resultado de su análisis es el saldo de fin de año deseado de la cuenta de provisión.
Este enfoque se centra en el balance general en el sentido de que su objetivo principal es una descripción precisa del monto neto cobrable de las cuentas por cobrar.
Cuando el apropiado saldo de fin de año se calcula, se compara con el saldo de preajuste y se determina el cambio necesario. Por lo tanto, el gasto por insolvencia se estima indirectamente como el cambio en la reserva.
Por ejemplo, suponga en cambio que el contador de Sample Company estima que la asignación para incobrables debería ser de $ 375 000 después de que se ajuste. El saldo no ajustado es de solo $ 114,550.
Por lo tanto, la cuenta debe acreditarse por la diferencia de $ 260,450. Esta entrada de diario se registraría:
Nuevamente, esta entrada sería la única realizada durante el año que afectaría la cuenta de gastos.
Hay varias formas de estimar el saldo de la asignación. Todos los enfoques implican un análisis de las cuentas existentes y la aplicación de uno o más factores porcentuales.
El contador de Sample Company puede haber estimado que el 5% de sus $ 7,500,000 de cuentas por cobrar eran incobrables al llegar al saldo deseado de $ 375,000 usado en la entrada anterior.
Un enfoque potencialmente más preciso es el análisis de un saldo de prueba antiguo de las cuentas por cobrar. Este cuadro clasifica las cuentas por cobrar sobre la base del período de tiempo que han estado pendientes.
Un balance de prueba envejecido a menudo se prepara de forma rutinaria para uso interno y con fines de auditoría.
El siguiente ejemplo muestra un extracto de un saldo de prueba antiguo para Sample Company al 31 de diciembre de 20 × 1.
Cuando esta información está disponible, se puede utilizar para predecir la cantidad incobrable. En concreto, podemos aplicar distintos porcentajes a cada grupo.
En efecto, actuamos como si cada grupo de edad fuera una población diferente de cuentas por cobrar con un porcentaje único de cantidades incobrables. Para Sample Company, se realizó este análisis (los porcentajes se basan en experiencias pasadas):
Este resultado se compara con el saldo previo al ajuste en la cuenta de provisión y el cambio se registra en un asiento de ajuste.
Hay poca diferencia práctica entre los enfoques directo e indirecto porque son solo formas diferentes de analizar exactamente los mismos datos.
Entradas posteriores
Las entradas realizadas según el método de reserva después de registrar la entrada de ajuste anual son las mismas según el método directo o indirecto para estimar el gasto.
Siempre que una cuenta específica se identifique como incobrable, debe eliminarse del libro mayor con una entrada como esta registrada por Sample Company para una de sus cuentas por cobrar:
Esta entrada se puede realizar porque se sabe qué cuenta de cuentas por cobrar eliminar del libro auxiliar. La acción no afecta ni el monto neto de las cuentas por cobrar ni el gasto por insolvencia.
Algunas de estas cancelaciones ocurren durante el año, como cuando se reciben pruebas específicas de impago. Otros se posponen hasta el final del año cuando se prepara el balance de prueba envejecido.
Si se recauda la totalidad o parte de una cuenta previamente cancelada, son posibles varios procedimientos. Si Sample Company recauda $ 7,500 de la cuenta cancelada, un enfoque inicialmente revertiría esa cantidad de la cancelación:
Luego, se podría registrar un recibo de efectivo normal:
Se podría lograr el mismo resultado registrando una entrada que combine los efectos de las dos:
Otro enfoque que puede ser aceptable (por ejemplo, debido a la falta de materialidad para una pequeña o mediana empresa) es registrar un crédito en Ingresos varios.
Gastos por deudas incobrables y el SCFP
Al aplicar la base del capital de trabajo para preparar el estado de cambios en la situación financiera (SCFP), no es necesario ajustar la utilidad neta por gastos de insolvencia al calcular la cantidad de capital de trabajo generado por las operaciones.
Dado que el asiento que reconoce el gasto también reduce el activo circulante por un aumento en la Provisión para Incobrables, también reduce el capital de trabajo.
Cuando una cuenta incobrable se cancela realmente, nuevamente no hay cambios en el capital de trabajo. Además, no se debe hacer ninguna divulgación en el SCFP para esta acción.
Cuando se cobra una cuenta que ha sido cancelada, el efectivo aumenta y el monto neto de las cuentas por cobrar disminuye. Dado que el cambio se limita al capital de trabajo, no se hace ninguna divulgación en el SCFP.
Prácticas de divulgación
Hay varias formas de revelar información sobre cuentas por cobrar y sus montos incobrables. El enfoque más sencillo es utilizar el siguiente formulario:
Este enfoque permite al lector calcular la proporción del grupo total que se cree que es coleccionable o incobrable. Sin embargo, para simplificar la presentación, muchas empresas utilizan la siguiente alternativa para revelar los mismos hechos:
Si la empresa cree que la información sobre la asignación no es significativa, se puede utilizar este enfoque:
Otras asignaciones
Además de las deudas incobrables, existen otras razones por las que una empresa puede no cobrar el valor nominal de sus cuentas por cobrar. Si la diferencia es importante, se pueden crear una o más concesiones.
Por ejemplo, si las cuentas por cobrar se registran en bruto, es decir, antes de los descuentos por pronto pago, puede ser apropiado establecer una provisión para los descuentos que pudieran tomarse en las cuentas que son elegibles para ellos.
En este ejemplo, dado que el monto de los descuentos tomados se conoce a principios del año siguiente, no es necesario estimar el monto. Una vez conocido el número, se podría realizar el siguiente ajuste retroactivo:
Si las cuentas por cobrar se registran netas de descuentos, puede ser necesario establecer una reserva suplementaria para mostrar el monto adicional cobrable debido a que no se han realizado los descuentos.
Una vez más, la sincronización puede ser tal que sea posible realizar el cálculo con mucha precisión. Esta entrada se puede ingresar retroactivamente:
La probabilidad de que cualquiera de las cantidades sea importante es tan pequeña que casi todas las empresas ignoran este procedimiento. También se podría establecer una asignación para proporcionar posibles devoluciones de mercancías por parte de los clientes. La entrada se escribiría de la siguiente manera:
