Documentos por cobrar: definición, asientos de diario, ejemplos

Notas por cobrar: Definición

Documentos por cobrar se refiere a una promesa escrita e incondicional hecha por un individuo o empresa de pagar una cantidad definida en una fecha definida o bajo demanda.

La persona o empresa que firma el pagaré se denomina fabricante del pagaré. La persona a quien se realizará el pago se denomina beneficiario.

Formato de los pagarés por cobrar

A continuación se muestra un formato común de pagarés por cobrar. En este ejemplo, J. Hart es el creador y C. Brecker es el beneficiario.

En este ejemplo, C. Brecker registra el pagaré como un activo y J. Hart registra el pagaré como una partida pagadera. Los asientos de diario para registrar las notas por cobrar de cada individuo el 5 de abril de 2019 (la fecha de la nota) son:

Como nota rápida, en este artículo nos ocupamos principalmente de la contabilización de los documentos por cobrar; sin embargo, los conceptos que consideraremos se aplican igualmente bien a los documentos por pagar.

Tipos de pagarés por cobrar

Hay varios tipos de documentos por cobrar que surgen de diferentes transacciones económicas. Por ejemplo, los efectos comerciales a cobrar son el resultado de obligaciones escritas por los clientes de una empresa.

En algunas industrias, es común que un vendedor insista en un pagaré en lugar de abrir una cuenta para ciertos tipos de ventas.

Un ejemplo de ello es la venta de equipos de otros bienes muebles o inmuebles en los que los plazos de pago suelen ser más largos de lo habitual para una cuenta abierta.

En otros casos, la calificación crediticia de un cliente puede hacer que el vendedor insista en una nota escrita en lugar de confiar en una cuenta abierta.

Además, si se sabe que los clientes no pagan sus cuentas, el vendedor puede insistir en que firmen una nota por el saldo.

Otros documentos por cobrar son el resultado de préstamos en efectivo a empleados, accionistas, clientes u otros. En esta discusión, nos referiremos a todos los pagarés como pagarés.

Elementos de los pagarés

Hay varios elementos de los pagarés que son importantes para una comprensión completa de la contabilidad de estos pagarés. Estos son el capital, la fecha de vencimiento, la duración, la tasa de interés y el valor de vencimiento del pagaré.

1. Director

El principal del pagaré es la cantidad prestada o prestada. No incluye la parte de intereses. En conjunto, las porciones de capital e intereses representan el valor al vencimiento del pagaré. La parte principal a menudo se denomina valor nominal.

2. Fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento es la fecha en que el pagaré vence y es pagadero. Esta fecha se indica en la nota o se puede determinar a partir de los hechos indicados en la nota.

Por ejemplo, una nota puede tener una fecha de vencimiento establecida el 31 de diciembre o puede vencer en un número específico de días o meses (por ejemplo, tres meses después de la fecha de la nota).

La nota que se muestra arriba vence 90 días después de su fecha (5 de abril), lo que significa que vence el 4 de julio. Esta fecha de vencimiento del 4 de julio se calcula de la siguiente manera:

3. Duración

La duración de los pagarés por cobrar es la cantidad de tiempo que los pagarés están en circulación o el número de días que requieren los pagarés.

Este período de tiempo es importante para calcular los cargos por intereses relacionados con las notas.

Para determinar la duración de las notas, se deben conocer tanto las fechas de las notas como sus fechas de vencimiento. Por ejemplo, una nota con fecha del 15 de julio con fecha de vencimiento el 15 de septiembre tiene una duración de 62 días, como se muestra a continuación.

En este ejemplo, el interés se basa en el hecho de que el pagaré ha estado pendiente durante 62 días.

4. Tasa de interés

El interés es el ingreso o gasto de prestar o pedir dinero prestado. Para el prestamista o beneficiario, los intereses son ingresos y para el emisor o prestatario es un gasto.

El interés total relacionado con una nota en particular se basa en el principal, la tasa de interés y la duración de la nota. Se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

Interés = capital x tasa de interés x tiempo

Yo = P x R x T

Al aplicar esta fórmula, se supone que las tasas de interés se expresan en términos anuales. Por ejemplo, el interés total relacionado con un pagaré del 12% de $ 10,000 que vence en 1 año es de $ 1,200, o

$ 1200 = $ 10,000 x 0.12 x 1

Si el mismo pagaré tuviera un plazo de solo 5 meses, el interés sería de $ 500, calculado de la siguiente manera:

$ 500 = $ 10,000 x 0.12 x 5/12

En algunos casos, el plazo del pagaré se expresa en días y se debe utilizar el número exacto de días en el cálculo de intereses.

Sin embargo, por simplicidad, asumiremos un año con 360 días. Por ejemplo, el interés relacionado con una nota de $ 10,000 al 12% con un plazo de 90 días es de $ 300. Esto se resuelve de la siguiente manera:

$ 300 = $ 10,000 x 0.12 x 90/360

Contabilidad de pagarés por cobrar

Cuando se recibe una nota de un cliente, se debita la cuenta de notas por cobrar. El crédito puede ser a Efectivo, Ventas o Cuentas por Cobrar, dependiendo de la transacción que dé origen al pagaré.

En cualquier caso, la cuenta de pagarés por cobrar se encuentra al frente o al principal del pagaré. No se registran ingresos por intereses a la fecha de emisión porque aún no se han devengado intereses.

Si el pagaré se extiende más allá de un período, los intereses se registran en la fecha de vencimiento o al final del período contable utilizando una entrada de ajuste.

Recibo de la nota

Para mostrar el registro inicial de los pagarés por cobrar, suponga que el 1 de julio, Fenton Company acepta un pagaré por cobrar de $ 2,000, 12%, a 4 meses de Zoe Company en la liquidación de una cuenta por cobrar abierta.

Se realiza la siguiente entrada para registrar esta transacción:

En algunas situaciones, el recibo del pagaré resulta de la venta de mercadería. Por ejemplo, suponga que se realiza una venta de $ 5,000 a un cliente por un efecto comercial por cobrar. En este caso, se realizan las dos entradas siguientes:

Es posible combinar las dos entradas anteriores debitando Notas por cobrar y acreditando Ventas.

Sin embargo, hacerlo resultará en una pérdida de información.

Esto se debe a que no todas las ventas realizadas a un cliente en particular se registran en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarias del cliente.

Pago de la nota

Cuando se recibe el pago de un pagaré, se carga el efectivo, se abonan los efectos a cobrar y se abonan los ingresos por intereses.

Por ejemplo, suponga que el billete de $ 2,000 de Zoe Company registrado el 1 de julio se paga en su totalidad el 31 de octubre. La entrada es:

En algunos casos, la nota se recibe en un período contable y se recauda en otro. En estas situaciones, los intereses deben devengarse al final del año.

Por ejemplo, suponga que Bullock Company ha recibido un pagaré del 18% a 3 meses por $ 5,000 con fecha del 1 de noviembre de 2019 a cambio de efectivo. El cierre de ejercicio de la firma es el 31 de diciembre y el pagaré vencerá el 31 de enero de 2020.

A continuación se muestran los asientos del diario de The Bullock Company correspondientes al 1 de noviembre de 2019, al 31 de diciembre de 2019 y al 31 de enero de 2020.

Notas por cobrar incumplidas

Cuando el prestatario o el emisor de un pagaré no realiza el pago requerido al vencimiento, se considera que el pagaré está en incumplimiento.

En este punto, la nota debe transferirse a una cuenta por cobrar abierta. Las cuentas por cobrar se cargan por el valor de vencimiento total, incluido el capital y los intereses no pagados.

Por ejemplo, si Zoe Company no cumple con su pagaré de $ 2,000 al 12%, Fenton Company realizará la siguiente entrada el 31 de octubre:

Aunque puede parecer peculiar registrar los ingresos por intereses de los pagarés por cobrar en incumplimiento, la Compañía Zoe todavía está obligada a pagar tanto los intereses como el capital.

Las cuentas por cobrar son un reclamo tan válido como lo son los documentos por cobrar, así como los intereses.

Además, al transferir el pagaré a Cuentas por cobrar, el saldo restante en el libro mayor general de pagarés por cobrar contiene solo los montos de los pagarés que aún no han vencido.

The Fenton Company también debe indicar el valor predeterminado en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarias de Zoe Company. Posteriormente, si las cuentas por cobrar resultan incobrables, el monto debe amortizarse contra la cuenta de Provisiones.

Uso de pagarés por cobrar para generar efectivo

Tanto las cuentas por cobrar como los documentos por cobrar se pueden utilizar para generar efectivo inmediato.

Las cuentas por cobrar pueden asignarse, pignorarse o factorizarse. Esencialmente, en todas estas situaciones, la empresa propietaria de la cuenta por cobrar se la vende al banco (u otro prestamista) o pide prestado contra ella para obtener efectivo inmediato.

La capacidad de recaudar efectivo de esta manera es importante para las pequeñas y medianas empresas, que pueden tener un acceso limitado a la financiación.

La contabilidad para la asignación o factorización de cuentas por cobrar son temas que generalmente se tratan en un texto contable intermedio.