El concepto fundamental de contabilización de las adquisiciones de activos operativos exige que se registren a su costo original. Tres subconceptos guían la práctica:
- Se debe incurrir en el costo para que el activo esté listo para su uso
- El costo debe ser necesario
- El costo se mide como el valor sacrificado por la empresa.
En este artículo, las consideraciones relacionadas con cada uno de los subconceptos anteriores se analizan con más detalle.
Preparar el activo para su uso
El objetivo de identificar los costos de preparar un activo para su uso es distinguir las cantidades que producen beneficios solo en el período actual de las que dan como resultado beneficios futuros.
Los costos del primer grupo se tratan como gastos del período actual, pero los del segundo grupo se capitalizan. Es decir, se registran en una cuenta permanente y se cargan en períodos futuros.
Los costos de preparar el activo para su uso incluyen aspectos tales como obtener el derecho legal para usarlo (ya sea mediante compra o arrendamiento), transporte al lugar en el que se usará, instalación, prueba y allanamiento.
En la medida en que estos costos puedan identificarse y medirse, deben debitarse en la cuenta de activos en lugar de en una cuenta de gastos. Por lo tanto, cabe señalar que si bien la mayoría de los costos se pueden identificar con bastante facilidad, otros son más complejos.
Por ejemplo, los costos de capacitar al personal para operar maquinaria nueva pueden considerarse como parte del proceso de preparación de la máquina para su uso. Sin embargo, debido a que esta relación no se puede determinar de manera confiable, estos costos deben contabilizarse como gastos.
En la práctica, existen muchas áreas ambiguas similares en las que se deben aplicar los juicios. En estos casos, no es fructífero intentar especificar cómo se debe tratar a cada uno.
Cualquiera que sea el tratamiento que el contador decida seleccionar, debe aplicarse de manera coherente teniendo en cuenta la importancia relativa.
Necesidad
Los juicios sobre la necesidad de los costos suelen ser bastante obvios. Sin embargo, existen costos que se encuentran en la zona gris entre la conveniencia y la necesidad. Algunos ejemplos son:
- Seguro en tránsito
- Costos especiales incurridos por envío expreso
- Remodelación de instalaciones previa a la instalación
- Disposiciones para la comodidad y seguridad del operador
- Reparación de daños accidentales que se produzcan durante la instalación.
- Pago del precio bruto de la factura cuando se ofrece un descuento por pronto pago
Se pueden presentar argumentos para respaldar el tratamiento de cada uno de estos costos de la zona gris como costos necesarios o innecesarios.
A menos que un organismo oficial se encargue de resolver lo que constituye la necesidad, las prácticas no serán uniformes. En tales casos, los contadores deben aplicar su juicio al considerar los principios de coherencia e importancia relativa.
Valor sacrificado
Además de identificar qué costos se deben capitalizar, los contadores deben determinar el monto en dólares que se registrará. Hay cinco situaciones generales de adquisición que requieren una consideración especial de sus problemas de medición:
