¿Por qué las empresas necesitan administración de efectivo?
El efectivo es un activo corriente importante al administrar un negocio. Siempre se necesita efectivo para administrar una empresa.
Siempre se prefiere un saldo de caja razonable. No debe ser menor que la demanda ni mayor que la demanda razonable. Cuanto menor sea la cantidad de efectivo, las necesidades legítimas perturbarán las rutinas comerciales diarias.
De manera similar, mantener un exceso de efectivo no es aconsejable porque puede socavar la rentabilidad de la organización.
El saldo de caja es el activo más improductivo de una organización. Sin embargo, es importante porque se utiliza para pagar pasivos. Por lo tanto, se recomienda mantener un saldo de caja razonable para optimizar la liquidez y la rentabilidad.
¿Qué se incluye en la gestión de efectivo?
La palabra efectivo se usa en dos sentidos: primero, en un sentido estricto, se refiere a monedas, billetes, cheques, giros bancarios y depósitos a la vista; y segundo, en un sentido más amplio.
El efectivo en el sentido más amplio se refiere a activos cercanos al efectivo, incluidos valores negociables y depósitos a plazo en el banco. Estos activos se consideran efectivo en el sentido más amplio porque se pueden convertir en efectivo fácilmente.
Por tanto, la gestión de caja se ocupa de:
- Cumplir con el desembolso de efectivo según el calendario de pagos
- Minimizar el saldo de caja inactivo
Problemas de gestión de efectivo
Los siguientes son los principales problemas que gestión de efectivo busca abordar:
- Controlar el nivel de efectivo
- Controlar las entradas de efectivo
- Controlar las salidas de efectivo
- Inversión óptima del excedente de efectivo
1. Control del nivel de efectivo
El objetivo básico de la gestión de caja es minimizar el nivel de saldo de caja dentro de la organización. Esto se puede lograr mediante la preparación de un presupuesto de caja.
2. Control de las entradas de efectivo
Una vez que se prepara el presupuesto de caja, el administrador financiero debe asegurarse de que no exista una brecha entre las entradas y salidas de efectivo reales. Debe darse la debida importancia a las técnicas de cobro de efectivo.
3. Control de las salidas de efectivo
La recaudación rápida y el lento desembolso de efectivo son útiles para controlar las salidas de efectivo. La recaudación de efectivo debe acelerarse, mientras que el desembolso de efectivo debe ser lo más lento posible.
Las salidas se pueden controlar si se utiliza un sistema centralizado para el desembolso de efectivo. Los pagos deben realizarse en la fecha de vencimiento (es decir, no antes ni después de la fecha de vencimiento).
4. Inversión óptima del excedente de efectivo
El exceso de efectivo es el excedente de efectivo disponible con el gerente de finanzas después de cubrir todas las salidas. El excedente de efectivo es el exceso de efectivo disponible sobre el saldo mínimo de efectivo. Dicho excedente debe invertirse en la compra de inversiones temporales (a corto plazo).
El exceso de efectivo debe invertirse en valores donde los fondos sean seguros y líquidos, y el fondo debe estar disponible siempre que sea necesario.
Beneficios de tener efectivo u objetivos de la administración de efectivo
Los siguientes son los principales objetivos de la gestión de caja:
1. Útil para realizar pagos según un cronograma
El principal objetivo de la gestión de efectivo es garantizar que los pasivos de una empresa se paguen en la fecha de vencimiento. Los pagos y compras pueden incluir materias primas, sueldos, salarios, intereses, dividendos, impuestos y otros pagos de rutina.
2. Sin peligro de insolvencia
Tener suficientes fondos en efectivo aumentará la buena voluntad de la organización y garantizará que pueda pagar a los acreedores y los impuestos en la fecha de vencimiento. Por tanto, no existe peligro de insolvencia con una gestión de efectivo eficaz.
3. Relación positiva con el banco
Un saldo de efectivo razonable será útil para pagar a los clientes en la fecha de vencimiento. Esto significa que no hay necesidad de asegurar crédito bancario en forma de crédito en efectivo, descubiertos bancarios y facturas con descuento.
4. Utilidad del descuento por pronto pago
Un saldo de caja razonable beneficiará a las compras a gran escala. En particular, el pago de compras a gran escala en efectivo puede resultar útil para aprovechar los descuentos por pronto pago.
5. Buenas relaciones con los proveedores
Siempre es deseable tener un buen saldo de caja para garantizar que se les pague a los proveedores en la fecha de vencimiento. Esto aumentará la credibilidad de las empresas, lo que generará beneficios en términos de rentabilidad futura de la organización.
6. Útil en situaciones extrañas
Cuando una empresa tiene un saldo de caja razonable, puede aprovechar situaciones comerciales extrañas e inesperadas.
Por ejemplo, la deflación ocurre cuando hay escasez de moneda en circulación. En el contexto de la deflación, los productos básicos serán más baratos, por lo que una empresa con un saldo de efectivo suficiente puede beneficiarse comprando productos básicos y otros activos.
Factores que afectan la administración de efectivo o el nivel de efectivo
Los siguientes son los factores que afectan los requisitos de efectivo de una empresa:
1. Emparejamiento de los flujos de efectivo
La gestión de efectivo es necesaria para hacer coincidir las salidas de efectivo con las entradas de efectivo. El director financiero debe asegurarse de que haya paridad entre los dos.
Cuando las salidas de efectivo son mayores que las entradas, se necesita una planificación de efectivo adecuada; de lo contrario, la empresa tendrá que hacer frente a la posibilidad de insolvencia o cierre.
2. Gastos no periódicos
Estos son los gastos necesarios para comprar o ampliar activos fijos. La planificación de estos proyectos se lleva a cabo cada pocos años y, por lo general, se necesitan cantidades importantes de efectivo en estas fechas.
3. Costos a corto plazo
Estos gastos se deben a la escasez de efectivo. El presupuesto de caja es una previsión de las necesidades de caja y del período específico durante el cual se necesitará efectivo.
Ejemplos de costos de liquidez en corto incluyen la venta de valores, su corretaje y el costo de los préstamos, como los intereses de las obligaciones.
4. Costo del exceso de saldo en efectivo
Cuando una empresa mantiene más efectivo del que necesita razonablemente, esto reducirá las posibilidades de invertir cualquier saldo de efectivo excedente. La organización puede sufrir una pérdida de interés, lo que se conoce como el costo de un saldo de efectivo excesivo.
5. Costo de gestión
Estos son los costos en los que se incurre para la administración de efectivo, incluidos los salarios y los gastos de oficina. Los costes de gestión son siempre de carácter fijo.
6. Incertidumbre
Hay casos en los que las entradas de efectivo pueden ser inciertas (por ejemplo, cuando los pagos aún no se han recibido de los deudores). Las empresas deben mantener cierto margen para tales emergencias e incertidumbres.
7. Reembolso de préstamos
La empresa puede estar obligada a rescatar sus préstamos a largo plazo, y esto debe tenerse en cuenta al estimar los requisitos de efectivo. En general, los préstamos a largo plazo se reembolsan mediante la emisión de nuevas acciones u obligaciones.
8. Capacidad para pedir prestado en caso de emergencia
Cuando una empresa tiene la capacidad de pedir prestado en caso de emergencia, puede operar con un saldo de caja menor.
Sin embargo, la capacidad de endeudamiento de una empresa depende de sus relaciones con los bancos, la naturaleza de los activos fijos que se hipotecarán, la tasa de interés y la demanda y oferta de préstamos a corto plazo.
9. Actitudes y políticas de gestión
Las actitudes y políticas de la administración con respecto a la liquidez, el riesgo de insolvencia y las ventas a crédito se ven afectadas en gran medida por las necesidades de efectivo. A veces, la administración prefiere la liquidez a la rentabilidad y, en tales situaciones, el requerimiento de efectivo será alto.
10. Eficiencia de la gestión en la gestión del efectivo
Cuando la administración de una empresa sigue y practica la política de realizar las deudas en la fecha de vencimiento (ni antes ni después) y acelerar los pagos de los deudores, se aceptan saldos de efectivo más pequeños.