Recepción de materiales
En empresas de fabricación pequeñas y medianas, la recepción e inspección de los materiales la realiza el departamento de tiendas o el almacenista. Sin embargo, en las grandes empresas manufactureras, un departamento de recepción normalmente está configurado.
El departamento receptor realiza las siguientes funciones:
(I) Recibe, descarga y desembala materiales.
(ii) Comprueba si los paquetes y su contenido están intactos.
(iii) Verifica la calidad, cantidad y otras características de los materiales, asegurándose de que sean consistentes con la orden de compra.
(iv) Separa los materiales defectuosos del lote comparando el albarán enviado por el proveedor con la copia de la orden de compra. Cualquier escasez o rotura de material se indica junto con el acuse de recibo enviado al proveedor para la recepción del material.
(v) Pasa los materiales del empleado de recepción al inspector para una inspección minuciosa de los materiales recibidos.
(vi) Prepara el bienes recibidos nota mostrando los detalles de los materiales recibidos.
Nota de inspección
Cuando el departamento de recepción dentro de una organización recibe materiales, los materiales se desempacan y se comparan con los materiales enumerados en la orden de compra. Si se determina que los materiales están en orden, se envían al inspector para una inspección de calidad.
A su vez, si la calidad de los materiales es aceptable, el inspector preparará una nota de inspección para certificar la calidad.
Muestra / formato de la nota de inspección
A continuación se proporciona una muestra de la nota de inspección.
Nota de rechazo
Si los materiales recibidos no son consistentes con la orden de compra, o si se consideran no aptos para su uso, el personal de inspección los rechaza para devolverlos al proveedor. Para ello, se prepara un documento conocido como nota de rechazo.
Muestra / formato de la nota de rechazo
A continuación se proporciona una muestra de la nota de rechazo.
Libro de recibos de material
Este es el libro principal que se utiliza para la contabilidad de tiendas. Mantiene un registro por fechas de los materiales recibidos en las tiendas. El libro de recibos de material proporciona la siguiente información:
- Nombre y dirección del proveedor.
- Modo de transporte
- Número de vehículo
- Número de nota del transportista, fecha y número de paquetes
- Breve descripción de materiales
- Número de comprobante de recibo diario (número de DRV) y fecha
- Folio del libro mayor de existencias
Muestra / formato del libro de recibos de material
A continuación se proporciona una muestra del libro de recibos de materiales.
Nota de materiales recibidos o nota de bienes recibidos
Algunas empresas de fabricación prefieren mantener una tarjeta suelta conocida como materiales recibidos nota (o un bienes recibidos nota). Esta nota está numerada y fechada en serie y evita el uso del libro de recibos de materiales.
La nota de materiales recibidos también reemplaza el comprobante de recibo diario. Aunque la nota de materiales recibidos evita el uso del libro de recibos de material, es aconsejable mantener este libro ya que es un libro principal de contabilidad de tienda y proporciona información útil.
Normalmente, se envían cinco copias de la nota de materiales recibidos al departamento de compras, al departamento de contabilidad, al departamento de tiendas y al departamento que inició la solicitud de compra. El departamento receptor guarda la última copia para referencia futura.
Muestra / Formato de los materiales recibidos Nota
A continuación se proporciona una muestra de los materiales recibidos.
Informe de daños / escasez / exceso
Este informe es elaborado por la sección de recepción del departamento de tiendas. Se prepara después de que se abren los paquetes y comienza la comparación de los materiales reales recibidos y los materiales pedidos.
El pago al proveedor debe ajustarse de acuerdo con este documento. La proforma de este informe es la siguiente:
