Contabilidad de doble entrada es el sistema de contabilidad en el que cada transacción tiene los mismos efectos de débito y crédito. Esto asegura que la ecuación contable permanezca equilibrada.
Historia del sistema de contabilidad de doble entrada
El sistema de contabilidad de doble entrada fue introducido por primera vez por un matemático italiano, Fra Luca Pacioli, en 1544 en Venecia. El tratado de Pacioli que describe el sistema de doble entrada se tituló De Computis et Scripturis.
En el siglo XVI, Venecia tenía relaciones comerciales con diferentes partes del mundo a través de varios canales. El sistema de doble entrada se introdujo en Gran Bretaña y otras partes del mundo, y finalmente llegó a Venecia.
Sistema de contabilidad de doble entrada: definición
Cada transacción comercial tiene dos efectos o «cambios» en una cuenta.
El sistema de contabilidad bajo el cual ambos cambios en una transacción se registran juntos por un monto igual (uno conocido como “crédito” y el otro como “débito”) se conoce como sistema de partida doble.
Concepto del sistema de doble entrada
El sistema de entrada doble es superior a un sistema de contabilidad de entrada única. Hoy en día, casi todas las empresas llevan sus registros contables de esta forma.
En el corazón del sistema de contabilidad de doble entrada está el concepto de que cada transacción implica tanto dar un beneficio como recibir un beneficio. En consecuencia, cada transacción se escribe en el libro dos veces: una como débito y otra como crédito.
De ello se deduce que el sistema de contabilidad siempre debe equilibrarse, lo cual es una gran ventaja. Algunos tipos de errores harán que el sistema se desequilibre; como resultado, el contable será alertado de un problema.
El término “doble entrada” no debe interpretarse en el sentido de que se introducen dos transacciones. Significa que una característica inherente de una sola transacción es que se ingresa en dos cuentas diferentes: en una como débito y en otra como crédito.
Por ejemplo, considere recibir un cheque por $ 5,000 como proveedor de seguros de vehículos. Para contabilizar esta transacción, se ingresan $ 5,000 en la cuenta del seguro como débito. Esta cuenta eventualmente será un cargo en la cuenta de pérdidas y ganancias.
En este ejemplo, también se acreditan $ 5,000 en la cuenta bancaria. Esto reduce el saldo de dinero en el banco o aumenta el sobregiro. El saldo de la cuenta bancaria eventualmente aparecerá en el balance.
Sistema de doble entrada: explicación
Este sistema de contabilidad se denomina sistema de partida doble porque cada transacción tiene dos aspectos, ambos registrados.
Cada transacción involucra dos partes: una implica recibir beneficios y la otra dar beneficios. Estos también se denominan aspectos dobles.
Se debita la cuenta que recibe el beneficio y se acredita la cuenta que da el beneficio. Cabe señalar que las cuentas de débito y crédito deben ser iguales.
Según el sistema de contabilidad de partida doble, cada transacción comercial afecta al menos a dos cuentas. Una de estas cuentas debe ser debitada y la otra acreditada, ambas con montos iguales.
El total de todas las entradas de débito, por lo tanto, siempre es igual al total de todas las entradas de crédito. Este es un hecho importante conocido como la regla de oro de la contabilidad: es decir, que los débitos siempre deben ser iguales a los créditos.
Dado que cada transacción afecta al menos a dos cuentas, debemos realizar dos entradas para cada transacción para registrar completamente su impacto en los libros. Una de las entradas es una entrada de débito y la otra una entrada de crédito, ambas por montos iguales.
De manera muy simple, el sistema de doble entrada establece que se deben realizar al menos dos entradas para cada transacción comercial, una entrada de débito y otra de crédito, ambas de montos iguales.
Hoy en día, el sistema de contabilidad de doble entrada se utiliza en todo el mundo. Esto se debe a que es el único sistema confiable para registrar transacciones comerciales.
Tres reglas básicas del sistema de contabilidad de doble entrada
El padre fundador del sistema de doble entrada fue un monje franciscano llamado Luca Pacioli. No lo inventó, pero en 1493 escribió los principios del sistema utilizado por él y otros.
Dada su vocación, Pacioli debe haber sido un hombre de considerable educación y amplios intereses. Su trabajo ha resistido la prueba del tiempo porque los principios fundamentales son atemporales.
Si Pacioli pudiera visitar un departamento de contabilidad moderno, reconocería que sus principios todavía se aplican regularmente en la práctica. Puede que le sorprendan las computadoras, pero el núcleo básico de la contabilidad sigue siendo el mismo.
Bajo el sistema de doble entrada, el libro mayor contiene varias cuentas, quizás solo unas pocas o quizás muchos miles.
La sección anterior de este artículo dio un ejemplo de un cheque por $ 5,000 para pagar una prima de seguro.
Esto dio lugar a contabilizaciones en la cuenta del seguro y la cuenta bancaria. Cada cuenta tiene una página separada en el libro mayor, aunque en la práctica es probable que los registros estén computarizados. En un sistema manual, el diseño de cada cuenta será el mismo.
A continuación se muestran los dos asientos resultantes del pago de la prima del seguro.
Al mirar estas cuentas, tenga en cuenta:
- El débito a menudo se abrevia como ‘Dr’ y el crédito a menudo se abrevia como ‘Cr’
- Pueden parecer bastante estrechos, pero en realidad, es casi seguro que el papel sea considerablemente más ancho que este libro.
- La entrada puede incorporar una referencia de folio; esto no se muestra, pero permite que cada entrada tenga una referencia cruzada con el documento de entrada correcto
Ha llegado el momento de enumerar y explicar las tres reglas fundamentales que se aplican hoy en día, todas las cuales, sin duda, reconocería Luca Pacioli.
1. Débito a la izquierda, crédito a la derecha
¿Por qué de esta manera?
No importa, siempre que todos lo hagan de la misma manera. Aquí, es similar a conducir: no importa en qué lado de la carretera conduzca, siempre que esté haciendo lo mismo que todos los demás. Para eso, se necesitan leyes y convenciones.
Hace mucho tiempo, la mayoría de la gente lo hacía de esta manera, con débito a la izquierda y crédito a la derecha. Así que esa es la forma en que todos lo hacemos hoy.
En mi primera mañana como aprendiz de contador, me dijeron que el débito estaba más cerca de la ventana. Además, escuché que era mejor no hablar con el jefe hasta que hubiera tomado una taza de té.
Ambos consejos me parecieron invaluables, pero siempre me sentaba con el hombro izquierdo junto al cristal.
2. El débito recibe el beneficio, el crédito otorga el beneficio
De nuevo, ¿por qué así? Como antes, el motivo es que se decidió hace mucho tiempo, y así es.
La regla puede ser difícil de entender. Además, probablemente sea lo contrario de lo que esperarías según tu instinto. Después de todo, su extracto bancario se acredita cuando se ingresa dinero en su cuenta bancaria.
Pero mírelo desde el punto de vista del banco. Es el banco el que emite el extracto. Los registros del banco son una imagen reflejada de sus registros, por lo que el crédito del banco es un débito para usted y viceversa.
Puede ser útil recordar las reglas si tiene en cuenta que tanto los activos en el balance general como los costos en la cuenta de pérdidas y ganancias son débitos.
Por lo tanto, si compra una fábrica nueva o si compra algunos sellos postales, se debitarán las cuentas correspondientes.
Los pasivos en el balance y los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias son ambos créditos. Entonces, si compra algo a crédito, la cantidad se acredita en la cuenta del proveedor. Esto se debe a que es un pasivo.
Del mismo modo, si realiza una venta, la cantidad se acredita a la cuenta de ventas. Eventualmente contribuirá a los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.
3. Por cada débito, debe haber un crédito
Esta es una consecuencia fundamental e implícita del sistema de contabilidad de partida doble, y no hay excepciones. Una cuenta otorga el beneficio y una cuenta recibe el beneficio.
Los científicos a veces se ayudan a sí mismos a recordar esta regla pensando en la ley de la física: para cada acción, hay una reacción igual y opuesta.
Ya hemos visto cómo funciona esto en relación con el pago de la prima del seguro de $ 5,000, pero no siempre es tan sencillo. De hecho, puede resultar sumamente complicado.
Un lote de contabilizaciones puede incluir una gran cantidad de débitos y créditos, pero el total de débitos siempre debe ser igual al total de créditos. Si no son iguales, se ha cometido un error.
Por ejemplo, considere las entradas resultantes de una reclamación de gastos aprobada. Los montos son grandes, por lo que quizás los gastos fueron asumidos por un gerente senior o posiblemente un periodista.
Para contabilizar esta reclamación de gastos, se debitarían cinco cuentas individuales con un total de $ 6,499. A una cuenta se le acreditarían $ 6,499.
En este caso, recuerde la primera regla fundamental del sistema de contabilidad de doble entrada: por cada débito, debe haber un crédito. No hay excepciones.
La regla incluso se ubica junto a: el sol siempre sale por el este, el agua no fluye cuesta arriba, y Una iniciativa del gobierno para reducir la burocracia siempre genera trabajo extra.
Tres ejemplos de contabilizaciones en el sistema contable de partida doble
Ejemplo 1
Transacción:
Se reciben $ 3,000 en efectivo de Sam, un deudor de la empresa.
Doble entrada:
Un recibo de $ 3,000 de Sam, el deudor, se registra en el lado del débito de la Cuenta de efectivo (a medida que este activo aumenta) y en el lado del crédito de la cuenta de Sam (ya que la cantidad adeudada por él disminuye). Las entradas en ambas cuentas son $ 3,000.
Ejemplo 2
Transacción:
Los muebles que cuestan $ 2,500 se compran a crédito de Fine Furniture.
Doble entrada:
La compra de muebles a crédito por $ 2,500 de Fine Furniture se registra en el lado de débito de la cuenta (porque los muebles son un activo y están aumentando).
Además, se realiza una entrada correspondiente de $ 2,500 en el lado del crédito de la cuenta porque el pasivo con este acreedor está aumentando.
Ejemplo 3
Transacción:
El propietario de una empresa retira $ 500 en efectivo de la caja de efectivo de su empresa para uso personal.
Doble entrada:
Se realiza una entrada de $ 500 en el lado del débito de la Cuenta de capital porque se ha reducido el capital del propietario en el negocio.
Además, se realiza una entrada por la misma cantidad en el lado del crédito de la Cuenta de efectivo en mano porque el efectivo es un activo y está disminuyendo.