Definición
A cuenta de recibos y pagos es un resumen de los cobros y pagos reales extraídos del libro de caja durante un período determinado. Todo el efectivo recibido y pagado durante el período, ya sea capital o ingresos, se incluye en esta cuenta.
Los recibos se ingresan en el lado de débito de la cuenta de recibos y pagos. Esto es lo mismo que aparecen los recibos en el libro de caja.
Explicación
Todos los recibos se agrupan bajo títulos como tarifas de entrada, suscripciones anuales, suscripciones de por vida, donaciones, intereses y recibos diversos.
Todos los pagos se ingresan en el lado del crédito en rubros tales como sueldos y salarios, impresión y papelería, gastos de oficina y alquiler, tarifas e impuestos.
La cuenta de recibos y pagos comienza con el saldo de caja inicial. Cierra con el saldo de caja al final del período.
Dado que la cuenta de cobros y pagos es simplemente un resumen de las transacciones en efectivo, no cubre los ingresos o gastos pendientes. Naturalmente, tampoco muestra los ingresos o gastos reales del período que cubre.
Formato / Muestra
En una cuenta de recibos y pagos, hay una columna de recibos en el lado de débito. Se utiliza para registrar todos los recibos.
También hay una columna de pago en el lado del crédito, que se utiliza para registrar todos los pagos realizados por empresas no comerciales u organizaciones sin fines de lucro durante un período contable específico (generalmente un año).
La siguiente tabla muestra el formato / modelo de una cuenta de recibos y pagos.
Principales características
Hay varias características importantes asociadas con una cuenta de recibos y pagos.
Primero, una cuenta de cobros y pagos es una forma resumida de un libro de caja. Comienza con un saldo inicial en efectivo y un saldo bancario (a veces los dos se fusionan) y termina con sus saldos finales.
En una cuenta de recibos y pagos, todos los recibos se registran en el lado izquierdo (débito) y todos los pagos se registran en el lado derecho (crédito).
La cuenta contiene un registro de recibos y pagos tanto de capital como de ingresos. También incluye todos los recibos y pagos en efectivo y bancarios para el año en curso, ya sea que estén relacionados con períodos contables actuales, pasados o futuros.
Una cuenta de recibos y pagos solo contiene registros de transacciones relacionadas con efectivo y banco. Se excluyen todos los elementos que no sean en efectivo.
Las cuentas de cobros y pagos no forman parte del sistema de partida doble.
Estas cuentas muestran únicamente las posiciones de caja, no los superávits ni los déficits del período. Por lo general, muestran un saldo deudor y, en caso de un sobregiro bancario, el saldo bancario será crédito.
Es raro, pero una cuenta de recibos y pagos también puede mostrar un saldo nulo.
La última característica destacable de las cuentas de recibos y pagos es que siempre se preparan al final de un período contable.
Ventajas
Las siguientes son las ventajas de una cuenta de recibos y pagos:
- De un vistazo, una cuenta de recibos y pagos muestra los recibos totales y los pagos totales bajo diferentes encabezados.
- Se puede utilizar una cuenta de recibos y pagos para verificar el libro de caja.
- La cuenta proporciona registros clasificados de diferentes jefes de recibos y pagos.
- Proporciona datos fácilmente disponibles para preparar una cuenta de ingresos y gastos.
Elaboración de cuentas
Una cuenta de recibos y pagos se prepara extrayendo recibos y pagos del libro de caja para todo el año.
En un libro de caja, cada artículo se registra por separado en orden cronológico. Sin embargo, los elementos de una cuenta de cobros y pagos se registran en forma clasificada en diferentes encabezados.
Para preparar una cuenta de recibos y pagos, siga estos pasos:
Paso 1: Escriba el título de la cuenta y use el formato que se muestra en la muestra.
Paso 2: Escriba el efectivo inicial y los saldos bancarios en la parte superior del lado izquierdo.
Paso 3: Sume todos los recibos con fechas diferentes bajo el mismo título.
Etapa 4: Sume todos los pagos realizados en diferentes fechas bajo el mismo título. También puede utilizar una hoja separada para esto.
Paso 5: Escriba las sumas de cada encabezado de recibos en el lado izquierdo y el total de cada encabezado de pagos en el lado derecho.
Paso 6: Deduzca todos los pagos de todos los recibos y encuentre el saldo de cierre.
Ejemplo 1
El 1 de enero de 2017 se constituyó una biblioteca y una sociedad de debate. Los recibos y pagos correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2017 son los siguientes:
Ingresos:
- Suscripción: $ 1350.00
- Donaciones: $ 2600.00
- Entradas: $ 480.00
- Alquiler de casillero: $ 785.00
Pagos:
- Libros de la biblioteca: $ 1210.00
- Alquiler de salón de biblioteca: $ 240.00
- Gastos de oficina: $ 35.00
- Franqueo y papelería: $ 72.00
- Muebles comprados: $ 934.00
- Inversión: $ 1100.00
Requerido: Muestre la cuenta de cobros y pagos correspondiente al año que finalizó el 31 de diciembre de 2017.
Solución
Ejemplo 2
Las transacciones en efectivo para un club de playa se muestran a continuación:
- Efectivo al inicio del año: $ 4,500.00
- Entradas recibidas: $ 18,300.00
- Suscripción de membresía vitalicia recibida: $ 2,605.00
- Alquiler de casillero recibido: $ 465.00
Suscripción:
- Recibido durante el año: $ 3,500.00
- Atrasos del último año: $ 2,360.00
- Anticipo de este año: $ 346.00
Impresión y papelería:
- Pagado durante el año: $ 2,160.00
- Pagadero este año: $ 94.00
- Pagadero el año pasado: $ 312.00
Renta y Tarifas:
- Pagado durante el año: $ 370.00
- Pagadero este año: $ 230.00
- Material deportivo comprado: $ 348.00
Requerido: Preparar una cuenta de recibos y pagos para el año que finalizó el 30 de junio de 2017.
Solución
Nota explicativa
Los ajustes relacionados con la suscripción, los atrasos del último año, el anticipo de este año, la impresión y el material de oficina pagaderos este año, pagaderos el año pasado, y el alquiler y las tarifas pagaderas este año no se han registrado en la cuenta de recibos y pagos.
La razón de esto es que estos artículos no afectan el recibo o pago de efectivo.
Descubra más herramientas de contabilidad
Esperamos que este artículo le haya ayudado a ver la importancia de una cuenta de recibos y pagos. Aunque no es de donde determinamos los ingresos de una empresa, es prácticamente útil para determinar su posición de efectivo. Descubra de qué otra manera este tema u otros relacionados con la contabilidad pueden serle de ayuda comunicándose con un asesor financiero en Rye, NY. Si vive fuera del lugar, visite nuestra página de asesor financiero.
