Base contable frente a base devengada: definición
El base de efectivo y el base devengada son los dos métodos básicos de contabilidad. Cada método identifica un conjunto diferente de reglas para reconocer ingresos y gastos.
La base contable de devengo significa que los ingresos, gastos y otros cambios en los activos, pasivos y capital de los propietarios se contabilizan en el período en el que tiene lugar el evento económico, no cuando tienen lugar las entradas y salidas de efectivo.
De manera diferente, en la base contable de efectivo, los ingresos y gastos no se reconocen hasta que se recibe o paga el efectivo.
Bases acumuladas de contabilidad
Los ingresos y gastos se combinan de manera óptima según la base contable de devengo.
En un sistema de acumulación (o devengo), la empresa reconoce los efectos financieros de las transacciones y los eventos económicos cuando ocurren, en lugar de cuando la empresa recibe o paga el efectivo real.
Por ejemplo, las ventas se reconocen como ingresos cuando se realizan y los servicios se reconocen cuando se realizan, independientemente de cuándo se cobre realmente el efectivo de esa venta o servicio.
Es decir, una venta a cuenta se reconoce de la misma forma que una venta al contado. La única diferencia es que las cuentas por cobrar en lugar del efectivo se incrementan o se cargan en el momento de la venta.
Cuando se cobra el efectivo de la venta en la cuenta, no se reconocen ingresos. El cobro de efectivo es simplemente el intercambio de un activo, Cuentas por cobrar, por otro activo, Efectivo.
En este punto, la cantidad total de activos sigue siendo la misma. Los aumentos de ingresos y activos se reconocieron en el momento en que tuvo lugar la venta.
Con la base contable de devengo, si se recibe efectivo (por ejemplo, un depósito o pago inicial) antes de la venta o prestación real de un servicio, no se reconocen ingresos hasta que se realiza la venta.
En cambio, un pasivo para realizar un servicio futuro o para entregar un producto se reconoce en el momento en que se recibe el efectivo. Este pasivo generalmente se conoce como ingresos no devengados.
Cuando finalmente se presta el servicio o se realiza la venta, se reconocen los ingresos y se reduce el pasivo.
Los gastos se reconocen de forma similar. Es decir, los gastos se consideran incurridos o utilizados cuando la empresa consume los bienes o servicios, no necesariamente cuando se produce la salida de efectivo.
Por ejemplo, Carson Corporation registra, como gasto de junio, los salarios devengados por sus empleados en ese mes, aunque es posible que esos salarios no se paguen hasta julio. Esto se logra registrando los sueldos a pagar en junio.
Cuando los salarios de junio se pagan en julio, no se reconoce ningún gasto en ese momento. Tanto el pago como el efectivo se reducen en ese momento, pero no implica ningún gasto. La disminución de los activos netos de la empresa y el gasto correspondiente se registraron en junio.
En muchos casos, el efectivo se paga al mismo tiempo que se incurre en el gasto. Por ejemplo, las reparaciones de plomería se pueden pagar cuando se prestan los servicios. En este caso, los gastos de reparación y mantenimiento se registrarán cuando se pague el efectivo.
Sin embargo, no es el pago en efectivo lo que desencadena el reconocimiento del gasto. El gasto se reconoce porque la empresa recibió los servicios de plomería en ese momento.
Por último, utilizando la base contable de acumulación (o devengo), si se paga efectivo antes de incurrir en el gasto, no se reconoce ningún gasto en ese momento.
Por ejemplo, si una empresa paga por adelantado su alquiler para el mes de junio en mayo, el pago por adelantado se considera un activo en mayo y no se considera un gasto hasta junio.
Base contable en efectivo
Con la base contable de efectivo, una venta se reconoce cuando se cobra el efectivo; Asimismo, se reconoce un gasto cuando se paga el efectivo.
La base contable de caja, por lo tanto, no coincide adecuadamente con los ingresos y los gastos.
Esto se debe a que el reconocimiento de ingresos y gastos depende del momento de los cobros y desembolsos de efectivo y, dependiendo de este momento, los gastos de un período podrían compararse con las ventas o servicios de otro período.
La base contable de caja, por esta razón, no se considera un principio contable generalmente aceptado para propósitos de información financiera.
Sin embargo, muchos profesionales, que preparan estados financieros exclusivamente para ellos mismos, como médicos y abogados, utilizan la base de efectivo para simplificar el mantenimiento de sus registros. Además, la mayoría de las personas utilizan la base de efectivo para calcular sus ingresos imponibles.
Ejemplo
A continuación se presenta un ejemplo de la diferencia entre la base contable de acumulación y la base de efectivo.
La tabla muestra cómo 10 transacciones para el mes de mayo afectan los ingresos según la base devengada y la base de caja. Como muestra esta tabla, los ingresos totales devengados son iguales a las ventas en efectivo realizadas en mayo, más todas las ventas realizadas a crédito durante este período.
Los gastos totales durante el período son iguales a los incurridos y pagados en efectivo durante el mes de mayo, más los gastos incurridos a crédito durante el mes. El ingreso neto en efectivo es únicamente una función de cuándo se recibe y se paga el efectivo.
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