Diario de pagos en efectivo: definición
A diario de pagos en efectivo, también conocido como diario de desembolsos de efectivo, se utiliza para registrar todos los pagos (o desembolsos) en efectivo realizados por la empresa.
Ejemplos de pagos en efectivo importantes en una empresa que pueden registrarse en el diario de pagos en efectivo son:
- Pagos a acreedores
- Compras en efectivo de mercancías, suministros, equipos o cualquier otro activo.
- Pagos en efectivo para gastos como salarios, alquiler, seguros e impuestos
- Reembolsos en efectivo a los clientes por la devolución de mercadería vendida al contado
- Dibujos personales del propietario
Diario de pagos en efectivo: Explicación
El diario de pagos en efectivo se utiliza para registrar los desembolsos en efectivo realizados mediante cheque, incluidos los pagos a cuenta, los pagos por compra de mercadería en efectivo, los pagos por diversos gastos y otros pagos de préstamos.
En el ejemplo siguiente se muestra un diario de pagos en efectivo típico. El diario tiene una columna Fecha, una columna Número de cheque, una columna Beneficiario y al menos dos columnas de crédito, una para efectivo y otra para descuentos de compra. La otra columna de crédito es para otras cuentas.
Si es necesario, se pueden agregar otras columnas de cuenta específicas si se usan de manera rutinaria. Las columnas de débito incluirán al menos una columna de Cuentas por pagar, una columna de Compras y una columna de Otras cuentas.
Nuevamente, se pueden agregar otras columnas de cuenta específicas si es necesario. La principal fuente de asientos de este diario son los talones de cheques y las solicitudes de pago.
Ejemplo
Para demostrar cómo se registran las entradas en el diario de pagos en efectivo, considere los siguientes datos de Fortune Retail Store con respecto a sus pagos en efectivo durante el mes de junio:
- 01 de junio: Pago del arrendamiento de la tienda, $ 1,500.
- 01 de junio: Pagó Ricco’s Pizza (cuenta n. ° 12) por una factura de $ 76 con fecha del 17 de mayo. No se aceptan descuentos de compra.
- 02 de junio: Compra en efectivo de $ 1,250.
- 03 de junio: Pagado a Super Cola (cuenta n. ° 5) $ 748.84 por factura con fecha del 21 de mayo. No se aplica descuento de compra.
- 09 de junio: Compra de equipo por $ 10,000 con pago inicial del 20%.
- 10 de junio: Pagó a Super Cola $ 1,660 por factura con fecha del 1 de junio.
- 15 de junio: salario del gerente pagado, $ 2,200, durante la primera quincena de junio.
- 16 de junio: Pagó $ 980 a Jones Farm por la factura del 6 de junio. Descuento tomado.
- 25 de junio: Compra en efectivo de $ 1,400.
- 30 de junio: Pagó $ 1,294.60 a Mrs. Smith’s Bakeries por la factura del 18 de junio. No se permiten descuentos.
- 30 de junio: Pago del préstamo de $ 120, de los cuales $ 90 son intereses.
Los asientos en el diario de pagos en efectivo se registran y contabilizan de manera similar a los del diario de cobros en efectivo. Por lo tanto, las entradas se ingresan secuencialmente en el diario de pagos en efectivo a medida que ocurren.
El diario de pagos en efectivo también se contabiliza en dos etapas. Las entradas a la cuenta de Cuentas por pagar deben registrarse diariamente en el libro mayor de cuentas por pagar subsidiarias.
Al final del mes, se suman todas las columnas de monto. Todos los totales, excepto los de las otras columnas, se registran en las cuentas del libro mayor correspondientes. Las cuentas de las otras columnas deben contabilizarse individualmente.
Pueden publicarse diariamente, mensualmente o en otros intervalos convenientes. Dado que los procedimientos de contabilización básicos son los mismos que los de los otros diarios, las contabilizaciones reales no se muestran en el anexo.
Formato del diario de pagos en efectivo o del diario de desembolsos en efectivo
Al igual que un diario de recibos de efectivo, se utilizan varios formatos para los diarios de pagos en efectivo. El tipo de formato elegido depende de las necesidades de la empresa individual. A continuación se proporciona un formato simple:
Ejemplo
Registre las siguientes transacciones en efectivo para 2016 en un diario de pagos / desembolsos en efectivo.
- 01 de mayo: Alquiler mensual pagado por $ 900.
- 02 de mayo: Pagó $ 680 en efectivo a S & Co. y recibió un descuento por pronto pago de $ 20.
- 11 de mayo: Pagó a K & Co. $ 1,880 en efectivo y recibió un descuento de $ 120.
- 14 de mayo: Pagos quincenales de $ 550.
- 21 de mayo: Pagó a Sam Corporation $ 1,550 en efectivo en un acuerdo de $ 1,600.
- 27 de mayo: mercadería comprada por $ 780 en efectivo.
- 30 de mayo: Pagó a K & Co. $ 765 en un acuerdo de $ 780.
- 31 de mayo: mercadería comprada por $ 1,000 en efectivo.
Solución
Contabilización del diario de pagos en efectivo en cuentas contables
El procedimiento para registrar el diario de pagos en efectivo en las cuentas del libro mayor se describe a continuación:
- La columna Total de efectivo se registra como un crédito en la cuenta de efectivo en el libro mayor.
- El total de la columna de descuento se registra como un crédito en la cuenta de descuento en el libro mayor.
- La columna Total de compras se registra como débito en la cuenta de compras en el libro mayor.
- La columna Cuentas por pagar (A / C PA) representa los montos pagados a los acreedores. Estos importes se contabilizan en las cuentas de los acreedores individuales en el libro mayor auxiliar de cuentas por pagar.
- El total de la columna de cuentas por pagar (A / C PA) se registra como un débito en la cuenta de cuentas por pagar en el libro mayor.
- Los importes de la columna de artículos diversos se contabilizan por separado en las cuentas correspondientes del libro mayor. El total de la columna de misceláneas no se publica.
Discutirlo con los profesionales
¿Eso le ayudó a descubrir las características y usos del diario de pagos en efectivo? ¡Esperamos que haya sido así! Si tiene más preguntas, sería muy útil discutir estas e incluso otras consultas financieras con un asesor financiero en el condado de Delaware, PA. Para aquellos de ustedes que viven fuera de la localidad, nuestra página de asesores financieros les mostrará la lista de áreas a las que estamos atendiendo.
