El controlador divisional de una empresa multinacional que cotiza en bolsa tiene problemas para obtener informes de gastos como parte de su cierre mensual. Para empeorar las cosas, su empresa tiene un cierre 4-4-5, por lo que algunos meses contienen cuatro semanas y otros cinco semanas.
Sus comentarios son:
«El artículo principal es American Express. Actualmente, Amex corta alrededor del día 20 del mes. Recibimos las facturas en línea el 21 y las enviamos electrónicamente a los titulares de tarjetas individuales. De esa manera, las reciben por correo electrónico, incluso cuando viajan . Los usuarios completan un informe de gastos para sus artículos Amex y nos los devuelven. Este proceso a menudo toma una semana para obtener todo lo que necesitamos. Debido a nuestro fin de mes impar, un mes puede terminar el día 23 o el 31 . Preferiría no retrasar el límite del estado de cuenta de Amex ya que eso significa que podríamos perder ½ mes de gastos en los meses largos, pero crea una crisis en meses cortos. He analizado el procesamiento de gastos en línea de proveedores como Concurrir. Me estoy ahogando un poco con el gasto, pero más allá de eso, no estoy seguro de cuánto tiempo realmente nos ahorraría, ya que el mayor problema es conseguirlos de la gente.
Finalmente nos dimos por vencidos en el enfoque de palo y pasamos a una zanahoria y palo. Todos los que reciban su Amex a tiempo y estén completos ingresan para un sorteo mensual de tarjetas de regalo Amex de € 50. Todos los que no llegan a tiempo reciben su nombre en una lista que se envía al director ejecutivo.
Tengo curiosidad por saber cómo manejan esto otras empresas «.
Aquí hay algunas posibles soluciones que sugerí:
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«Encuentro que la zanahoria normalmente no funciona, a menos que sea una GRAN zanahoria. A menos que haya visto una mejora con respecto al sorteo de € 50, es posible que desee dejarla o mejorar las probabilidades de ganar con varias tarjetas de regalo.
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Elemento clave: Por lo general, hay infractores reincidentes todos los meses, así que apúntelos para un tratamiento especial. Asumo que NO enviarán un informe de gastos, así que inmediatamente empiezo a acosarlos tan pronto como reciben el estado de cuenta. La ruta de escalada normal es un correo electrónico directo, luego una llamada telefónica, luego se contacta con el supervisor y luego con el director ejecutivo. El período de advertencia total es de cuatro días.
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El verdadero problema para nosotros es cuando las personas se van de vacaciones durante este período de tiempo, por lo que hacemos que todos ingresen su tiempo de vacaciones en un calendario de Outlook para toda la empresa, y luego les preguntamos con anticipación quién debe completar el informe si no están disponibles. . Mejor aún, pueden acceder a un estado de cuenta parcial en línea en el sitio de Amex antes de irse de vacaciones y enviarnos el informe de gastos por adelantado.
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Si no recibimos un informe, lo cobramos a las cuentas predeterminadas, que luego se remiten al gerente del departamento para su revisión y corrección en el próximo mes. Sin embargo, es posible que esto no funcione para usted si se trata de gastos reembolsables «.
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