Asientos de diario contable

¿Qué son los asientos de diario de contabilidad?

Una entrada de diario de contabilidad es el método utilizado para ingresar una transacción contable en los registros contables de una empresa. Los registros contables se agregan al libro mayor, o los asientos del diario pueden registrarse en una variedad de libros secundarios, que luego se incorporan al libro mayor. Esta información se utiliza luego para construir estados financieros al final del período de presentación de informes.

Debe haber un mínimo de dos elementos de línea en una entrada de diario, aunque no hay un límite superior para la cantidad de elementos de línea que se pueden incluir. Una entrada de diario de dos líneas se conoce como entrada de diario simple, mientras que una que contiene más elementos de línea se denomina entrada de diario compuesta. Una empresa puede utilizar una gran cantidad de entradas de diario en un solo período de informe, por lo que es mejor utilizar una mayor cantidad de entradas de diario simples que una cantidad menor de entradas de diario compuestas, para aclarar por qué se realizan las entradas. Esto es útil cuando las entradas del diario se están investigando en una fecha posterior, y especialmente cuando están siendo revisadas por auditores.

Siempre que crea una transacción contable, al menos dos cuentas siempre se ven afectadas, registrándose una entrada de débito en una cuenta y una entrada de crédito en la otra cuenta.

Los totales de los débitos y créditos de cualquier transacción siempre deben ser iguales entre sí, por lo que siempre se dice que una transacción contable está «en equilibrio». Si una transacción no estuviera en equilibrio, entonces no sería posible crear estados financieros. Por lo tanto, el uso de débitos y créditos en un formato de registro de transacciones de dos columnas es el más esencial de todos los controles sobre la precisión contable.

En un entorno contable más pequeño, el contador puede registrar asientos de diario. En una empresa más grande, un contador de libro mayor generalmente es responsable de registrar los asientos del diario, lo que proporciona cierto control sobre la forma en que se registran los asientos del diario.

Formato de la entrada de diario

Como mínimo, un asiento de diario contable debe incluir lo siguiente:

• Las cuentas en las que se registrarán los débitos y créditos.

• La fecha de la entrada

• El período contable en el que debe registrarse el asiento del diario.

• El nombre de la persona que registra la entrada.

• Cualquier autorización administrativa

• Un número único para identificar la entrada del diario.

• Si la entrada es una entrada única, una entrada recurrente o una entrada inversa.

• Puede ser necesario adjuntar documentación extensa a la entrada del diario, para demostrar por qué se está registrando; como mínimo, proporcione una breve descripción de la entrada del diario.

Tipos especiales de asientos de diario de contabilidad

UN anular la entrada de diario es uno que se revierte manualmente en el siguiente período de informe o que el software de contabilidad revierte automáticamente en el siguiente período de informe.

UN entrada de diario recurrente es uno que se repite en cada período de informe sucesivo, hasta que se alcanza una fecha de terminación. Esto se puede hacer manualmente o se puede configurar para que se ejecute automáticamente en un sistema de software de contabilidad.

Ejemplo de un asiento de diario contable

Arnold Corporation vende un producto a un cliente por € 1,000 en efectivo. Esto resulta en ingresos de € 1,000 y efectivo de € 1,000. Arnold debe registrar un aumento de la cuenta de efectivo (activos) con un débito y un aumento de la cuenta de ingresos con un crédito. La entrada es:

La entrada de diario desequilibrada

Si se crea una entrada de diario donde los totales de débito y crédito no son iguales, esto se denomina entrada de diario no balanceada. Si intenta ingresar una entrada de diario no balanceada en un sistema de contabilidad de computadora, los controles de verificación de errores en el software probablemente rechazarán la entrada. Sin embargo, si crea un asiento de diario no balanceado en un sistema de contabilidad manual, el resultado será un balance de prueba desequilibrado, lo que a su vez significa que el balance general no se equilibrará. La siguiente entrada de diario no está balanceada; tenga en cuenta que el total del débito es menor que el total del crédito. En tales casos, debe corregir el asiento de diario no balanceado subyacente antes de poder emitir estados financieros.

Fraude de asientos de diario

Es mucho más común que los contables cometan fraude mediante el uso de asientos de diario que mediante el uso de transacciones tan comunes como registrar facturas de proveedores y crear facturas de clientes. La razón es que estas transacciones más comunes tienen un sistema de controles construido alrededor de ellas que está diseñado para detectar una variedad de problemas. Por el contrario, hay menos controles sobre los asientos del diario, lo que facilita que alguien cree una transacción fraudulenta. Estas transacciones son particularmente difíciles de detectar si el monto registrado se considera inmaterial, en cuyo caso es poco probable que los auditores detecten las transgresiones.

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