Es posible realizar auditorías continuas de muchos procesos con una simple descarga de datos que se pueden ver en una hoja de cálculo de Excel. Este enfoque reduce la necesidad de auditorías internas más formales que requieren mayores recursos para completarse y que solo pueden realizarse a intervalos relativamente largos.
Ejemplos de pruebas de auditoría con Excel
A continuación, se muestran ejemplos de varias pruebas de auditoría que se pueden realizar con una hoja de cálculo electrónica:
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Ordene la hoja de cálculo según los sellos de fecha y hora de las transacciones, para ver si se registró algún elemento durante períodos de tiempo inusuales en los que nadie debería haber estado accediendo al sistema.
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Ordene la hoja de cálculo por proveedor y luego por número de identificación de usuario dentro de cada proveedor. La intención es localizar cualquier situación en la que la misma persona siempre ingrese en todas las transacciones relacionadas con un proveedor específico. Esto puede indicar que la persona ha creado de forma fraudulenta una empresa fantasma y está creando facturas falsas de este proveedor.
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Ordene las transacciones de cuentas por pagar por el monto pagado y escanee los pagos que están algo por debajo del nivel de umbral de la compañía para las facturas que requieren aprobación. La intención es localizar facturas que puedan haber sido creadas de manera fraudulenta para evitar una aprobación.
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Extraiga las facturas de los clientes en una hoja de cálculo y clasifíquelas por artículos que están atrasados en el pago. Luego, clasifique este subconjunto para los artículos que no tienen un indicador de aprobación de crédito. Si no hay una bandera, vuelva a ordenar por el monto del pedido del cliente. La intención es encontrar los pedidos de los clientes que se hayan enviado de manera inadvertida o fraudulenta al departamento de crédito.
Estos ejemplos de pruebas de auditoría muestran lo fácil que es realizar auditorías de forma rutinaria extrayendo información de los sistemas de la empresa y clasificándola de varias formas en una hoja de cálculo electrónica. Este enfoque se puede utilizar de manera más formal para examinar las transacciones de mayor riesgo de forma recurrente, lo que aumenta las probabilidades de que los problemas de control se puedan encontrar rápidamente.
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