Un proceso intensamente manual al final de cada período de informe es el cortar de artículos de inventario entrantes. Normalmente, el corte requiere la segregación manual de todos los artículos del inventario recibidos después del período de informe, de modo que no se incluyan en el recuento de inventario final.
El proceso de corte requiere que el departamento de contabilidad coordine con el departamento de recepción exactamente cuándo ocurrirá el corte y qué recibos están a cada lado de este umbral. Si se maneja incorrectamente, puede resultar en una cifra incorrecta del costo de los bienes vendidos, por lo que el gasto es demasiado bajo en un período y demasiado alto en el período siguiente (o viceversa).
Una alternativa al proceso de corte manual es automatizarlo. Hacerlo significa que el personal de recepción marca la fecha y la hora en todos los recibos en el sistema informático a medida que se reciben los artículos, de modo que el sistema asigna los recibos al período correcto. Este sistema funciona bien a menos que el personal de recepción ingrese transacciones incorrectamente en el período incorrecto. Para mitigar este problema, considere usar códigos de barras o etiquetas RFID en los productos entrantes y hacer que el sistema los escanee automáticamente en el muelle de recepción en tiempo real.
Este sistema automatizado también se puede vincular a la base de datos de órdenes de compra, de la cual se pueden extraer los costos y compararlos con las cantidades recibidas. El resultado es un informe automatizado que muestra la cantidad de gastos a acumular por los bienes recibidos, si aún no se ha recibido una factura del proveedor.
Un sistema de corte automático está sujeto a errores, por lo tanto, revise sus resultados a intervalos regulares para asegurarse de que sigue funcionando correctamente.
Cursos relacionados
Cerrar los libros
El cierre suave
El cierre de fin de año