Balance de comprobación – Ejemplo | Formato | Cómo preparar la plantilla
¿Qué es un balance de prueba?
Un balance de prueba es un informe que enumera los saldos finales de cada cuenta en el plan de cuentas en el orden del balance. Los tenedores de libros y contables utilizan este informe para consolidar todas las cuentas T en un solo documento y verificar que todas las transacciones se registraron en el formato de entrada de diario adecuado.
Los contables normalmente escanean el saldo de prueba de fin de año en busca de errores de publicación para asegurarse de que se debitaron y acreditaron las cuentas adecuadas al registrar los asientos del diario. Los contadores internos, por otro lado, tienden a observar las tendencias globales de cada cuenta. Por ejemplo, pueden notar que las cuentas por cobrar aumentaron drásticamente durante el año y analizar los detalles para ver por qué.
Los contables y auditores fiscales también utilizan este informe para preparar declaraciones de impuestos y comenzar el proceso de auditoría. El formato TB se presta a una amplia variedad de usos.
Formato de balance de prueba
El formato del balance de prueba es fácil de leer debido a su diseño limpio. Por lo general, tiene cuatro columnas con las siguientes descripciones: número de cuenta, nombre, saldo deudor y saldo de crédito. Siempre está ordenado por número de cuenta, por lo que cualquiera puede escanear fácilmente el informe para encontrar el saldo de la cuenta. Este orden también tiende a estar en el orden del balance, ya que el plan de cuentas promedio sigue la ecuación contable comenzando con los activos.
Sin embargo, no todas las cuentas del plan de cuentas están incluidas en el TB. Por lo general, solo las cuentas activas con saldo de fin de año se incluyen en el TB porque las cuentas con saldo cero no figuran en los estados financieros. Por ejemplo, si una empresa tuviera un vehículo a principios de año y lo vendiera antes de fin de año, la cuenta del vehículo no aparecería en el informe de fin de año porque no es una cuenta activa.
El informe también suma las columnas de débito y crédito en la parte inferior. Como ocurre con toda la contabilidad financiera, los débitos deben ser iguales a los créditos. Si está fuera de balance, algo está mal y el contador debe revisar cada cuenta para ver qué se publicó o registró incorrectamente.
Este paso les ahorra mucho tiempo a los contables durante el proceso de preparación del estado financiero porque no tienen que preocuparse de que el balance general y el estado de resultados estén incorrectos debido a un error de desequilibrio. Tenga en cuenta que esto no garantiza que todas las entradas del diario se registren con precisión. Simplemente significa que los créditos y débitos se equilibran.
Aún puede existir un error de entrada de diario. Por ejemplo, en nuestro ejemplo de venta de vehículos, el contable podría haber cargado accidentalmente cuentas por cobrar en lugar de efectivo cuando se vendió el vehículo. Los débitos seguirían siendo iguales a los créditos, pero las cuentas individuales son incorrectas. Este tipo de error solo se puede encontrar revisando el balance de prueba cuenta por cuenta.
Dado que la mayoría de las empresas tienen sistemas de contabilidad computarizados, rara vez crean manualmente un TB o tienen que verificar si hay errores de desequilibrio. El sistema informático lo hace automáticamente.
Preparación y proceso
¿Cómo se prepara el balance de comprobación?
Cuando el sistema de contabilidad crea el informe inicial, se considera un saldo de prueba sin ajustar porque no se han realizado ajustes en el plan de cuentas. Esta es simplemente una lista de todos los saldos de las cuentas directamente del sistema contable.
A medida que los contables examinan el informe y encuentran errores en las cuentas, registran los asientos de diario ajustados para corregirlos. Una vez que se corrigen estos errores, el TB se considera un balance de prueba ajustado.
Sin embargo, todavía no hemos terminado con este informe. Los errores se han identificado y corregido, pero los asientos de cierre aún deben realizarse antes de que este TB pueda usarse para crear los estados financieros. Una vez que se han realizado las entradas de cierre para cerrar las cuentas temporales, el informe se denomina balance de prueba posterior al cierre.
Echemos un vistazo a un ejemplo.
Ejemplo
Cómo utilizar el saldo de prueba
Aquí hay un ejemplo de balance de prueba. Como puede ver, el informe tiene un encabezado que identifica la empresa, el nombre del informe y la fecha en que se creó. Las cuentas se enumeran a la izquierda con los saldos en las columnas de débito y crédito.
Dado que las columnas de débito y crédito son iguales entre sí y suman un saldo cero, podemos avanzar en el proceso de preparación del estado financiero de fin de año y finalizar el ciclo contable del período.