El personal de contabilidad debe lidiar con una verdadera avalancha de información, que proviene de muchas fuentes para requisitos tales como nómina, cuentas por pagar y facturación. La complejidad de este flujo de información puede duplicarse a nivel de división, si no existe un sistema de contabilidad centralizado para todo el negocio. Esta complejidad causa un grave detractor de la eficiencia del departamento de contabilidad, ya que los usuarios deben acceder continuamente a diferentes bases de datos y archivos, lo que requiere un flujo interminable de diferentes inicios de sesión para cada uno. Puede haber casos en los que incluso sea necesario cambiar a una computadora diferente para acceder a cierta información.
Generalmente, la información se puede centralizar para agilizar el proceso de acceso a esta información. Con un nivel mínimo de esfuerzo, los marcadores se pueden utilizar en los navegadores web para acceder a los sitios web más utilizados. Sin embargo, hacerlo no mejora el acceso a los datos almacenados dentro de la empresa.
Enlaces de información para un portal de contabilidad
Un enfoque que produce un mayor nivel de eficiencia es detallar una serie de enlaces a información interna y externa en una sola página web. Los empleados pueden usarlo para acceder fácilmente a información como:
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Las formas de facturación en línea de los clientes
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La base de datos de empleados actuales
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El manual del empleado actual
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Varios formularios estándar en formato PDF
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El usuario en línea cambia de formulario para la base de datos de recursos humanos
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El usuario en línea cambia de formulario para la base de datos de nóminas
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El formulario de registro en línea para el plan 401k
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Acceso al proveedor de la tarjeta de crédito de la empresa.
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Acceso al proveedor de informes crediticios de la empresa
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La base de datos en línea de la empresa de avisos de pago de empleados
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Acceso al proveedor de cuentas de gastos flexibles de la empresa
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Acceso al sistema de cronometraje corporativo
Características de un portal de contabilidad avanzada
Aunque es útil, esta concentración de enlaces todavía no ayuda a los usuarios a iniciar y cerrar sesión en los distintos sistemas. Hacerlo requiere un sistema más complejo que requiere un inicio de sesión de un solo usuario, que luego automáticamente registra a los usuarios dentro y fuera de todos los sistemas internos según sea necesario. El resultado final es una experiencia de usuario mucho más fluida que, de forma acumulativa, ahorra una cantidad considerable de tiempo a los empleados.
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