Coincidencia automatizada de cuentas por pagar

Coincidencia de cuentas por pagar tradicionales

El enfoque clásico para administrar el flujo de papel de las cuentas por pagar es hacer coincidir tres documentos entre sí, de la siguiente manera:

  • Compare la factura del proveedor con la orden de compra de autorización de la empresa para asegurarse de que los términos de precios sean correctos

  • Compare la orden de compra con los documentos de recepción para asegurarse de que las cantidades recibidas coincidan con la cantidad autorizada

Este proceso de comparación es lento, por lo que muchas empresas tratan de evitarlo cambiando los pagos de pequeños dólares a las tarjetas de compras o renunciando al requisito de contrapartida si el monto de la factura de un proveedor es pequeño. Otra alternativa más es pagar en función de la cantidad recibida y no preocuparse por las facturas del proveedor.

Coincidencia automatizada de cuentas por pagar

Si, a pesar de tomar estos pasos alternativos, una empresa todavía tiene un buen número de compras que requieren una combinación de tres vías, puede considerar hacerlo mediante un proceso automatizado. Hacerlo requiere que los siguientes componentes del sistema estén presentes:

  • Un sistema de gestión de documentos en el que se escanean todas las facturas de proveedores a medida que se reciben.

  • Un sistema de comparación automatizado, como se encuentra en algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

  • Un sistema de captura de datos que extrae información de los documentos escaneados y almacena esta información en una base de datos para que la utilice el sistema de comparación automatizado. La captura de datos requiere que se carguen varias reglas con anticipación, detallando cuestiones tales como dónde se encuentra la información en una factura de proveedor, para cada plantilla de factura de proveedor.

Idealmente, esta combinación de sistemas debería escanear todas las facturas entrantes, extraer información de ellas, cargarla en el sistema ERP para fines de comparación y programar las facturas para el pago.

Se requiere una gran cantidad de personalización antes de que se pueda confiar en estos sistemas para realizar una combinación de tres vías de manera consistente con una mínima intervención del operador. Por lo general, el sistema comienza con una tasa de éxito baja, que aumenta gradualmente a medida que se mejoran las reglas de captura de datos para que coincidan con los requisitos de la factura de cada proveedor.

Dado el coste de los propios sistemas y el tiempo necesario para personalizarlos, esta solución solo es rentable en entornos que deben gestionar grandes cantidades de facturas de proveedores.

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