Cómo contabilizar dietas y gastos de viaje
¿Su empresa ofrece sus viáticos a los empleados que viajan? En ese caso, lo más probable es que busque una forma efectiva de gestionar y registrar los gastos de las dietas de sus empleados. Una forma ideal de hacerlo es usando un informe de gastos de viáticos.
¿Qué es Per Diem?
Derivado de la frase latina que significa «por cada día», Per Diem es una asignación diaria que se da a los empleados que viajan para cubrir sus gastos de viaje de negocios.
Tipos de gastos comerciales en un informe de gastos diarios
Gastos de comida – Esto incluye el desayuno, el almuerzo y la cena. Las tarifas diarias de las comidas cambian según el lugar y se dividen en seis niveles.
Gastos incidentales – Los gastos incidentales incluyen los costos que no son fijos en sí mismos, como el servicio de habitación, la limpieza en seco, las propinas a los camareros, los portaequipajes, etc.
Gastos de alojamiento – Los gastos de alojamiento incluyen las pernoctaciones en hoteles, resorts, apartamentos con servicios, posadas, etc. Al igual que las comidas y los gastos imprevistos, las dietas de alojamiento también varían según el lugar.
¿Debería su empresa proporcionar dietas a los empleados?
Los viáticos se manejan de manera diferente en las distintas empresas. Pueden encargarse de todos los gastos de la empresa o pueden utilizarse parcialmente.
Por ejemplo, una empresa puede ofrecer una dieta de 156 euros para el alojamiento, mientras que las comidas y los gastos incidentales son atendidos por el empleado y reembolsados más tarde.
¿Cómo se establece una tarifa diaria?
Para establecer una política de dietas para los gastos de negocios, las empresas se refieren a las tasas de dietas dadas por el gobierno federal. El gobierno establece las tarifas diarias estándar para los viajes de negocios (tanto nacionales como internacionales) cada año. Estas tarifas se diseñan en base al costo de vida en una ciudad en particular. Las empresas pueden entonces referirse y establecer una tasa de viáticos más o menos que los estándares federales.
ASIENTO CONTABLE
Para el reintegro de gastos:
| 629 Gastos Viajes (por ejemplo). | a | 570 / 572 |
Para el pago de dietas:
| 647 Dietas del Personal (por ejemplo). | a | 570 / 572 |