Cómo contabilizar una nómina
Lo normal es que una empresa tenga trabajadores y esto nos obliga iq que cada mes tengamos que contabilizar una nómina y seguros sociales como poco, y además también se nos puede dar el caso de algún anticipo o finiquito.
El gasto de personal es un gasto recurrente y tiene pocas variaciones, esto facilita de alguna manera la forma de contabilizarlos y nos ayuda a recordarlo con facilidad.
En este post te voy a enseñar a contabilizar nóminas y seguros sociales con algunos ejemplos, te vas a enterar perfectamente cuales son las cuentas contables de la seguridad social y los anticipos, con lo que harás este asiento con absoluta facilidad.
Al final haremos unos ejemplos prácticos para que entendáis todavía mejor el proceso.
Contabilizar nóminas y seguros sociales
Cuentas que van a intervenir en la contabilización de los sueldos y salarios
Tenemos 4 grupos de cuentas que vamos a tratar al contabilizar la nómina y seguros sociales así como los gasto s de personal. Las vamos a explicar por separado:
Cuentas del Grupo 64
El grupo 64 del PGC se llama “Gastos de Personal” y agrupa como su propio nombre indica: las cuentas de gasto que se usan para gasto de personal.
Se suelen usar estas 4 y tanto el título como el PGC son bastante explicativos y nos dan información de a que refiere cada una:
- 640 “Sueldos y Salarios”: el sueldo del trabajador, lo que le pagamos.
- 641 “Indemnizaciones”: despidos.
- 642 “Seguridad social a cargo de la empresa”: dentro del sueldo hay una parte que tenemos que pagar a la seguridad social.
- 649 “Otros gastos sociales”: en el caso de que paguemos cursos o estudios a nuestros trabajadores deberían ir aquí.
Todas son cuentas se imputan el DEBE del apunte, ya que son gastos.
Cuentas Grupo 46
Este grupo engloba dos cuentas que se suelen usar para contemplar el importe de los gastos que están pendiente de pago o los pagos a cuenta de los mismos que se han pagado por anticipado.
Serían:
- 460 “Anticipos de Remuneraciones”: Se usa cuando se paga un importe como anticipo del sueldo. Y se abonará en el momento que se cancele ese anticipo con la nómina.
En otras palabras, cuando se hace la nómina del trabajador del importe que le corresponde cobrar le descontaremos los anticipos que haya recibido. Podemos hacerlo en una sola vez o en varias dependiendo el acuerdo con el trabajador.
- 465 “Remuneraciones Pendientes de Pago”: Se usa cuando contabilizamos una nómina o indemnización y no la pagamos. Cuando lo paguemos lo abonaremos.
Cuentas contables de la Seguridad Social
La empresa normalmente puede estar en dos situaciones distintas en referencia a los Organismos de la Seguridad Social: o la empresa le debe dinero a la seguridad social (por pagos financiados) o bien es la seguridad social la que se lo debe a la empresa por que hemos pagado de más en algún momento o nos tienen que realizar un abono de algo.
Hay una cuenta contable para cada una de estas dos situaciones y su asiento es contrario:
- 471 “Organismos de la Seguridad Social deudores”, que se carga por el importe que la seguridad social le debe a la empresa.
- 476 “Organismos de la Seguridad Social acreedores”, que se abona por el importe que la empresa le debe a la seguridad social.
Retenciones de I.R.P.F.
Los pagos que reciben los trabajadores están sometidos a retención de I.R.P.F. Este impuesto es un descuento del importe que el trabajador tiene que cobrar que la empresa está obligada a retener e ingresar una cantidad a cuenta del Impuesto sobre la Renta del trabajador.
Este importe se puede ingresarar en Hacienda trimestralmente o mensualemente, dependiendo de la empresa, mediante la presentación y pago de una declaración.
La cuenta utilizada es 4751 “Hacienda Pública Acreedora por Retenciones Practicadas”, se realiza un abono al realizar el asiento de la nómina.
Usaremos esta cuenta para cualquier tipo de retención de IRPF que hagamos, cuando la retención sea a un proveedor también.
Cantidad que se paga a la seguridad social por el trabajador
Del importe que mensualmente hay que ingresar a la seguridad social una porción corresponde a la empresa y otra al trabajador.
El cálculo es el siguiente:
A la seguridad social hay que ingresarle mensualmente un importe X
X = EMPRESA + TRABAJADOR
EMPRESA es el importe que corresponde a la empresa (cuenta 642)
TRABAJADOR es el importe que corresponde al trabajador.
Los dos importes figurarán en el Haber de la cuenta 476 “Organismos de la Seguridad Social Acreedores” y que se cargará en el momento del pago.
Contabilizar nómina
Un asiento contable de una nómina de 1500€ tiene la siguiente forma:
| Nómina | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | Organismos S.S Acreedores | 400€ |
| a | 4751 | H.P. Acreedora por I.R.P.F. | 165€ | |||
| a | 460 | Anticipos de remuneraciones | 0€ | |||
| a | 465(o 57 si se paga en el momento) | Remuneraciones pendientes de pago | 1500€ |
Ejemplo de contabilizar nómina
Los datos del sueldo del trabajador del mes actual son los siguientes:
- Sueldo bruto: 1.500 euros
- Pago de la seguridad social: 200 euros
- Importe descontado en concepto de IRPF: 180 euros
- A mediados de mes se le entregó un anticipo por importe de 300 euros
El asiento a realizar para contabilizar esta nómina será el siguiente:
| 2000 | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | Org Seguridad Social Ac | 200 |
| a | 4751 | H.P. Ac por Retenciones Pract | 180 | |||
| a | 460 | Anticipos de remuneraciones | 300 | |||
| a | 570 | Caja | 1500 |
Contabilizar seguros sociales
El concepto de la seguridad social que es un gasto para la empresa se contabiliza con el siguiente asiento:
| SS a cargo de la empresa | 642 | SS a cargo de la empresa | a | 476 | Organismos SS acreedores | SS a cargo de la empresa |
Ejemplo de contabilizar seguros sociales
El import del gasto de seguridad social que supone para la empresa el trabajador tiene un importe de 420 euros.
El asiento a realizar para contabilizar estos seguros sociales es:
| 520 | 642 | Seguridad social a cargo empresa | a | 476 | Org Seguridad social Ac | 420 |
Asiento pago seguridad social
El importe a la seguridad social será la suma de los dos importes que se han contabilizado en la cuenta 476 «Organismos de la seguridad social acreedores»: la cuota de la empresa y la descontada al trabajador.
| Seg Soc empresa y del trabajador | 476 | Org Seg Soc Acreedores | a | 57 | Tesorería | Seg Soc empresa y trabajador |
Ejemplo de asiento de pago de seguros sociales
Llega la fecha de pagar los seguros sociales y el importe que se ingresa por banco es la suma de:
- La cantidad retenida al trabajador en concepto de seguridad social: 300 euros.
- La cantidad que corresponde a la empresa como gasto: 520 euros
El asiento que refleja este pago a la seguridad social es:
| 820 | 476 | Org Seguridad social acreedores | a | 572 | Banco | 820 |
Asiento de pago de nómina
Además de contabilizar la nómina hay que hacer el asiento del pago (cuando se produzca):
| Sueldo líquido | 465 | Remuneraciones pendientes de pago | a | 57 | Tesorería | Sueldo líguido |
Ejemplo de asiento de pago de nómina
La cantidad que la empresa debe al trabajador en concepto de sueldo asciende a 420 euros y se los paga mediante transferencia bancaria.
El asiento de este pago de nómina es:
| 420 | 465 | Remuneraciones pendientes de pago | a | 572 | Banco | 420 |
RESUMEN: Apuntes a realizar sueldo de 2000 euros:
Por la nómina:
| 2000 | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | OO.SS. Acreedores | 100 |
| 4751 | H.P. Acreedora por IRPF | 200 | ||||
| 572 | Bancos | 1700 |
Por la seguridad social a cargo de la empresa:
| 400 | 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | a | 476 | OO.SS. Acreedores | 400 |
Por la indemnización:
| 800 | 641 | Indemnizaciones | a | 465 | Remuneraciones | 800 |
Por el pago de la seguridad social:
| 500 | 476 | OO.SS Acreedores | a | 572 | Bancos | 500 |
Por el anticipo:
| 50 | 460 | Anticipos de remuneraciones | a | 572 | Bancos | 50 |