Este artículo muestra cómo construir un presupuesto en efectivo utilizando la cuenta de recibos y pagos.
Comenzaremos examinando el presupuesto de caja de una nueva organización comercial, lo que nos ayudará a tener una idea clara de los principios fundamentales.
También veremos cómo encaja el presupuesto de caja con la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas y el balance general. Más adelante, examinaremos cómo basarnos en nuestra técnica para desarrollar presupuestos de efectivo para empresas existentes mediante la incorporación de datos del balance de apertura.
Proceso básico de preparación de un presupuesto de caja
Vinculación con otros presupuestos
Los datos utilizados para crear todos los presupuestos deben ser coherentes. Esto asegura que todos los presupuestos se basen en los mismos supuestos.
Descubriremos que muchos de los datos necesarios para un presupuesto de caja se pueden encontrar en una cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada, si ya se ha preparado.
Sin embargo, la clave para obtener presupuestos de caja precisos es recordar que los recibos y los pagos se basan en el momento en que se producen los recibos y los pagos y, por lo tanto, la mayoría de las cifras de la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas deberán analizarse o modificarse.
Cuando recibimos o pagamos en efectivo en un momento diferente al del registro de la venta, compra o gasto, esto se conoce como retraso. Son estas cifras rezagadas, basadas en el momento del recibo o pago, las que usaremos en nuestro presupuesto de efectivo.
Por ejemplo, si se realizaron ventas a crédito de $ 10,000 en enero con un crédito de dos meses, el dinero se recibirá en marzo.
Aunque la venta se registraría en la cuenta de pérdidas y ganancias en enero, debe aparecer en la columna de marzo del presupuesto de caja.
Un presupuesto de efectivo no mostrará ningún elemento que no sea de efectivo que aparezca en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada; el ejemplo más común de esto es la depreciación.
También hay elementos que aparecerán en el presupuesto de caja, pero que no se muestran en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas.
Se trata de partidas de capital (compra o enajenación de activos fijos), desembolsos como giros e impuestos, y partidas excepcionales como financiación (fondos de capital o préstamos).
El siguiente diagrama muestra cómo los datos de un presupuesto de caja simple se vinculan con los datos utilizados en otros presupuestos.
En el estudio de caso a continuación, consideraremos cómo se puede generar un presupuesto de efectivo simple para una nueva empresa. Para hacerlo, usaremos las fuentes de datos que se muestran en el diagrama de arriba.
Caso de estudio
Presupuesto de caja simple de First Trade Ltd.
Jim First planea iniciar un negocio comercial, First Trade Ltd. Ha preparado la siguiente cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada para los cuatro meses iniciales de negociación.
Jim First: Cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas
Jim también ha proporcionado la siguiente información sobre sus planes:
- Ventas se realizan a crédito de dos meses. Las cifras de ventas en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas se basan en las ventas mensuales de la siguiente manera:
- Compras realizado en el primer mes debe pagarse de inmediato. Las compras posteriores se realizarán a crédito de un mes. La cifra de compras en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas se integra de la siguiente manera:
- Los gastos en efectivo se basan en el pago de $ 1,000 en cada uno de los primeros cuatro meses del negocio.
- El equipo se comprará por $ 15,000 en el primer mes de operación. La depreciación que se muestra en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada se basa en la depreciación de estos activos fijos al 20% anual en forma lineal.
- Jim tiene $ 25,000 para invertir en el negocio en el mes 1. El negocio no tiene saldo de caja inicial.
- Jim desea retirar $ 2,000 del negocio en el mes 4.
Requerido: Prepare un presupuesto de caja en el formato de recibos y pagos para los primeros cuatro meses de negociación de First Trade.
Solución
El presupuesto de caja se prepara de la siguiente manera:
Primero, el capital invertido se ingresa como recibo en el mes 1.
En segundo lugar, los recibos de las ventas se ingresan en la línea correspondiente, teniendo en cuenta el crédito de dos meses al retrasar los recibos en dos meses (es decir, las ventas de los meses 1 y 2 se reciben en los meses 3 y 4).
Tenga en cuenta que las ventas realizadas en los meses 3 y 4 no aparecen en este presupuesto de caja ya que el dinero no se recibirá hasta los meses 5 y 6.
En tercer lugar, los pagos por compras y gastos se ingresan en las líneas correspondientes, utilizando los datos sobre las condiciones de pago. Recuerde que las compras del primer mes se pagan en el mes 1 y las compras posteriores reciben un crédito de un mes.
Cuarto, los pagos por activos fijos y dibujos se ingresan según sea necesario.
En quinto lugar, se completan los totales de recibos y pagos, y se calcula el flujo de efectivo de cada mes (es decir, los recibos totales menos los pagos totales).
En sexto lugar, se inserta el saldo bancario adelantado para el mes 1 (aquí, es cero).
Finalmente, se calcula el saldo bancario arrastrado para cada mes. Esto se basa en el cálculo de cada mes utilizando la siguiente fórmula:
Flujo de caja del mes + Saldo bancario adelantado = Saldo bancario trasladado
El saldo bancario de cierre (saldo bancario transferido) durante un mes se ingresa como el saldo bancario inicial para el mes siguiente (saldo bancario transferido).
El presupuesto de caja muestra que si todo va según lo planeado, el saldo del banco comercial de Jim será de $ 3,000 en crédito al final del mes 1, pero caerá a un saldo descubierto de $ 2,000 al final del mes 4.
Por lo tanto, Jim debe hacer los arreglos financieros adecuados si desea seguir este presupuesto. También debe considerar el impacto de eventos imprevistos (por ejemplo, las ventas pueden ser más bajas de lo pronosticado y los gastos pueden ser más altos).
Este tipo de «¿y si?» El proceso de planificación se conoce como análisis de sensibilidad.
Vinculación del presupuesto de caja con el balance presupuestado
Presupuesto de caja y presupuesto maestro
Un conjunto completo de presupuestos para una organización incluye un balance general presupuestado al final del período presupuestario, así como una cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas y un presupuesto de caja.
El balance presupuestado se basa en el mismo formato que el balance histórico elaborado para fines de contabilidad financiera; sin embargo, se basa en el futuro.
Es un estado de los activos, pasivos y capital esperados al final del período presupuestario.
Debido a que este documento se vinculará con los otros dos presupuestos principales, incorpora las ganancias generadas en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas, junto con el saldo final de caja o banco, según lo previsto en el presupuesto de caja.
La cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas y el balance general presupuestado se conocen en conjunto como el presupuesto maestro.
Presupuestos subsidiarios
A menudo, se deben crear varios presupuestos subsidiarios en negocios más complejos a fin de acumular información suficiente para crear el presupuesto maestro y el estado de flujo de efectivo presupuestado.
Los ejemplos de presupuestos subsidiarios incluyen el presupuesto de ventas, el presupuesto de producción y el presupuesto de uso de materiales.
Presupuesto de caja y balance presupuestado
Para comprender cómo funcionan los presupuestos de caja, necesitamos poder crear un balance presupuestado, ya sea en su totalidad o en forma de extracto.
Al crear un balance general presupuestado completo, también podemos verificar que nuestros presupuestos se vinculen correctamente y que el resultado final se equilibre.
Son de especial importancia los siguientes vínculos entre el presupuesto de caja y el balance presupuestado al final del período presupuestario:
- La cifra de deudores en el balance presupuestado representará las ventas a crédito realizadas que aún no se han recibido en efectivo. Por lo general, se trata de las ventas de los períodos finales en los que los recibos no aparecen en el presupuesto de caja.
- La cifra de caja / banco en el balance presupuestado se tomará directamente del saldo final de caja / banco en el presupuesto de caja. Si esta es una cifra negativa, se registrará como un descubierto en el pasivo corriente.
- La cifra de acreedores comerciales en el balance presupuestado representará las compras a crédito (y posiblemente los gastos) que se realizaron en el período presupuestario, pero que están impagas al final del período.
Con respecto al enlace final mencionado anteriormente, de manera similar a las ventas, estas son típicamente las compras o los gastos para los períodos finales que no aparecen en el presupuesto de caja.
En este punto, volvamos al estudio de caso de First Trade Ltd. para ver cómo se puede desarrollar en la práctica el balance presupuestado.
Caso de estudio
First Trade Ltd.Preparación de un balance presupuestado
Como se describe en el primer estudio de caso, Jim First planea iniciar un negocio comercial.
Jim ha preparado una cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada para los cuatro meses iniciales de negociación, que muestra una ganancia presupuestada de $ 3,000. También se preparó un presupuesto de caja que muestra un saldo bancario descubierto de $ 2,000 al final del mes 4.
Requerido: Prepare un balance general presupuestado para finales del mes 4.
Solución
El balance general presupuestado se muestra a continuación. También se dan notas para mostrar cómo se calculó cada cifra.
Notas:
(1) Los activos fijos se compraron en el mes 1. Se valúan al costo, menos la depreciación que se muestra en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas (es decir, ya que esta también es la depreciación acumulada).
(2) La cifra de existencias es el stock de cierre utilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas.
(3) La cifra de deudores se compone de las ventas de los meses 3 y 4 ($ 5.000 + $ 7.000). El producto de estas ventas no se habrá recibido dentro del período presupuestario ya que las ventas se realizan con un crédito de 2 meses.
(4) La cifra de acreedores comerciales son las compras del mes 4 que no deben pagarse hasta el mes 5.
(5) El sobregiro bancario es el saldo final de cierre del presupuesto de caja.
(6) La ganancia presupuestada se registra en la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestadas.
(7) Los dibujos presupuestados se registran en el presupuesto de caja.
Vale la pena examinar las cifras y notas anteriores, asegurándose de que comprende cómo se llegó a las cifras. Tenga en cuenta que el balance general presupuestado debe equilibrarse cuando los datos se utilizan de forma coherente.