Cómo registrar un pago con tarjeta de crédito
El registro de un pago con tarjeta de crédito implica la introducción detallada de información de un extracto de tarjeta de crédito en el sistema de contabilidad de una empresa.
Cuando un procesador de tarjetas de crédito presenta un extracto de la tarjeta de crédito a una empresa, se le presenta esencialmente una gran factura que incluye muchas partidas para una amplia gama de compras.
Como el contenido del extracto puede ser tan variado, es difícil asignar un solo código de cargo por defecto a la cuenta (como se hace con la mayoría de los demás proveedores, que suelen estar asociados a una pequeña gama de compras).
En cambio, el personal de ingreso de datos de las cuentas por pagar debe abrirse camino en cada uno de estos estados y asignar manualmente códigos de cargo a cada partida, según el tipo de gasto.
Una alternativa es remitir estos estados de cuenta a los usuarios de las tarjetas y hacer que rellenen la información requerida, aunque este enfoque tiende a retrasar la tramitación de los pagos.
Se puede proporcionar al personal de cuentas por pagar una lista estándar de cuentas a las que se asignan los artículos cargados, ya que hay una gran regularidad en los tipos de artículos adquiridos con una tarjeta de crédito. Ejemplos de artículos de compra común son:
- Viajes y entretenimiento
- Suministros de oficina
- El costo de las mercancías vendidas
- Suscripciones
La contrapartida del asiento de gastos de cualquiera de las partidas anteriores es la cuenta de acreedores.
Una vez registrado en el sistema de cuentas por pagar, se efectúa finalmente un pago con cheque por el monto indicado en el extracto de la tarjeta de crédito (más o menos los ajustes), en el que se hace un débito a la cuenta de cuentas por pagar y un crédito a la cuenta de efectivo.
El aviso de remesa se retira entonces del estado de cuenta, se adjunta al cheque y se envía por correo al procesador de la tarjeta de crédito. El personal de cuentas por pagar adjunta una copia del cheque a la parte restante del extracto de la tarjeta y lo archiva por mes.
El proceso de contabilidad de la tarjeta de crédito que se indica aquí debe repetirse exactamente en cada mes. De lo contrario, incluso un solo extracto de tarjeta puede contener un gasto tan grande que un procesamiento incorrecto podría afectar notablemente a los resultados financieros de una organización.