Introducción
Cuentas de costos se mantienen independientemente de cuentas financieras porque las dos cuentas tienen objetivos diferentes, a saber:
- Las cuentas financieras registran los gastos de forma subjetiva según su naturaleza
- Las cuentas de costos mantienen una forma objetiva de acuerdo con su propósito
Los resultados de estas cuentas también difieren, lo que significa que pueden surgir ganancias y resultados contrastantes. Tales diferencias requieren la reconciliación entre los resultados, lo que también ayuda a probar el fiabilidad de las cuentas.
Las empresas mantienen cuentas de costos y cuentas financieras basadas en un sistema no integral o un sistema integral de contabilidad. El sistema no integral considera que las cuentas de costos y las cuentas financieras se mantienen por separado.
Un contador de costos mantiene cuentas de costos según los principios de contabilidad de costos conocer el costo total y unitario de productos y trabajos en las diferentes etapas de producción o ejecución.
Mientras tanto, un contador financiero mantiene cuentas financieras de acuerdo con los principios de contabilidad financiera para grabar el día a día actas y conocer su efecto neto sobre la rentabilidad y la situación financiera del negocio.
Por lo tanto, los objetivos, objetos, principios y métodos de mantener las cuentas de costos y las cuentas financieras son diferentes, lo que significa que las ganancias mostradas por las cuentas pueden no coincidir.
Es posible que la información contradictoria proporcionada por estos dos conjuntos de cuentas no ayude a las organizaciones a tomar decisiones políticas correctas. Por tanto, el sistema de cálculo de costes debería poder conciliarse con las cuentas financieras.
Las cuentas de costos dependen de estimaciones y comprenden un análisis detallado de los gastos financieros: el hecho de no conciliar dicho análisis con las cuentas financieras hace que las cuentas de costos no sean confiables.
A este respecto, HJ Wheldon postula que «ningún sistema está completo a menos que esté vinculado con las cuentas financieras, de modo que los resultados mostrados tanto por las cuentas de costos como por las financieras puedan conciliarse».
Reconciliación: Definición
La reconciliación representa el proceso de contabilizar los resultados de trabajo o las utilidades mostradas por las cuentas de costos con las de las cuentas financieras.
Según Eric L. Kohler, “La reconciliación es la determinación de los elementos necesarios para llevar los saldos de dos o más cuentas o estados de cuenta relacionados en un acuerdo. También se hacen esfuerzos para juzgar la precisión aritmética de las ganancias reveladas por dos libros diferentes «.
Por lo tanto, la conciliación identifica y contabiliza los elementos que han llevado a la diferencia en los resultados de trabajo como se muestra en las cuentas de costos y las cuentas financieras. La conciliación se produce en forma analítica presentada en forma de un estado de cuenta (conocido como estado de conciliación) o una cuenta de orden (conocida como cuenta de conciliación de orden).
¿Por qué conciliar cuentas de costos y cuentas financieras?
Dado que tanto las cuentas de costos como las financieras se mantienen de forma independiente y tienen diferentes propósitos y procedimientos contables, la ganancia o pérdida que se muestra también puede diferir.
Por lo tanto, conciliar los dos conjuntos de cuentas ayudará a determinar los resultados correctos y, al mismo tiempo, probará la confiabilidad de las cuentas de costos.
La conciliación de las cuentas financieras y de costos puede ayudar al personal de administración de una empresa de las siguientes maneras:
- Identificar las razones de las diferencias.
- Asegúrese de que no haya remanentes de ingresos o gastos
- Asegúrese de que la recuperación de los gastos generales no sea inferior ni superior
- Suponga que hay precisión en el análisis, la distribución y la asignación de costos.
- Alinear las cifras de costes con los registros financieros
- Pruebe la confiabilidad de las cifras de costos
Causas de desacuerdo entre cuentas de costos y cuentas financieras
Bajo el sistema de contabilidad no integral, que mantiene las cuentas de costos y las cuentas financieras por separado, los documentos utilizados para determinar el monto de los gastos cargados son los mismos.
Por ejemplo, las solicitudes de material y las hojas de salarios ayudan a determinar el costo de los materiales utilizados y la mano de obra pagada.
Sin embargo, pueden surgir diferencias en las ganancias o pérdidas mostradas por los dos conjuntos de cuentas. Estas diferencias suelen atribuirse a una o más de las siguientes razones:
1. Sub / sobreabsorción de gastos generales: Las cuentas financieras muestran los gastos reales de una empresa (por ejemplo, gastos de fábrica u oficina), mientras que las cuentas de costos muestran un cargo aproximado con respecto a estos elementos según los registros o la tasa de absorción predeterminada.
2. Partidas de recibos / ingresos que se muestran solo en cuentas financieras: Las siguientes partidas de recibos e ingresos se muestran o se incluyen en las cuentas financieras, pero se excluyen de las cuentas de costos:
- Intereses y descuentos recibidos
- Alquiler recibido
- Dividendo recibido
- Comisión recibida
- Tarifas de transferencia recibidas
- Beneficio de la venta de activos fijos e inversiones
3. Partidas de gastos / pérdidas que se muestran solo en cuentas financieras: Las siguientes partidas de gastos y pérdidas se cargan en cuentas financieras pero no se muestran en las cuentas de costos:
- Intereses permitidos sobre préstamos
- Intereses sobre el capital
- Se permite el descuento por pronto pago
- Intereses pagados por obligaciones
- Gastos y pérdidas por emisión de acciones y obligaciones
- Pérdida por venta de activos fijos e inversiones
- Partidas de apropiación de utilidades, es decir, impuesto sobre la renta pagado o provisión para impuesto sobre la renta, transferencia a reservas y dividendos pagados sobre acciones.
- Gastos preliminares y castigos de fondo de comercio
- Donaciones y caridad pagadas
4. Partidas de ganancias / pérdidas anormales incluidas en cuentas financieras únicamente: Estos diversos elementos de ganancias / pérdidas anormales se incluyen en las cuentas financieras pero se excluyen de las cuentas de costos:
- Costo de la pérdida anormal de materiales.
- Costo del tiempo de inactividad anormal de los trabajadores
- Costo de ahorro anormal de materiales.
- Excepcionales deudas incobrables
- Sanciones y multas pagadas por violar las reglas y regulaciones gubernamentales
5. Partidas de gastos incluidos en las cuentas de costos únicamente: Estas partidas de gastos se registran en cuentas de costos únicamente:
- Alquiler nocional de locales propios
- Depreciación de activos que no tienen valor contable en cuentas financieras.
6. Diferencia en la base para cargar la depreciación de los activos: Los métodos para calcular la depreciación de los activos fijos en las cuentas de costos y las cuentas financieras pueden diferir, lo que lleva a una diferencia en los resultados de trabajo.
Las cuentas financieras ofrecen depreciación basada en el método de saldo decreciente (valor rebajado) o método de costo original. Sin embargo, las cuentas de costos pueden seguir la tarifa por hora de la máquina o el método de depreciación de la unidad de producción.
7. Diferencia de bases para valoración de acciones: Las cuentas financieras valoran el stock de materia prima a precio de costo o precio de mercado, el que sea menor, mientras que las cuentas de costo valoran el stock mediante la adopción de métodos como FIFO, LIFO y métodos de precio promedio.
El stock de trabajo en curso para las cuentas de costos puede valorarse con base en costo de producción o costo de fábrica. Las cuentas financieras realizan valoraciones teniendo en cuenta los gastos de oficina y administración.
- El stock de productos terminados en las cuentas financieras se valora con base en el precio de costo o precio de mercado, el que sea menor, mientras que las cuentas de costo hacen valoraciones con base en el costo real.
Conciliación de costos y resultados financieros
Cuando se identifican diferencias entre los resultados en las cuentas de costos y las cuentas financieras, se deben realizar los siguientes pasos para identificar la causa:
1. Determine el alcance de la diferencia entre los gastos indirectos registrados en las cuentas financieras y los cargos realizados en las cuentas de costos.
2. Prepare un calendario de todos los gastos y pérdidas incluidos en la cuenta comercial y de pérdidas y ganancias, pero no en las cuentas de costos.
3. Prepare un esquema de todos los ingresos y ganancias acreditados a la cuenta de pérdidas y ganancias pero excluidos de las cuentas de costos.
4. Prepare un calendario de todos los elementos incluidos en las cuentas de costos pero excluidos de las cuentas financieras.
5. Determine la base sobre la que se han valorado las existencias de materias primas, productos en curso y productos terminados a efectos del balance, y luego compárelo con las valoraciones en las cuentas de costos. A su vez, determina la diferencia.
6. Determine todos los elementos incluidos en las cuentas de costos y cuentas financieras, incluso si difieren en valor
7. Después de localizar las discrepancias, prepare un estado de conciliación comenzando con las ganancias según lo revelado por las cuentas de costos. A continuación, agregue los siguientes elementos a las ganancias según las cuentas de costos:
- Gastos indirectos (fábrica, oficina y administración, y venta y distribución) sobreabsorbidos o sobrerecuperados en las cuentas de costos o insuficientemente absorbidos en las cuentas financieras
- Partidas de recibos que se muestran en los libros financieros pero no en las cuentas de costos
- Sobrevaloración del stock inicial en las cuentas de costos (materias primas, productos en curso o productos terminados)
- Subvaloración del stock de cierre en las cuentas de costos (materias primas, productos en curso o productos terminados)
- Los elementos de eficiencia anormal (ahorros anormales) se muestran en los libros financieros pero no en las cuentas de costos.
8. Deduzca los siguientes elementos de las ganancias según las cuentas de costos:
- Sub-absorción de gastos indirectos en cuentas de costos o sobre-absorción en cuentas financieras
- Partidas de gastos que se muestran en las cuentas financieras pero no en las cuentas de costos
- Subvaloración del stock inicial (de materia prima, trabajo en curso o productos terminados) en las cuentas de costos
- Sobrevaloración del stock de cierre en las cuentas de costes.
Después de realizar los ajustes anteriores, la utilidad según las cuentas de costo coincidirá con la utilidad según las cuentas financieras.
Modelo de estado de conciliación de costos y cuentas financieras
Ejemplo
La utilidad divulgada por las cuentas de costos de una empresa para el año fue de $ 50 000, mientras que la utilidad neta divulgada por las cuentas financieras ascendió a $ 46 000. Según la siguiente información:
- Estimaciones colocadas sobre gastos generales según las cuentas de costo a $ 55,555, y el cargo para el año mostrado por las cuentas financieras fue $ 50,000
- Los honorarios del director que se muestran en las cuentas financieras ascendieron a solo $ 1,000
- La empresa asignó $ 2,000 como provisión para deudas dudosas
- En las cuentas financieras, la depreciación se cargó más en comparación con las cuentas de costos en $ 3,000
- Las comisiones por transferencia de acciones recibidas durante el año ascendieron a $ 445
- La provisión para impuestos sobre la renta fue de $ 4,000
A partir de lo anterior, prepare un estado que concilie las cifras mostradas por las cuentas de costos y financieras.
Solución
