Cuándo consolidar los sistemas de nómina
Es probable que una empresa que ha crecido a través de una serie de adquisiciones haya adquirido un sistema de nómina diferente con cada adquisición y aún mantenga cada una. Esta situación también puede surgir cuando la alta dirección permite que los gerentes locales instalen sus propios sistemas de nómina. Si bien tener varios sistemas de nómina permite ajustar la nómina a las preferencias de los empleados locales, este enfoque también da como resultado una serie de problemas que pueden resolverse más fácilmente centralizando todos los sistemas de nómina.
Problemas con varios sistemas de nómina
Los siguientes son todos problemas con un sistema de nómina descentralizado:
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Registros. Los registros de nómina de empleados se almacenan localmente y, por lo tanto, deben cambiarse manualmente a una nueva ubicación si se transfiere a un empleado. Esto también introduce la posibilidad de errores en el ingreso de datos cada vez que los registros de nómina se vuelven a ingresar en un sistema diferente.
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Estado. Cuando un empleado es transferido a una nueva ubicación, debe ser despedido en un sistema y configurado como nuevo empleado en el sistema de nómina de la ubicación a la que se mudó el empleado. Esto hace que sea difícil determinar la fecha de contratación original o la duración del empleo, así como la elegibilidad para el seguro médico y la consolidación del plan de pensiones.
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Reportando. Es difícil agregar información de varios sistemas de nómina para fines de informes de toda la empresa.
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Impuestos sobre la nómina. La empresa en su conjunto debe pagar más igualaciones de impuestos a la seguridad social para los empleados que se transfieren entre sistemas de nómina, ya que el tope de nómina debe alcanzarse en cada sistema antes de eliminar la igualación.
Debido a estos problemas, es más eficiente consolidar todos los sistemas de nómina locales en una operación de nómina centralizada que utiliza una única base de datos de información de nómina de empleados.
Problemas con la consolidación del sistema de nómina
Aunque se recomienda un sistema de nómina centralizado, hay una variedad de problemas asociados con su creación. Éstas incluyen:
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Costo. Un sistema de nómina único y centralizado puede requerir la compra de un nuevo paquete de software de nómina, aunque se espera que este costo sea compensado por los costos de los sistemas de nómina más pequeños que se eliminan.
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Conversión de base de datos. Existe una cantidad significativa de tiempo y gastos asociados con la conversión de todas las bases de datos de nóminas existentes al formato de la nueva base de datos de nóminas, así como también con la prueba de los datos para garantizar que la conversión sea precisa.
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Conversión de tipo impositivo. Las tasas impositivas asociadas con todas las ubicaciones de los empleados deben integrarse adecuadamente en el sistema centralizado.
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Sincronización. Por lo general, es más fácil implementar un proyecto de conversión de nómina a partir del comienzo del nuevo año calendario, para evitar la conversión de datos al nuevo sistema durante un año parcial.
En resumen, el costo de la centralización del sistema de nómina es significativo, por lo que debe revisarse en detalle antes de tomar la decisión de llevar a cabo una consolidación total o parcial del sistema.
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