Resumen de cuentas por cobrar
Cuando se venden bienes o servicios a un cliente, y el cliente puede pagar en una fecha posterior, esto se conoce como venta a crédito y crea una obligación para que el cliente pague al vendedor. Por el contrario, esto crea un activo para el vendedor, que se denomina cuentas por cobrar. Esto se considera un activo a corto plazo, ya que normalmente se le paga al vendedor en menos de un año.
Una cuenta por cobrar se documenta mediante una factura, que el vendedor es responsable de emitir al cliente mediante un procedimiento de facturación. La factura describe los bienes o servicios que se han vendido al cliente, la cantidad que debe al vendedor (incluidos los impuestos sobre las ventas y los gastos de envío) y cuándo se supone que debe pagar.
Si el vendedor opera bajo la base contable de efectivo, solo registra las transacciones en sus registros contables (que luego se compilan en los estados financieros) cuando se paga o se recibe efectivo. Dado que la emisión de una factura no implica ningún cambio en el efectivo, no hay registro de cuentas por cobrar en los registros contables. Solo cuando el cliente paga, el vendedor registra una venta.
Si el vendedor opera según la base contable de acumulación (o devengo) más utilizada, registra las transacciones independientemente de cualquier cambio en el efectivo. Este es el sistema bajo el cual se registra una cuenta por cobrar. Además, existe el riesgo de que el cliente no pague. Si es así, el vendedor puede cargar estas pérdidas a gastos cuando ocurren (conocido como método de cancelación directa) o puede anticipar el monto de dichas pérdidas y cargar un monto estimado a gastos (conocido como método de reserva). Se prefiere el último método, porque el vendedor está igualando los ingresos con los gastos por insolvencia en el mismo período (conocido como principio de igualación).
Ilustraremos estos conceptos a continuación.
Registro de ventas de servicios a crédito
Cuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su software de contabilidad, que crea automáticamente una entrada para acreditar la cuenta de ventas y debitar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor debitará la cuenta de efectivo y acreditará la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC International factura a un cliente € 10,000 en servicios y registra la siguiente entrada:
Débito | Crédito | |
Cuentas por cobrar | 10,000 | |
Ventas | 10,000 |
Este asiento de diario aumenta el activo de cuentas por cobrar de ABC, que aparece como un activo a corto plazo en su balance. Además, aumenta las ventas, que aparecen en el estado de resultados de ABC.
Registro de ventas de bienes a crédito
Si el vendedor fuera a vender bienes a un cliente a crédito, entonces no solo tendría que registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada (como fue el caso de la venta de servicios), sino que también registraría la reducción en el inventario que fue vendido al cliente, que luego aparece en el costo de los bienes vendidos como gastos. Esta última transacción reduce el activo de inventario en el balance y aumenta los gastos en el estado de resultados. Por ejemplo, si ABC International concluyera una transacción de venta por € 25,000 en la que vendiera € 12,000 de mercancía al cliente, su asiento de diario sería:
Débito | Crédito | |
Cuentas por cobrar | 25.000 | |
Ventas | 25.000 | |
Costo de los bienes vendidos | 12 000 |
|
Inventario | 12 000 |
Existe un problema con el momento de la transacción de venta anterior. Si la venta se realiza bajo los términos del punto de envío FOB, se supone que el vendedor debe registrar tanto la transacción de venta como el cargo relacionado al costo de los bienes vendidos en el momento en que el envío sale de su muelle de envío. A partir de ese momento, la entrega es técnicamente responsabilidad de un tercero remitente o del comprador.
Si la venta se realiza en términos de destino FOB, se supone que el vendedor registrará estas transacciones cuando el envío llegue al cliente; esto se debe a que la entrega sigue siendo responsabilidad del vendedor hasta que llegue a la ubicación del cliente.
Desde una perspectiva práctica, muchas empresas registran sus transacciones de venta como si los términos de entrega fueran FOB en el punto de envío, porque es fácil de verificar. Registrar la transacción al llegar al cliente requiere mucho más trabajo de verificación.
Contabilización de deudas incobrables
Si una empresa vende a crédito, los clientes ocasionalmente no podrán pagar, en cuyo caso el vendedor debe cargar la cuenta por cobrar a gastos como una deuda incobrable. La mejor manera de hacerlo es estimar la cantidad de deudas incobrables que eventualmente surgirán y acumular un gasto al final de cada período de reporte. El débito es a la cuenta de gastos de insolvencia, lo que hace que aparezca un gasto en el estado de resultados. El crédito es a la cuenta de provisión para insolvencias, que es una cuenta de reserva que aparece en el balance. Posteriormente, cuando una factura específica es claramente identificable como una morosidad, el contador puede eliminar la cuenta por cobrar con un crédito y reducir la reserva con un débito.
Por ejemplo, ABC International factura € 1 millón en facturas a varios clientes en enero y estima que no se pagarán € 40,000 de esta cantidad. En consecuencia, registra la siguiente entrada para crear una reserva de insolvencia:
Débito | Crédito | |
Gastos por créditos fallidos | 40.000 | |
Estimación para cuentas de cobro dudoso | 40.000 |
En marzo, ABC identifica claramente € 18,000 de facturas que no se pagarán. Utiliza la siguiente entrada para eliminar las facturas y retirar el saldo de reserva:
Débito | Crédito | |
Estimación para cuentas de cobro dudoso | 18.000 | |
Cuentas por cobrar | 18.000 |
Si el cliente pagara más tarde la factura, ABC simplemente revertiría la entrada, de modo que la cuenta de asignación se incrementa de nuevo a su nivel anterior.
Un método alternativo es el método de cancelación directa, donde el vendedor solo reconoce un gasto por insolvencia cuando puede identificar una factura específica que no se pagará. Bajo este enfoque, el contador carga el gasto por insolvencia y acredita las cuentas por cobrar (evitando así el uso de una cuenta de provisión). No es el método preferido para registrar deudas incobrables, porque introduce una demora entre el reconocimiento de una venta y el reconocimiento de cualquier gasto relacionado con deudas incobrables (que viola el principio de calce).
Contabilización de descuentos por pago anticipado
Si una empresa ofrece a los clientes un descuento si pagan anticipadamente y aprovechan la oferta, entonces pagarán un monto menor que el total de la factura. El contador debe eliminar este saldo residual cargándolo a la cuenta de descuentos de ventas, que aparecerá en el estado de resultados como una reducción de ganancias.
Por ejemplo, ABC International ofrece un descuento de € 100 a un cliente si paga una factura de € 2,000 dentro de los 10 días posteriores a la fecha de la factura. El cliente lo hace. ABC usa la siguiente entrada para registrar la transacción:
Débito | Crédito | |
Efectivo | 1.900 | |
Descuentos de venta | 100 | |
Cuentas por cobrar | 2000 |
El envejecimiento de las cuentas por cobrar
Todas las cuentas por cobrar pendientes se compilan en el informe de antigüedad de cuentas por cobrar, que generalmente está estructurado para mostrar facturas que están al día, vencidas de 0 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días o más de 90 días. Este informe se utiliza para derivar la provisión por deudas incobrables y también es una herramienta clave del departamento de cobros, que lo utiliza para determinar qué facturas están lo suficientemente atrasadas como para requerir una acción de seguimiento.
Conciliación de cuentas por cobrar
El informe de antigüedad de las cuentas por cobrar detalla todas las cuentas por cobrar en el sistema de contabilidad, por lo que su total debe coincidir con el saldo final en la cuenta del libro mayor de cuentas por cobrar. El personal de contabilidad debe conciliar los dos como parte del proceso de cierre del período. Si hay una diferencia entre el total del informe y el saldo del libro mayor, es probable que la diferencia sea un asiento de diario que se realizó contra la cuenta del libro mayor, en lugar de registrarse como una nota de crédito o débito formal que aparecería en el informe de envejecimiento.
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