La contabilidad de las cuentas por pagar implica el registro y pago de pasivos. Este proceso solo se aplica a las compras realizadas a cuenta. Esta es el área funcional principal a través de la cual una empresa registra los gastos y paga a otras partes. Las principales tareas de contabilidad de las cuentas por pagar se indican a continuación.
Verificación de factura
El primer paso para contabilizar las cuentas por pagar es asegurarse de que todas las facturas entrantes de los proveedores sean válidas. Hay dos formas de hacerlo. Una opción es que un empleado autorizado apruebe cada factura. La otra opción es comparar la información de cada factura con la orden de compra autorizada y la documentación de recepción, lo que se denomina cotejo de tres vías. Dado que ambas opciones requieren mucha mano de obra, se acostumbra no verificar las facturas con pequeños totales en dólares.
Registro de facturas
Una vez que se ha verificado una factura, el contador ingresa el monto adeudado en el software de cuentas por pagar. La información ingresada incluye el nombre del proveedor, la fecha de la factura y el monto de la factura. La entrada contable relacionada generada por el software de contabilidad es siempre un crédito a la cuenta de cuentas por pagar. El débito de compensación puede ser a una cuenta de gastos o de activos.
Pago de la factura
Cuando vence el pago de una factura, el contador la configura para el pago a través del software de contabilidad. Por lo general, esto significa que se ejecuta y revisa un registro de cheques preliminar para garantizar que todos los elementos programados para el pago realmente se paguen. Si es así, se carga el stock de cheques en una impresora y se imprimen los cheques. La información de respaldo se adjunta a cada cheque y luego se envía a un firmante de cheques, quien revisa cada paquete de información en busca de errores y luego firma los cheques. Una alternativa es enviar pagos electrónicos directamente a las cuentas bancarias de los proveedores. Después del pago, toda la información de pago se engrapa y se archiva por nombre del proveedor.
Otras actividades de cuentas por pagar
Hay una serie de tareas adicionales involucradas en la contabilidad de cuentas por pagar, incluidas las siguientes:
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Concilie periódicamente la cuenta de las cuentas por pagar, para asegurarse de que el saldo de la cuenta coincida con los montos reales adeudados a los proveedores.
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Envíe los formularios 1099 a los proveedores después del final del año calendario, si los pagos agregados a ellos exceden un monto límite.
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Póngase en contacto con los proveedores para asegurarse de que hayan cobrado todos los cheques que se les envíen de lo contrario, es posible que los montos de los cheques no cobrados tengan que enviarse a un gobierno estatal como propiedad no reclamada.
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