El costo acumulado es el costo de los bienes o servicios recibidos o incurridos durante un período, cuando la falta de facturación del proveedor obliga al comprador a acumular el costo relacionado. La falta de una facturación del proveedor se debe típicamente a que la factura está en tránsito y no llega del proveedor hasta después de que se hayan cerrado los libros para el período del informe.
Un costo se acumula con un asiento de diario que incluye la mejor estimación de la empresa compradora del costo de los bienes o servicios recibidos. Esta información puede provenir de una orden de compra autorizada. Esta entrada se configura como una entrada de reversión, de modo que se retira automáticamente del sistema de contabilidad en el siguiente período de informe, cuando presumiblemente llegará la factura del proveedor.
Aunque el uso de costos acumulados da como resultado estados financieros más precisos, también requieren una cantidad considerable de trabajo para investigar y rastrear. En consecuencia, la mayoría de las organizaciones solo acumulan costos cuando los montos en cuestión están por encima de un umbral de materialidad; por debajo de ese umbral, no es rentable registrarlos.
Los costos acumulados no se utilizan en un negocio que opera bajo la base contable de efectivo, ya que solo registra transacciones cuando hay una transferencia de efectivo. En un sistema de caja, los costos se registran cuando se pagan, lo que tiende a retrasar el reconocimiento de los costos.
Como ejemplo de un costo acumulado, una empresa recibe bienes de un proveedor el último día del mes, por lo que se le facturarán € 10,000. La factura del proveedor aún no ha llegado cuando la empresa cierra sus libros del mes, por lo que el controlador crea un costo acumulado con un débito de € 10,000 en la cuenta de inventario y un crédito en la cuenta de pasivos acumulados. Al comienzo del mes siguiente, esta entrada se invierte y la factura del proveedor se registra cuando llega.
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