La mayoría de los activos operativos requieren gastos de reparación, mantenimiento o mejoras. Estos costos posteriores pueden plantear problemas contables si su monto es significativo o si afectan significativamente la vida útil del activo.
En términos generales, un contador debe elegir entre capitalizar el gasto aumentando el valor en libros del activo o gastarlo en el año en que ocurre.
Conceptualmente, el mejor tratamiento requeriría la capitalización de todos los gastos que generen beneficios más allá del final del año fiscal.
Sin embargo, los problemas prácticos de implementar esta política a menudo impiden su uso. El problema más obvio es la falta de criterios objetivos para determinar si el beneficio durará en el futuro y cuánto tiempo.
Para hacer frente a estos problemas, cuando su impacto es importante, es común en la práctica general utilizar las siguientes cuatro clases de gastos:
- Reparaciones ordinarias: Gastos realizados para mantener la utilidad del activo en un nivel adecuado y que no contribuyen ni a la vida útil ni a la capacidad del activo.
- Reparaciones extraordinarias: Gastos realizados para mejorar la utilidad del activo, que incluyen:
- Reemplazos: gastos realizados para sustituir un nuevo componente importante por uno existente, generalmente extendiendo la vida útil del activo pero no su capacidad.
- Mejoras: Gastos realizados para sustituir un componente nuevo, mejorado y principal por uno existente, generalmente extendiendo la vida útil del activo y aumentando su capacidad.
- Adiciones: Gastos realizados para agregar un nuevo componente importante a un activo existente, que generalmente aumentan la capacidad del activo pero no extienden su vida útil.
- Reordenamientos: Gastos realizados para reestructurar un activo sin adición, reemplazo o mejora, donde el objetivo es crear nuevas capacidades pero no necesariamente extender la vida útil.
Es importante destacar que no existen líneas divisorias claras entre estas clasificaciones. La práctica general ha desarrollado algunos tratamientos comunes de estas clases de gastos. Implican registrar como gastos o capitalizar los gastos.
Gastos: El monto gastado reduce únicamente los ingresos del período actual y, por lo general, se aplica a reparaciones ordinarias. Por ejemplo:
Capitalizar: El valor en libros del activo se incrementa por el monto del gasto, lo que reduce los ingresos en períodos futuros a través de su efecto sobre el gasto de depreciación. Esto se puede lograr mediante uno de los siguientes enfoques:
1. Depreciación acumulada: la cantidad gastada se deduce directamente de la depreciación acumulada. Esto se aplica normalmente a los reemplazos. Por ejemplo:
2. Activo y depreciación acumulada: la cantidad gastada se divide entre la cuenta del activo y la depreciación acumulada. Normalmente, esto se aplica a las mejoras.
Además, el tamaño del débito a la depreciación acumulada es la cantidad cargada en períodos anteriores sobre el componente eliminado. A continuación se muestra un ejemplo.
3. Activo (bruto): la cantidad gastada se agrega a la cuenta de activos. Esto se aplica típicamente a adiciones y reordenamientos. Por ejemplo:
Estas reglas no se siguen de manera uniforme. Además, nunca se han abordado en las directrices o pronunciamientos de ningún organismo u organismo oficial. Sin embargo, hay pocos casos de abuso debido al hecho de que las cantidades involucradas son a menudo inmateriales.
Ejemplo
A continuación se ofrece un resumen de las categorías de gastos, sus efectos y su tratamiento típico.
