Cuenta contable material de oficina
Si tienes un pequeño negocio, registrar los suministros de oficina como gastos del negocio es algo que debes llevar. Los procedimientos de contabilidad de oficina y el mantenimiento de registros son importantes para que pueda preparar informes financieros internos y declaraciones de impuestos precisos. Aunque el Servicio de Impuestos Internos espera que usted pueda mostrar pruebas de cualquier gasto comercial que reclame, el saber exactamente cuánto dinero ha salido puede ayudar a reducir su responsabilidad fiscal.
¿Cómo se debe clasificar el material de oficina?
Los suministros de oficina incluyen papel de copia, cartuchos de tóner, formularios de negocios, bolígrafos, lápices, blocs de notas, sobres de cartas y otros suministros de escritorio. Normalmente se considera que el material de oficina es un gasto asociado con la administración de la empresa. Cuando se utiliza la base de acumulación de la contabilidad, se registra el material de oficina no utilizado en una cuenta de activos y se carga a una cuenta de gastos a medida que se utiliza.
Si no gasta mucho dinero en suministros de oficina, puede cargar el gasto en el momento de hacer la compra. Es importante distinguir entre los suministros de oficina, que son gastos y equipo de oficina que deben ser depreciados de acuerdo con El Balance de la Pequeña Empresa.
¿Qué es una cuenta de gastos?
En el mundo de la contabilidad, cada transacción de negocios involucra por lo menos dos cuentas. Un gasto es un costo en el que se incurre durante las actividades operativas normales de su negocio. De acuerdo con AccountingTools, cuando usted carga suministros de oficina como un gasto a una cuenta como la de Suministros de Oficina, usted acreditaría una cuenta de efectivo si pagara por los suministros con dinero en efectivo. Pero si utiliza una tarjeta de crédito o recibe una factura que tiene que pagar, registra el gasto de suministros de oficina en la cuenta de Cuentas por Pagar. En el plan de cuentas, la cuenta de Efectivo es una cuenta de activos corrientes. La cuenta de Suministros de oficina es una cuenta de gastos operativos y la de Cuentas por pagar es una cuenta de pasivos.
¿Por qué es importante registrar los débitos y créditos?
Los débitos aumentan el saldo de una cuenta de gastos, mientras que los créditos disminuyen el saldo de una cuenta de activos. Por ejemplo, si paga en efectivo por suministros de oficina y acredita la cuenta de efectivo, el saldo de la cuenta de efectivo disminuye. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad por partida doble, también se debe cargar la cuenta de Suministros de oficina, lo que aumenta el saldo de esa cuenta. Para cargar una cuenta, se hace la entrada en el lado izquierdo de la cuenta. Para acreditar una cuenta, se ingresa el monto en el lado derecho de la cuenta de acuerdo al Entrenador de Contabilidad.
¿Cómo se ajustan los asientos para los gastos prepagados?
Los artículos de oficina son típicamente gastos prepagados. Aunque los pagues cuando los compras, los usas gradualmente. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad de acumulación, el mes en el que se registra por primera vez una transacción podría no ser el período contable en el que realmente se produce el gasto. Por consiguiente, es necesario hacer un asiento de ajuste más tarde. Si inicialmente se registra el material de oficina como un activo, se convierte en un gasto cuando se utiliza. En ese caso, usted haría un asiento de ajuste en sus registros contables al final del período contable.
Por ejemplo, si utiliza suministros de oficina por valor de 200 dólares durante el mes, realizaría un asiento de ajuste para contabilizar un débito por ese monto en la cuenta de gastos de Suministros de oficina. También ingresaría un crédito por ese monto en la cuenta de activos de Suministros.