¿Qué es una cuenta de contrato?
Cuando un contratista ha aceptado un contrato, una cuenta separada es abierto para cada contrato, reuniendo todos los costes relacionados con un determinado contrato. A cada contrato se le asigna un número de serie, que se conoce como cuenta de contrato.
Explicación de la cuenta del contrato
Todos los gastos incurridos en el cumplimiento de un contrato (por ejemplo, materiales, salarios, gastos directos, costo de sub-contratos, costo de plantas especiales y gastos indirectos) se cargan a un contrato cuenta.
Del mismo modo, los gastos devengados o pendientes del contrato al final del período contable también se cargan en la cuenta del contrato. Al final del período contable, aparecerá lo siguiente en el lado del crédito de la cuenta:
- Materiales devueltos al proveedor
- Materiales y plantas devueltos a la tienda
- Materiales transferidos a otros contratos, robados, destruidos, vendidos o en mano
Los materiales y la planta robados o destruidos son pérdidas anormales y deben cargarse a la cuenta de pérdidas y ganancias.
De manera similar, las ganancias o pérdidas que surjan de la venta de la planta o los materiales también deben transferirse a la cuenta de pérdidas y ganancias por medio de partidas anormales.
Los otros elementos que se mostrarán en el lado del crédito de la cuenta del contrato son el precio del contrato (en contratos completados) y el trabajo en curso, que consiste en el valor del trabajo certificado y el costo del trabajo no certificado (en contratos incompletos).
Ejemplo de cuenta de contrato
A continuación se ofrece un ejemplo de cuenta de contrato.
Tratamiento de elementos específicos en una cuenta de contrato
Esta sección proporciona una descripción general del tratamiento de los diversos elementos que se incluyen en la cuenta del contrato.
(A) Materiales
El costo de los materiales comprados directamente o emitidos en las tiendas aparecerá en el lado de débito de la cuenta del contrato. Los materiales devueltos a proveedores y tiendas aparecerán en el lado del crédito.
Las cantidades recibidas por la venta de materiales excedentes se acreditarán en la cuenta del contrato, mientras que cualquier ganancia o pérdida que surja de ellos se transferirá a la cuenta de pérdidas y ganancias por concepto de partidas anormales.
Los materiales perdidos, robados o destruidos por accidente (por ejemplo, en un incendio) se cargarán a la cuenta de pérdidas y ganancias como pérdida anormal.
Los valores del material disponible al final del período contable aparecerán en el lado del crédito de la cuenta del contrato.
A veces, los materiales se transfieren de un contrato a otro. Si es así, el contrato que recibe los materiales se carga y el contrato que envía los materiales se acredita.
El siguiente ejemplo muestra cómo se deben tratar los diferentes elementos materiales en la cuenta del contrato.
Ejemplo
Una empresa contrató el contrato nº 5 para la construcción de un edificio de cines. Compró materiales para el contrato a un costo de $ 80,000.
Las emisiones de las tiendas fueron de $ 45,000. Los materiales valorados en $ 3.000 se devolvieron a las tiendas, mientras que los materiales que costaban $ 2.000 fueron robados y los que costaban $ 500 fueron destruidos por el fuego.
Los materiales que cuestan $ 5,000 se vendieron por $ 4,800. Se recibieron materiales por valor de $ 25,000 del Contrato No. 3, que se completó. Los materiales por valor de $ 1,000 se transfirieron al Contrato No. 15.
Los materiales disponibles al final del período contable se valuaron en $ 10,000.
Con base en la información anterior, muestre el tratamiento de los materiales en la Cuenta de Contrato No. 5.
Solución
(B) Costo laboral
Todo trabajador contratado en el lugar de un contrato en particular, independientemente de la naturaleza del trabajo que realice, es tratado como un trabajador directo y recibe su salario como salario directo. Dichos salarios se cargarán directamente al contrato particular.
Si un trabajador (generalmente el personal de supervisión) tiene dos o más contratos, su salario total puede distribuirse entre diferentes contratos en función del tiempo dedicado a cada uno (o sobre alguna otra base equitativa).
Los salarios devengados o pendientes al final del período contable deben aparecer en el lado de débito de la cuenta del contrato.
Ejemplo
Los siguientes datos están disponibles para el año que finalizó el 31 de marzo de 2019, relacionados con el Contrato No. 2, que comenzó el 1 de abril de 2018.
Los salarios directos representaron $ 85,000, mientras que los salarios acumulados totalizaron $ 12,000.
Muestre el tratamiento de estos elementos en la Cuenta de contrato No. 2.
(C) Planta especial
La planta comprada por un contratista para ejecutar el contrato puede dividirse en dos partes: planta especial y planta general.
Las plantas especiales se compran específicamente para un contrato en particular y se espera que se utilicen para ese contrato durante un período prolongado. El valor de la planta especial al inicio del período de uso (es decir, el costo original, incluidos los cargos de instalación o el valor reducido) se carga en la cuenta del contrato.
Al final del período contable, el valor de la planta después de proporcionar una cantidad adecuada de depreciación (es decir, valor depreciado) debe acreditarse en la cuenta del contrato.
De esta forma, la depreciación de la planta se carga automáticamente a la cuenta del contrato. Al calcular el valor de la planta disponible, también se debe considerar el valor de la planta devuelta a la tienda, la planta vendida y la planta destruida, entre otros.
Ejemplo
Se compró una planta con un costo de $ 80,000 para el Contrato No. 5 el 1 de abril de 2019.
Además, se devolvió a la tienda una planta que valía $ 4.000, mientras que una planta que costaba $ 4.000 se vendió por $ 6.000. Una planta por valor de $ 2,000 fue robada y otra por valor de $ 8,000 fue destruida por un incendio.
El valor de la planta disponible al final del año 31 de marzo de 2020 fue de $ 40.000.
Muestre cómo se trataría la planta en la Cuenta de contrato No. 5.
Solución
Ejemplo
Una empresa compró una planta para el Contrato No. 5 el 1 de julio de 2019 a un costo de $ 40,000.
Muestre el tratamiento de la planta en la cuenta del contrato depreciándola de la siguiente manera:
Debe asumir que las cuentas de la empresa se cierran el 31 de marzo de cada año.
Solución
Ejemplo
Un contratista compró una planta el 1 de abril de 2019 para el Contrato No. 3 a un costo de $ 100,000. Una planta que cuesta $ 20,000 se devolvió a las tiendas el 31 de diciembre de 2019.
Una planta que costaba $ 5,000 se perdió en un accidente el 30 de septiembre de 2019. Además, se descubrió que una planta que costaba $ 10,000 no era adecuada y se vendió inmediatamente a $ 11,500.
Muestre el tratamiento de la planta proporcionando una depreciación del 20% anual. Los libros se cierran el 31 de marzo de cada año.
Solución
(D) Planta general
A diferencia de una planta especial, una planta general se compra para su uso con dos o más contratos.
Para una planta general, se debe determinar una tasa de depreciación por hora, diaria, semanal o mensual, y la cantidad de depreciación se puede cargar a cada contrato de acuerdo con el uso real de la planta en el sitio del contrato.
El tratamiento de la depreciación de una planta general se ilustra en el siguiente ejemplo.
Ejemplo
Se compró una planta por $ 52,000 el 1 de abril de 2019. La vida útil esperada de la planta era de 5 años y, al final del quinto año, su valor de desecho será de $ 2,000.
La planta se utilizó durante 73 días para el Contrato No. 31. Muestre el tratamiento de la planta en la Cuenta del Contrato No. 31.
Solución
(E) Gastos directos
Todos los gastos en los que se haya incurrido específicamente para un contrato en particular (que no sean el costo de material y los salarios directos) son gastos directos y deben debitarse en la cuenta del contrato.
Entre los ejemplos de gastos directos se incluyen los gastos de alquiler de una planta especial (no propia), el transporte de los materiales adquiridos y los gastos de viaje relacionados con el contrato.
(F) Gastos indirectos
Algunos gastos no se pueden cargar directamente a un contrato en particular, incluido el salario del gerente general, el salario de un arquitecto contratado en varios contratos simultáneamente, el salario de un tendero y los gastos de tienda y oficina.
Dado que estos gastos se incurren en la empresa en su conjunto, deben distribuirse entre los diferentes contratos sobre una base equitativa.
(G) Costo de los subcontratos
Generalmente, el trabajo de carácter especializado (por ejemplo, construcción de carreteras, instalación de ascensores y uso de accesorios eléctricos) se transfiere a otro contratista por el contratista principal.
En tales casos, el trabajo realizado por el subcontratista constituye un cargo directo al contrato en cuestión, y el precio del subcontrato pagado debe debitarse en la cuenta del contrato.
(H) Costo del trabajo extra
A veces, en un contrato, el contratista puede requerir trabajo adicional (o variaciones en el trabajo originalmente contratado).
Dado que el trabajo adicional requerido no estará cubierto por los términos y condiciones del contrato original, estará sujeto a un cargo por separado. Si el trabajo adicional es sustancial, debe tratarse como un contrato separado y tratarse en una cuenta separada.
Si el trabajo adicional no es sustancial, los gastos incurridos en trabajo adicional deben cargarse a la cuenta del contrato como costo del trabajo adicional.
La cantidad adicional que el contratista ha acordado pagar al contratista debe agregarse al precio del contrato original.
(I) Precio del contrato
El precio del contrato es el precio acordado al que el contratista se compromete a ejecutar el contrato.
La cuenta del contrato se acredita con el precio del contrato si se ha completado. En tal caso, el monto del precio del contrato se carga en la cuenta personal del contratista y se acredita en la cuenta del contrato.
En los contratos incompletos, no se pasa ninguna entrada con respecto al precio del contrato.
(J) Trabajo en curso
Para un contrato incompleto, la cantidad de trabajo en progreso que se incluirá en el lado del crédito de la cuenta del contrato comprende:
- Trabajo certificado
- Trabajo realizado pero no certificado
(i) Trabajo certificado
En los contratos grandes, el contratista recibe periódicamente sumas de dinero del contratante. Estas sumas se pagan contra facturas emitidas por el arquitecto, agrimensor o ingeniero del contratista con respecto al valor del trabajo completado hasta el momento.
El trabajo completado por el contratista y certificado por el arquitecto o ingeniero del contratista se clasifica como trabajo certificado (o trabajo completado y certificado).
(ii) Trabajo realizado pero no certificado
El trabajo relacionado con un contrato incompleto que se ha realizado pero que aún no ha sido certificado por el ingeniero o arquitecto del contratista se conoce como trabajo no certificado (o trabajo realizado pero no certificado).
El trabajo realizado pero no certificado es el trabajo realizado desde la certificación más reciente y debe valorarse con base en el costo real.
En un contrato incompleto, la cantidad de trabajo en progreso (es decir, tanto el trabajo certificado como el trabajo realizado pero no certificado) al final del período contable se carga en la cuenta de trabajo en progreso y se acredita en la cuenta del contrato.
Al comienzo del siguiente período contable, esta cantidad se carga en la cuenta del contrato y se acredita en la cuenta de trabajo en curso.
(K) Retención de dinero
Generalmente, los términos del contrato especifican que la totalidad de la cantidad indicada por el certificado del arquitecto no se pagará al contratista. En cambio, el contratista retendrá un porcentaje específico (por ejemplo, 10% o 20%) hasta su finalización.
El dinero que se retiene de esta manera se denomina dinero de retención.
Para considerar un ejemplo, suponga que el valor total de la obra certificada es de $ 100.000 y se acuerda que el 20% de la obra certificada se retendrá hasta la finalización del contrato.
En este ejemplo, el contratista pagará $ 80 000 al contratista de inmediato y se quedará con $ 20 000 (20% de $ 100 000) como dinero de retención hasta la finalización del contrato.
Toca a los expertos
Finance Strategists lo conecta con los asesores financieros de confianza del país para ayudarlo con sus inquietudes financieras. Aprenda de un asesor financiero en Dubuque, IA o consulte nuestra página de asesores financieros para ver las áreas en las que atendemos.