Declaración de conciliación bancaria: definición
A estado de conciliación bancaria es preparado por un depositante (titular de la cuenta) para superar las diferencias en los saldos del libro de caja y del extracto bancario.
Otra definición es que un estado de conciliación bancaria es el proceso de contabilizar las diferencias entre el saldo según se indica en el estado de cuenta bancaria y el saldo de efectivo según los registros del depositante.
Declaración de conciliación bancaria: explicación
Uno de los procedimientos para establecer el saldo de caja correcto (y para controlar el efectivo) es la conciliación de los saldos de caja bancarios y contables.
El estado de conciliación bancaria explica la diferencia entre el saldo en los registros de la empresa y el saldo en los registros del banco. Cuando se complete, la conciliación debe mostrar el saldo de caja correcto.
Las diferencias pueden atribuirse a tres fuentes:
- Artículos en tránsito
- Errores
- Cargos por servicio
En el caso de los artículos en tránsito, estos surgen por varias circunstancias. La cuenta de la empresa puede contener una entrada de débito para un depósito que el banco no recibió antes de la fecha del estado de cuenta.
De manera similar, algunos cheques acreditados en la cuenta del libro mayor probablemente no hayan sido procesados por el banco antes de la fecha del extracto bancario. Los bancos a menudo registran otras disminuciones o aumentos en las cuentas y notifican al depositante mediante avisos por correo.
Los ejemplos incluyen cheques depositados devueltos por fondos insuficientes (NSF) o pagarés cobrados en nombre del depositante. Dado que estos elementos generalmente se informan a la empresa antes de la fecha del extracto bancario, rara vez aparecen en una conciliación.
Necesidades e importancia de la declaración de conciliación bancaria
La necesidad y la importancia de un estado de conciliación bancaria se deben a varios factores. Primero, los extractos bancarios de conciliación proporcionan un mecanismo de control interno sobre el efectivo.
Además, los extractos de conciliación bancaria ponen de manifiesto errores e irregularidades al tratar con el efectivo. Además, reflejan la posición real en términos de saldo bancario.
Los extractos de conciliación bancaria protegen contra el fraude en el registro de transacciones bancarias. También ayudan a detectar errores en el libro de caja y en el extracto bancario.
También explican cualquier retraso en el cobro de cheques e identifican transacciones válidas registradas por una parte pero no por la otra.
Formato de los extractos de conciliación bancaria
Los extractos de conciliación bancaria suelen tener el siguiente formato:
Sin embargo, si el libro de caja muestra un sobregiro (Cr. Saldo por libro de caja pero Dr. saldo por extracto bancario), la conciliación bancaria toma el siguiente formato:
Efecto de los intervalos de tiempo en los estados de conciliación bancaria
Se prepara un estado de conciliación bancaria al final del mes. Las entradas en el estado de cuenta dejan de ser causa de discrepancias pasados unos días.
Por ejemplo, si un empresario emite un cheque por $ 2500 a un proveedor el 28 de mayo, es muy posible que el proveedor no presente el cheque en su banco hasta, digamos, el 5 de junio.
El extracto bancario presentado por el empresario a finales de mayo no contendrá una entrada para el cheque, mientras que el libro de caja tendrá la entrada. Como resultado, se genera una diferencia de $ 2,500 entre los dos saldos.
Sin embargo, el 5 de junio, cuando el banco pague el cheque, la diferencia dejará de existir.
De manera similar, si un empresario deposita cheques el último día del mes, estos cheques pueden ser cobrados por su banco y mostrados en su extracto bancario tres o cuatro días después.
Si bien esto causará una discrepancia en los saldos al final del mes, la diferencia se corregirá automáticamente una vez que el banco cobre los cheques.
Por tanto, al final de cada mes, lo primero que hay que hacer es consultar el estado de conciliación bancaria elaborado al final del mes anterior. Los elementos que figuran en el mismo deben compararse con el nuevo extracto bancario para comprobar si se han compensado desde entonces.
Si es así, estas entradas no aparecerán en el estado de conciliación bancaria preparado al final del mes actual.
Este es un hecho importante porque resalta el estado del estado de conciliación bancaria. Un estado de conciliación bancaria es solo un estado de cuenta preparado para estar al día con el estado de cuenta bancario; no es en sí mismo un registro contable ni forma parte del sistema de partida doble.
Ejemplo
La siguiente es la columna bancaria de un libro de caja preparado por Sara Loren para mayo de 2017:
Recibió el siguiente extracto bancario de mayo de 2017:
Una comparación cuidadosa de los dos documentos anteriores indica lo siguiente:
(a) Los depósitos hechos por Sara Loren el 30 de mayo, $ 1.810, y el 31 de mayo, $ 2.220, no se han acreditado en el extracto bancario.
(B) Los cheques Nos. 789 y 791 por $ 5,890 y $ 920, respectivamente, no aparecen en el extracto bancario, lo que significa que no se habían presentado para su pago al banco al 31 de mayo.
(C) Un depósito de $ 5,000 recibido por el banco (e ingresado en el extracto bancario) el 28 de mayo no aparece en el libro de caja. Este debe ser un depósito directo recibido por el banco.
(D) El cheque depositado el 14 de mayo ($ 2,540) fue devuelto sin pagar el 17 de mayo. El libro de caja no contiene un registro de deshonor.
(mi) El pago de la orden permanente de $ 1,500 (alquiler) tampoco aparece en el libro de caja.
(F) El libro de caja no contiene un registro de cargos bancarios, $ 70, recaudados el 31 de mayo.
Evidentemente, el libro de caja debe actualizarse registrando los elementos (c) a (f) enumerados anteriormente. A continuación, se debe equilibrar el libro de caja completo. Después de hacer esto, aparecería de la siguiente manera:
El saldo de Dr. que se muestra en el libro de caja completo es de $ 7090, mientras que el extracto bancario muestra un Cr. saldo de $ 9,870. Por lo tanto, un estado de conciliación bancaria debe prepararse de la siguiente manera:
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