Un activo es un gasto que tiene utilidad a lo largo de múltiples períodos contables futuros. Si un gasto no tiene tal utilidad, en cambio se considera un gasto. Por ejemplo, una empresa paga su factura de electricidad. Este gasto cubre algo (electricidad) que solo tuvo utilidad durante el período de facturación, que es un período pasado; por lo tanto, se registra como gasto. Por el contrario, la empresa compra una máquina, que espera utilizar durante los próximos cinco años. Dado que este gasto tiene utilidad a lo largo de múltiples períodos futuros, se registra como un activo.
Si un activo fue comprado por una entidad, se registra en el balance. Sin embargo, algunos activos se adquieren a un costo tan bajo que es más eficiente desde una perspectiva contable cargarlos a gastos de una vez; de lo contrario, el personal de contabilidad debe hacer un seguimiento de estos activos a lo largo de varios períodos y determinar cuándo se han consumido y, por lo tanto, deben cargarse a gastos.
Cuando los activos se registran en el balance general de una empresa, se clasifican como activos a corto o largo plazo. Se espera que un activo a corto plazo se consuma en un año, mientras que los activos a largo plazo se consuman en más de un año. Ejemplos de activos a corto plazo son:
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Efectivo
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Valores negociables
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Gastos pagados por anticipado
Ejemplos de activos a largo plazo son:
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Tierra
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Edificios
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Equipo de oficina
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Muebles y accesorios
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Software
Algunos activos intangibles no se registran en el balance, a menos que hayan sido comprados o adquiridos. Por ejemplo, una licencia de taxi puede reconocerse como un activo intangible, porque fue comprada. Además, el valor de una lista de clientes que forma parte de un negocio adquirido puede registrarse como un activo. Sin embargo, el valor de una lista de clientes generada internamente no se puede registrar como un activo.
Un activo puede depreciarse con el tiempo, de modo que su costo registrado disminuya gradualmente durante su vida útil. Alternativamente, un activo puede registrarse a su valor total hasta el momento en que se consume. Un ejemplo del primer caso es un edificio, que puede depreciarse durante muchos años. Un ejemplo de este último caso es un gasto prepago, que se convertirá en gasto tan pronto como se consuma. Un activo que es de naturaleza a más largo plazo tiene más probabilidades de depreciarse, mientras que un activo que es de naturaleza a más corto plazo es más probable que se registre a su valor total y luego se cargue a gastos de una vez. El único tipo de activo que no se considera consumido y no se deprecia es la tierra. Se presume que el activo de la tierra continuará a perpetuidad.
Un activo no tiene que ser tangible (como una máquina). También puede ser intangible, como una patente o un copyright.
En un nivel menos definido, un activo también puede significar cualquier cosa que sea útil para una empresa o un individuo, o que producirá algún rendimiento si se vende o se alquila.
En el balance general de una empresa, el total de todos los activos se puede calcular sumando todos los pasivos y las partidas del capital contable.
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