¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es un plan corporativo que sigue las pautas del IRS para el reembolso de los gastos de los empleados, de modo que los pagos no se cuentan como ingresos personales. El plan se utiliza para evitar incluir pagos de reembolso en el Formulario W-2 de un empleado, o para retener impuestos sobre la renta.
Para ser clasificado como un plan responsable, el proceso de reembolso de gastos de un empleador debe cumplir con las siguientes reglas:
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Todos los gastos reembolsados deben tener una conexión comercial.
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El empleado debe rendir cuentas de manera adecuada al empleador por estos gastos dentro de un período de tiempo razonable, como por ejemplo, presentando un informe de gastos, al que se adjuntan los recibos de pago.
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El empleado debe reembolsar al empleador cualquier reembolso en exceso dentro de un período de tiempo razonable (generalmente se considera dentro de los 120 días posteriores al reembolso original). Cualquier reembolso en exceso es cualquier monto pagado al empleado que sea mayor que el monto documentado al empleador como gasto relacionado con el negocio.
Por ejemplo, un empleador reembolsa a un empleado el costo de viajar a un cliente, así como las comidas cuando el empleado trabaja hasta tarde en la oficina. La primera parte de estos reembolsos está cubierta por el plan contable, ya que existe una conexión comercial. Ese no es el caso de las comidas compradas mientras se trabaja hasta tarde, por lo que estos últimos reembolsos se clasifican como ingresos del empleado.
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