Definición de registro en el diario
Resumen de la entrada en el diario
Un asiento de diario se utiliza para registrar una transacción comercial en los registros contables de una empresa. Un asiento se suele registrar en el libro mayor; alternativamente, puede registrarse en un libro auxiliar que luego se resume y se transfiere al libro mayor. El libro mayor se utiliza entonces para crear estados financieros para la empresa.
La lógica de un asiento es registrar cada operación comercial en al menos dos lugares (lo que se conoce como contabilidad de partida doble). Por ejemplo, cuando se genera una venta por dinero en efectivo, esto aumenta tanto la cuenta de ingresos como la cuenta de efectivo. O, si compra bienes a cuenta, esto aumenta tanto la cuenta de cuentas por pagar como la cuenta de inventario.
Cómo escribir un asiento en el diario
La estructura de una anotación en el diario es:
Una línea de encabezamiento puede incluir un número de asiento y una fecha de entrada.
La primera columna incluye el número de cuenta y el nombre de la cuenta en la que se registra el asiento. Este campo se sangrará si es para la cuenta que se está abonando.
La segunda columna contiene el importe del débito que se va a registrar.
La tercera columna contiene el importe en el Haber que debe introducirse.
En una línea de pie de página también se puede incluir una breve descripción del motivo del asiento.
Así pues, el formato básico del asiento es:
Débito CréditoNombre de la cuenta / número
xx,xxx euros
Nombre de la cuenta / número
xx,xxx euros
Las reglas estructurales de un asiento son que debe haber un mínimo de dos partidas en el asiento y que el importe total que se introduzca en la columna del Debe sea igual al importe total introducido en la columna del Haber.
Por lo general, un asiento se imprime y se almacena en una carpeta de operaciones contables, con materiales de respaldo adjuntos que justifican el asiento. Los auditores externos pueden acceder a esta información como parte de su investigación de fin de año de los estados financieros de una empresa y los sistemas relacionados.
Tipos de asientos contables
Hay varios tipos de asientos, entre ellos los siguientes:
Ajuste de la entrada. Un asiento de ajuste se utiliza al final del mes para modificar los estados financieros a fin de que se ajusten al marco contable pertinente, como los principios de contabilidad generalmente aceptados o las normas internacionales de información financiera. Por ejemplo, se podrían acumular los salarios impagados a fin de mes si la empresa se basa en la contabilidad en valores devengados.
Entrada compuesta. Un asiento compuesto es aquel que incluye más de dos líneas de asientos. Se utiliza con frecuencia para registrar transacciones complejas, o varias transacciones a la vez. Por ejemplo, el asiento para registrar la nómina de sueldos suele contener muchas líneas, ya que implica el registro de numerosas obligaciones fiscales y deducciones de la nómina de sueldos.
Anulación del asiento. Normalmente se trata de un asiento de ajuste que se anula al comienzo del período siguiente, por lo general porque un gasto se iba a acumular en el período anterior y ya no se necesita. Así, una acumulación de salarios en el período anterior se anula en el período siguiente, para ser reemplazada por un gasto real de la nómina.
Por lo general, no se utilizan asientos para registrar transacciones comunes, como facturas de clientes o de proveedores. Esas transacciones se realizan mediante módulos de programas informáticos especializados que presentan un formulario estándar en línea para ser rellenado. Una vez que se ha rellenado el formulario, el software crea automáticamente el registro contable. Así pues, los asientos contables no se utilizan para registrar actividades de gran volumen.
Los asientos y la documentación adjunta deben conservarse durante varios años, por lo menos hasta que ya no sea necesario someter a auditoría los estados financieros de una empresa. El período mínimo de duración de los asientos debe incluirse en la política de archivo de la empresa.