Diario de recibos de efectivo: Definición
A diario de recibos de efectivo es un diario especial que se utiliza para registrar el efectivo recibido por una empresa de cualquier fuente. Las principales fuentes de recepción de efectivo en una empresa incluyen:
Explicación
El diario de recibos de efectivo se utiliza para registrar todas las transacciones que involucran el recibo de efectivo, incluidas las transacciones como las ventas en efectivo, el recibo de un préstamo bancario, el recibo de un pago a cuenta y la venta de otros activos como valores negociables.
La siguiente imagen muestra un diario de recibos de efectivo estándar. Como muestra el ejemplo, un diario de recibos de efectivo típico consta de muchas columnas. Esto es necesario porque hay numerosas transacciones que conducen a la recepción de efectivo.
Las columnas de débito en un diario de recibos de efectivo siempre incluirán una columna de efectivo y, muy probablemente, una columna de descuento de ventas. Se pueden usar otras columnas de débito si la empresa se involucra habitualmente en una transacción en particular.
En el siguiente ejemplo, la única otra columna de débito es la columna de otras cuentas. Esta columna se divide en tres partes:
- Una columna para el nombre de la cuenta
- Una columna para la referencia de la publicación (en este caso, etiquetada como «Ref.»)
- Una columna para la cantidad.
Si lo desea, el área para el nombre de la cuenta en esta columna se puede reemplazar con un área para los números de cuenta.
Las columnas de crédito en un diario de cobros en efectivo suelen incluir tanto las cuentas por cobrar como las ventas. Nuevamente, se pueden usar otras columnas dependiendo del tipo de transacciones de rutina en las que se involucre la empresa.
En nuestro ejemplo, la única otra columna de crédito que aparece en el diario de recibos de efectivo es para todas las demás cuentas. Está configurada de la misma manera que la otra columna en el lado del débito, excepto que el área del título de la cuenta se reemplaza por una «Ref.» columna.
Para obtener más información sobre cómo se utilizan los diarios de recibos de efectivo, consideremos un ejemplo.
Suponga que, durante junio, Fortune Retail Store realizó las siguientes transacciones relacionadas con recibos de efectivo:
1 ° de Junio: Las ventas en efectivo totalizaron $ 506
2 de junio: Recaudado de Perry Alexander (cuenta nº 17) $ 184,61 de la venta realizada en mayo. No se permiten descuentos de ventas
10 de junio: La empresa vendió valores negociables por $ 2,000 que fueron comprados por $ 1,800
12 de junio: $ 1,470 recaudados en la cuenta de Thomas Hunter (cuenta n. ° 4), se permite un descuento de ventas de $ 30
15 de Junio: Las ventas en efectivo totalizaron $ 1,200
20 de junio: Se recaudaron $ 1,421 a cuenta de Jerry Myers (cuenta n. ° 26). Se permite un descuento de ventas de $ 29
22 de junio: Reembolso del anticipo del empleado de $ 200
30 de Junio: Cobro a cuenta de William Young (cuenta nº 15). El total recibido es $ 3.947,27, lo que representa un saldo pendiente de $ 147,37 el 1 de junio y la venta posterior el 18 de junio. No se permiten descuentos.
Para registrar estas transacciones en un diario de recibos de efectivo, cada una de estas transacciones se ingresa secuencialmente en el diario en la columna correspondiente.
Por ejemplo, la venta en efectivo del 1 de junio se registra en el diario de recibos de efectivo ingresando primero el 1 de junio en la columna de la fecha. Las ventas en efectivo se ingresan en la columna de explicación. La cantidad de $ 506 se coloca tanto en la columna de débito en efectivo como en la columna de crédito de ventas.
En este ejemplo, no es necesario realizar una entrada en la columna de la cuenta acreditada. Esto se debe a que la entrada en las columnas de efectivo y ventas deja en claro que se trata de una venta en efectivo. Otras entradas se realizan de forma similar.
Formato / Modelo de diario de recibos de efectivo
Dependiendo de los requisitos de una empresa, se utilizan diferentes formatos para un diario de recibos de efectivo. Para ayudarlo a comprender el procedimiento de grabación, a continuación se proporciona un formato simple.
A continuación, se ofrece una descripción general del propósito de cada columna en la muestra que se muestra arriba:
1. Columna de fecha: Se utiliza para registrar la fecha en la que la empresa recibe el efectivo.
2. Columna Cuentas acreditadas: Se utiliza para ingresar el título de la cuenta respectiva en la que se recibe el efectivo.
3. Publicación de la columna de referencia: Se utiliza para escribir el número de la cuenta contable en el momento de la contabilización.
4. Columna de efectivo: Se utiliza para registrar la cantidad total de efectivo recibido.
5. Columna de descuento: Se utiliza para registrar la cantidad de descuento por pronto pago permitido en el momento de recibir el efectivo.
6. Columna de ventas: Se utiliza para registrar la venta de mercancías en efectivo.
7. Columna de cuentas por cobrar: Se utiliza para registrar el efectivo recibido de los clientes.
8. Columna de cuentas diversas: Se utiliza para registrar los créditos en cualquier cuenta para la que no hay una columna especial (por ejemplo, recibo de intereses, recibo de efectivo por la devolución de mercadería comprada en efectivo, etc.).
Ejemplo
Para el año 2016, registre las siguientes transacciones en un diario de recibos de efectivo:
01 de diciembre: Recibió $ 500 de A & Co. en la liquidación total de su cuenta de $ 525
04 de diciembre: Recibió $ 4,600 de Sam & Co. y permitió un descuento de $ 50
08 de diciembre: Recibió $ 150 como interés de la inversión
15 de diciembre: Ventas al contado durante la primera mitad del mes $ 1,800
23 de diciembre: Recibió un pago de $ 700 de A & Co. por bienes vendidos a cuenta y un descuento permitido de $ 30
24 de diciembre: Vendió suministros de oficina por dinero en efectivo $ 70
25 de diciembre: Recibió $ 1,600 en efectivo de Beauty Supply Corporation y se le permitió un descuento por pronto pago de $ 100
31 de diciembre: Ventas al contado para la segunda mitad del mes $ 2,200
Solución
Contabilización del diario de recibos de efectivo en cuentas contables
El procedimiento para contabilizar el diario de cobros en efectivo se describe a continuación:
- El total de la columna de efectivo se registra como un débito en la cuenta de efectivo en el libro mayor.
- El total de la columna de ventas se registra como un crédito en la cuenta de ventas en el libro mayor.
- Los montos en la columna de cuentas por cobrar (A / C RA) representan el efectivo recibido de los deudores. Estos importes se contabilizan en las cuentas del cliente individual en el libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
- El total de la columna de cuentas por cobrar se contabiliza como un crédito en la cuenta de cuentas por cobrar en el libro mayor.
- Cada monto en la columna de misceláneas se registra como un crédito en la cuenta correspondiente en el libro mayor. No se contabiliza el total de las diversas cuentas.
- No se contabiliza ninguno de los importes individuales de las columnas de efectivo y ventas.
Al igual que con otros diarios, el diario de cobros en efectivo se contabiliza en dos etapas. Cualquier asiento en la columna de cuentas por cobrar debe registrarse en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarias diariamente.
Esto asegura que las cuentas de los clientes individuales estén actualizadas y reflejen con precisión el saldo adeudado en esa fecha.
A medida que se registran estas cuentas, el número de cuenta se ingresa en la columna de referencia de publicación. En el libro mayor subsidiario, la referencia de publicación es “CR-8”, lo que indica que las entradas provienen de la página 8 del diario de recibos de efectivo.
Al final del mes, se suman las diferentes columnas del diario de cobros en efectivo. Los totales de todas las columnas de montos (que no sean de la otra columna de la cuenta) se registran en las cuentas del libro mayor correspondientes.
Nuevamente, en las cuentas del libro mayor, se registra la referencia de publicación “CR-8” para indicar que estas entradas provienen de la página 8 del diario de recibos de efectivo.
Los montos en la columna de otras cuentas deben contabilizarse con precisión. Aunque estos montos se publican a menudo al final del mes, podrían publicarse con más frecuencia. A medida que se publican, los números de cuenta se colocan en la columna de referencia de la publicación.
Se coloca un cheque debajo del total de esta columna ya que este total se contabiliza neto.
Las contabilizaciones se muestran en el ejemplo anterior para las cuentas del libro mayor: efectivo, cuentas por cobrar, valores negociables y dos cuentas por cobrar del libro mayor subsidiario seleccionadas (a saber, Perry Alexander y Thomas Hunter).
Comuníquese con los profesionales
En resumen, el diario de recibos de efectivo gestiona todas las entradas de efectivo de una empresa. Por lo general, es donde puede rastrear cualquier efectivo recibido por una empresa. Obtenga más información sobre esto cuando se conecte con un asesor financiero en South Burlington, VT o navegue por nuestra página de asesores financieros para obtener una lista de los lugares a los que prestamos servicios actualmente.