Diario de ventas: Definición
A diario de ventas se utiliza para registrar la mercadería vendida a cuenta. Cualquier asiento relacionado con la venta de mercadería por efectivo se registra en el diario de recibos de efectivo.
Diario de ventas: Explicación
Al igual que con el diario de compras, solo se registran las ventas a crédito al preparar un diario de ventas. Las ventas en efectivo se registran en el libro de caja.
Cabe señalar que las ventas de bienes se registran en el diario de ventas. Sin embargo, las ventas de activos como terrenos, edificios y muebles no se registran en el diario de ventas porque se venden con poca frecuencia.
Por otro lado, los activos vendidos en efectivo se registran en el libro de caja y las ventas de activos a crédito se registran en el diario correspondiente.
Formato de diario de ventas
El diario de ventas tiene cinco columnas para registrar la información necesaria relacionada con las ventas a crédito. Su formato se da a continuación.
A continuación, se ofrece una descripción general de las columnas del diario de ventas:
- Columna de fecha: Registra la fecha de las ventas realizadas a cuenta
- Columna de débito de la cuenta: Registra el título de los clientes (título de la cuenta) a los que se vende la mercancía a cuenta
- Columna de número de factura: Registra el número de factura relacionado con las ventas a crédito.
- Publicación de la columna de referencia: Registra los números de cuenta en el momento de contabilizar los asientos del diario de ventas en las cuentas del libro mayor.
- Columna de cantidad: Registra la cantidad de mercadería vendida
Contabilización de asientos desde el diario de ventas a los libros mayores
Las entradas del diario de ventas se contabilizan en el libro mayor auxiliar y en el libro mayor general de cuentas por cobrar. El procedimiento de publicación se explica a continuación.
Al final de cada mes (o en intervalos fijos), se agrega la columna de monto del diario de ventas y el total se registra como un débito en las cuentas por cobrar y un crédito en la cuenta de ventas en el libro mayor.
A su vez, los asientos individuales en el diario de ventas se contabilizan en las cuentas respectivas en el libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
Ejemplo
El diario de ventas, a veces llamado diario de ventas a crédito, se utiliza para registrar todas las ventas realizadas a cuenta. El diario de ventas de Fortune Store se muestra a continuación. Todas las ventas a cuenta de junio se muestran en este diario; las ventas en efectivo se registran en el diario de cobros en efectivo.
Las facturas de venta son las entradas principales en el diario de ventas. En este ejemplo, asumiremos que todas las ventas se realizan en términos de 2/10, n / 30 y que se utiliza el método bruto para registrar los descuentos de ventas. De esta manera, cada cuenta por cobrar se muestra en su monto total.
Dado que el diario de ventas se usa exclusivamente para registrar ventas a crédito, la última columna (es decir, la columna de monto) representa tanto un débito a cuentas por cobrar como un crédito a ventas.
El siguiente ejemplo también muestra cómo se realizan las contabilizaciones desde el diario de ventas a las cuentas de la subsidiaria y del libro mayor. Cada venta individual se contabiliza en su cuenta subsidiaria correspondiente. Después de la contabilización, el número de cuenta o un cheque se coloca en la columna de referencia de publicación (Ref. De publicación).
La publicación Ref. La columna en el libro mayor subsidiario y las cuentas de control tiene la etiqueta SJ-1 para representar la página 1 del diario de ventas. Las contabilizaciones en el libro mayor subsidiario deben realizarse diariamente para garantizar que la administración tenga un conocimiento actualizado sobre cuánto debe cada cliente.
Este conocimiento se puede utilizar para garantizar que los clientes individuales no hayan excedido sus límites de crédito.
Al final del mes, se totaliza la columna de cantidad en el diario. Este total luego se contabiliza como un débito en la cuenta de control de cuentas por cobrar y como un crédito en la cuenta de ventas del libro mayor.
En la ilustración que se muestra en el siguiente ejemplo, el total de la columna de monto es $ 11,152.50. Los números debajo de esta cantidad son los números de cuenta para cuentas por cobrar (1110) y ventas (4011). Finalmente, al final del mes, se prepara el balance de prueba de las cuentas por cobrar.
Ejemplo
Las transacciones relacionadas con la venta de mercadería a cuenta completadas por Crescent Company durante el mes de marzo de 2016 se muestran a continuación:
01 de marzo: Vendió mercadería a cuenta a Z & Co. $ 1,120, factura No. 110
08 de marzo: Vendió mercadería a cuenta a John & Sons $ 3,140, factura No. 111
20 de marzo: Vendió mercadería a cuenta a John & Sons $ 6,400, factura No. 112
28 de marzo: Vendió mercadería a cuenta a Sam Corporation $ 2,300, factura No. 113
Requerido:
- Registre las transacciones anteriores en el diario de ventas.
- Registrar los asientos del diario de ventas en (a) el libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar y (b) el libro mayor general
- Preparar un calendario de cuentas por cobrar.
Solución
1. Diario de ventas
2 (a). Libro mayor subsidiario de cuentas por cobrar
2 (b). Libro mayor
3. Cuadro de cuentas por cobrar
Ventajas
El uso de un diario de ventas reduce significativamente la cantidad de trabajo necesario para registrar transacciones en un sistema manual. Solo se necesita una línea para registrar cada transacción. Tampoco es necesario escribir una explicación de la transacción porque solo se registran las ventas a crédito.
Finalmente, se reduce la cantidad de tiempo necesario para publicar entradas. Aunque cada transacción debe registrarse en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarias, solo los totales del mes deben registrarse en las cuentas del libro mayor.
Si se utiliza un diario general para registrar las ventas a crédito, cada transacción debe contabilizarse tanto en la subsidiaria como en las cuentas del libro mayor. Incluso para una empresa con solo varios cientos de ventas al mes, el uso de un diario de ventas puede ahorrar un tiempo considerable.
