¿Qué es una deuda incobrable?
La deuda incobrable es una cantidad de deuda que una empresa no puede recuperar de sus deudores. Al final de cada ejercicio financiero, la mayoría de las empresas que ofrecen crédito a sus clientes tienen cantidades importantes que les adeudan sus deudores.
Por experiencia, todos los gerentes saben que no todas las cantidades que se muestran en el balance general como cuentas por cobrar comerciales (o deudores) se recuperarán en el próximo período financiero. Algunos deudores invariablemente dejarán de pagar las cantidades adeudadas.
¿Por qué las empresas necesitan provisiones para las deudas incobrables?
Es casi imposible decir, con un alto grado de precisión, qué deudor dará lugar a una deuda incobrable.
Sin embargo, para evaluar la ganancia o pérdida de un año, es importante cargar una cantidad contra la cuenta de pérdidas y ganancias de ese año para cubrir tanto las deudas incobrables que se han cancelado durante el año como las que se conocerán solo el próximo año, pero que surgieron de las ventas del año en curso.
Para aclarar, considere el ejemplo del Sr. David. Durante 2014, el Sr. David canceló $ 9,200 como deudas incobrables, específicamente como montos adeudados por varios deudores que murieron o se declararon en bancarrota.
El 31 de diciembre de 2014, los deudores del Sr. David ascendían a 280.000 dólares (después de cancelar 9.200 dólares). Él estima que de estos $ 280,000, aproximadamente el 2% resultará ser deudas incobrables en 2015.
Es importante señalar que el Sr. David ha sufrido dos pérdidas. En primer lugar, la pérdida de $ 9.200, que ya fue cancelada y aparece como saldo deudor en la cuenta de insolvencias.
En segundo lugar, existe otra pérdida casi segura del 2% de $ 280.000 ($ 5.600), que deberá cancelarse en 2015. Sin embargo, esta deuda (o estas deudas) surgió de las ventas realizadas en 2014.
Por lo tanto, sería incorrecto cargarlo como deuda incobrable en la cuenta de pérdidas y ganancias de 2015. En su lugar, debe cargarse a la cuenta de pérdidas y ganancias de 2014.
A finales de 2014, no se sabe qué deudor específico dejará de pagar sus deudas en 2015, aunque se sabe, por experiencia pasada, que algunos deudores ciertamente no pagarán.
Por esta razón, no será apropiado acreditar la cuenta personal de ningún deudor en particular al final de un año financiero por deudas incobrables esperadas.
Con este fin, se abre una nueva cuenta en los libros denominada provisiones para deudas incobrables cuenta, o provisiones para cuenta deudores dudosos. Cuando esta cuenta se abre por primera vez (generalmente al final de un año financiero), se realiza la siguiente entrada:
- Dr. cuenta de pérdidas y ganancias
- Cr. Provisiones para la cuenta de insolvencias, con el monto de las insolvencias anticipadas.
Al final de cada año financiero subsiguiente, el saldo de la cuenta de provisión para insolvencias se ajusta al nivel correcto de insolvencias esperadas para el año siguiente.
Es importante señalar que las provisiones para cuentas incobrables se utilizan solo para mantener una provisión. Se ajusta al final de cada año; no se utiliza para registrar la cancelación real de deudas incobrables, que deben pasar por la cuenta de deudas incobrables.
Ejemplo
La siguiente información fue tomada de los libros del Sr. David, un mayorista:
- Deudores comerciales a finales de 2014: 280.000 dólares
- Deudas incobrables canceladas en 2014: $ 1,240
- Deudas incobrables canceladas en 2015: $ 5,420
- Deudores comerciales a finales de 2015: $ 350.000
- Deudas incobrables canceladas en 2016: $ 7,150
- Deudores comerciales, a finales de 2016: $ 460.000
El Sr. David desea mantener una provisión para deudas incobrables al 2% de los deudores comerciales.
Requerido: Prepare las provisiones del Sr. David para cuentas incobrables, cuentas incobrables canceladas, las porciones relevantes de la cuenta de pérdidas y ganancias para 2014, 2015 y 2016, y la porción relevante del balance general al final de cada año.
Para el año 2014
Las deudas incobrables canceladas son $ 1240. Los deudores al final del año son $ 280.000. Las provisiones para deudas incobrables al 2% de este monto ascenderían a $ 5,600. Los asientos del diario para registrar estos hechos se dan de la siguiente manera:
Para el año 2015
Las deudas incobrables efectivamente canceladas en el año ascienden a 5.420 dólares. Los deudores al final del año son $ 350,000. Las provisiones para deudas incobrables al 2% de este monto ascenderían a $ 7.000.
Sin embargo, dado que ya existe una provisión de $ 5,600, que se adelantó del año anterior, necesitamos crear una provisión adicional de solo $ 1,400 (es decir, $ 7,000 menos $ 5,600).
Es muy posible que de las deudas incobrables canceladas en 2015 (es decir, $ 5,420), algunas puedan estar relacionadas con las ventas del año anterior.
Pero habiendo ya debitado la cantidad total de $ 5,420 a la cuenta de pérdidas y ganancias del año 2015, solo necesitamos ajustar las provisiones del año anterior para deudas incobrables al nivel deseado al final del año actual haciendo una entrada para la diferencia.
Teóricamente hablando, la forma correcta de manejar las deudas incobrables dadas de baja en un año, que se sabe que han surgido en el año anterior, sería realizar las siguientes entradas:
- Dr. provisiones para cuentas incobrables
- Cr. cuenta personal del deudor correspondiente
Es comprensible que una deuda incobrable no deba cargarse en la cuenta de gastos de deudas incobrables. Esto se debe a que esa cuenta se cargó el año anterior.
El efecto de la entrada anterior es que el saldo acreedor de las provisiones para la cuenta de insolvencias disminuiría. Ahora, al final del año en curso, será necesario crear una nueva provisión para que la cuenta de provisiones vuelva al nivel deseado del porcentaje dado.
Esto significa que la entrada de débito que pasará por la cuenta de pérdidas y ganancias del año actual tendrá que ser mayor.
Para entender esta afirmación, consideremos un ejemplo. Suponga que de $ 5,420 cancelados como deudas incobrables en el año 2015, $ 4,100 están relacionados con el año 2014. Esto significa que solo $ 1,320 ($ 5,420 menos $ 4,100) están relacionados con el año 2015.
Ahora, si debitamos la cuenta de gastos por deudas incobrables del año 2015 con solo $ 1,320 y debitamos las provisiones para la cuenta de deudas incobrables con $ 4,100, esto reducirá el saldo de la cuenta de provisiones a $ 1,500 (saldo b / f $ 5,600 menos $ 4,100).
Al final del año 2015, dado que necesitamos aumentar las provisiones para deudas incobrables al 2% de los deudores (es decir, $ 7,000), necesitaremos debitar la cuenta de gastos de deudas incobrables del año 2015 con $ 5,500 (es decir, $ 7,000 menos $ 1,500).
Por lo tanto, el débito total a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio 2015 por insolvencias sería de $ 1.320 (dados de baja como insolvencia) más $ 5.500 (aumento de provisiones para insolvencias), que asciende a $ 6.820. Compare esto con el siguiente tratamiento.
Cuando se incurre en una deuda incobrable, independientemente de cuándo surgió, se debe debitar la cuenta de gastos de la deuda incobrable. Al final del año, simplemente deberíamos ajustar la provisión para deudas incobrables al nivel requerido.
Bajo este tratamiento contable, $ 5,420 se cancelarían como deudas incobrables, y las provisiones para deudas incobrables aumentarían de $ 5,600 a $ 7,000. Es decir, se haría una provisión adicional por solo $ 1.400.
Por lo tanto, el débito total a la cuenta de pérdidas y ganancias del año 2015 ascendería a $ 6,820 ($ 5420 + $ 1,400). Esta es la misma cifra a la que llegamos con el tratamiento anterior (y más complejo).
Teniendo en cuenta lo anterior, a finales de 2015, no es necesario crear una nueva provisión para insolvencias al 2% de los deudores pendientes. Solo necesitamos aumentar la provisión de $ 5,600 a $ 7,000.
El efecto neto de este ajuste es que en la cuenta de pérdidas y ganancias del año 2015 se cargan las verdaderas deudas incobrables del año 2015.
Los asientos del diario para registrar estos dos hechos se muestran a continuación.
Para el año 2016
Las deudas incobrables efectivamente canceladas en el año ascienden a $ 7,150. Los deudores al final del año son $ 460.000. Las provisiones para deudas incobrables al 2% de este monto ascenderían a $ 9,200.
Sin embargo, dado que ya existe una provisión por $ 7,000 traída del año anterior, necesitamos crear una provisión adicional de solo $ 2,200 (es decir, $ 9,200 menos 7,000).
Los asientos del diario para registrar estos dos hechos se dan de la siguiente manera:
