Pregunta
¿Cuáles son los principales requisitos de un buen sistema presupuestario y qué pasos son necesarios para la instalación del presupuesto?
Respuesta
Los siguientes factores son necesarios para el control presupuestario:
1. Objetivos
El primer requisito para el presupuesto son objetivos bien definidos. Estos deben basarse en el sistema organizativo a través del cual se fijan las responsabilidades.
2. Cooperación de la alta dirección
El éxito del sistema presupuestario depende de la cooperación activa y la comprensión de la alta dirección. El presupuesto es una forma de planificación que depende de las políticas comerciales, que son competencia exclusiva de la alta dirección.
3. Asignación de responsabilidades
El éxito de un buen presupuesto requiere una delimitación explícita de responsabilidades entre los empleados de la organización. Cuando no se especifican las responsabilidades, no es posible un control efectivo de las actividades comerciales.
4. Cooperación de los empleados y la dirección
Este es un factor esencial para el control presupuestario. Además, los méritos de la cooperación deben explicarse a los empleados.
5. Control activo y continuo de actividades
El propósito del control presupuestario es controlar las actividades. Esto depende de las actividades de control y seguimiento constantes.
6. Determinación del período presupuestario
El período presupuestario establecido depende de la naturaleza del negocio. Cuando la naturaleza del negocio es estacional, es deseable un presupuesto de ventas estacional. En general, el período presupuestario es de un año.
7. Disponibilidad de información para la previsión empresarial
Los presupuestos adecuados dependen de la previsión, que a su vez se basa en información actualizada. Los presupuestos no se pueden implementar cuando la información requerida no está disponible.
8. Formación del Comité de Presupuesto
Los presupuestos eficaces requieren la cooperación total de todos los ejecutivos. La dirección y ejecución de todos los procedimientos presupuestarios generalmente se delegan a un comité de presupuesto.
Las principales áreas de operación de un comité de presupuesto son:
- Recibir y revisar estimaciones presupuestarias individuales
- Sugerir revisiones
- Decidir las políticas generales
- Aprobar presupuestos y revisiones posteriores
- Reciba y analice informes presupuestarios
- Recomendar acción para corrección y eficiencia.
Pasos en la instalación económica
Se requiere una planificación cuidadosa para la instalación del presupuesto. Se deben seguir los siguientes pasos para instalar el sistema presupuestario:
1. Centros presupuestarios: Son centros dedicados al control presupuestario. Deben formarse centros presupuestarios para cada presupuesto para el que se preparan presupuestos, y deben establecerse con la cooperación activa de los respectivos departamentos.
2. Disponibilidad de datos contables: El requisito clave para un sistema de control presupuestario es que toda la información contable relevante debe estar fácilmente disponible.
3. Organigrama: Se debe preparar un organigrama para asignar las responsabilidades funcionales de cada miembro de la organización. Este cuadro dependerá del tamaño y la naturaleza del negocio.
4. Comité de presupuesto: En una organización grande, se forma un comité de presupuesto que formula las políticas, los procedimientos y el programa general que debe seguir la organización en cuestión.
La organización trabajará de acuerdo con estos procedimientos. El comité de presupuesto está compuesto por varios jefes de departamento, incluido el gerente de ventas, el gerente de producción, el ingeniero jefe, el tesorero, etc.
5. Formación del manual presupuestario: El manual de presupuesto es un documento que establece las responsabilidades de los empleados encargados de realizar el trabajo deseado. El manual de presupuesto contiene la siguiente información.
- Periodo presupuestario
- Fecha de recepción de las estimaciones presupuestarias de los diferentes departamentos.
- Fecha de revisión, revisiones e instrucciones recibidas de la alta dirección
- Metodología contable a seguir
- Formatos de presupuesto
- Procedimiento de preparación de estados financieros
- Procedimiento para informar a la alta dirección
6. Factores presupuestarios: Estos también se conocen como factores clave o factores limitantes. Los factores presupuestarios tienen una importancia vital porque determinan las prioridades en los presupuestos funcionales.
7. Período presupuestario: El período presupuestario es el tiempo específico para el cual se preparan y emplean los presupuestos. El período presupuestario puede ser corto o largo según la naturaleza y el tamaño de la empresa.
