Gastos acumulados: definición
Gastos acumulados son gastos en los que se ha incurrido (es decir, cuyos beneficios o servicios ya se han recibido) pero que no se han pagado.
Una definición alternativa de gastos devengados es que son gastos en los que se ha incurrido pero que no se han registrado, por lo que es necesario ajustar asientos y la inclusión de elementos tales como gastos por intereses, gastos por sueldos y gastos por impuestos.
Gastos acumulados: explicación
La mayoría de las empresas registran los gastos en sus libros de cuentas solo cuando se pagan. Por ejemplo, el primer asiento contable para registrar un gasto de electricidad no se realiza cuando se recibe una factura de electricidad, sino cuando se paga.
Por lo tanto, en la mayoría de los casos, los saldos de las cuentas de gastos como electricidad, teléfono y salarios, como se muestra en el saldo de prueba de fin de año, representan los montos realmente pagados durante el año.
Es común que las facturas se reciban después del final del año, que en realidad se relacionan con un servicio recibido antes del final del año.
El balance de prueba, por supuesto, no tendrá registro de la factura y, sin embargo, sería un error ignorar el gasto involucrado al preparar la cuenta de pérdidas y ganancias del año.
Los gastos acumulados incluyen partidas como gastos por intereses, salarios, gastos de impuestos, gastos de alquiler o cualquier otro gasto incurrido en un período contable que se pagará en períodos posteriores.
Se deben realizar asientos de ajuste para estos conceptos con el fin de reconocer el gasto en el período en el que se incurra, aunque el efectivo no se pagará hasta el período siguiente.
Al igual que los ingresos acumulados, los gastos acumulados se producen de forma continua. Sin embargo, para simplificar el proceso contable, se registran solo al final del período contable. Esto se realiza reconociendo una partida devengada por pagar y una partida de gasto correspondiente.
Ejemplo
Considere el ejemplo del Sr. John, un mayorista. El Sr. John instaló un teléfono en su tienda en agosto de 2019. Recibió las siguientes facturas:
- Factura de agosto, recibida y pagada en septiembre: $ 750
- Factura de septiembre, recibida y pagada en octubre: $ 840
- Factura de octubre, recibida y pagada en noviembre: $ 910
- Factura de noviembre, recibida y pagada en diciembre: $ 960
- Total: $ 3,460
La factura de diciembre no se había recibido al 31 de diciembre de 2019 cuando se equilibró el libro mayor y se extrajo un saldo de prueba. La cuenta de teléfono, por lo tanto, mostró un saldo de Dr. de $ 3,460 (como arriba).
Una vez elaborado el balance de prueba, llegó la factura de diciembre, que era de $ 870.
La situación, por lo tanto, es que el balance de prueba indica que los gastos telefónicos del año ascendieron a $ 3.460; sin embargo, de hecho, el verdadero gasto telefónico durante el año fue de $ 4,330 ($ 3,460 + $ 870).
Si bien la factura de diciembre no se ha registrado en los libros, lo cierto es que se ha recibido el servicio y, por tanto, se ha incurrido en gastos.
En segundo lugar, también está el hecho de que a pesar de la ausencia de una divulgación en el balance de prueba del Sr.John, el 31 de diciembre de 2019 debe $ 870 a la compañía telefónica por servicios que ya se han consumido.
Por lo tanto, se deduce que el balance de prueba del Sr. John debe ajustarse para dos detalles:
- Para demostrar que el gasto telefónico real es mayor que la cantidad que se muestra en el saldo de prueba.
- Para demostrar que existe una obligación por parte del Sr. John de pagar la factura de diciembre que no se revela en su balance de prueba.
Asientos de diario para registrar los gastos acumulados
El asiento contable requerido para llevar los gastos acumulados a los libros es:
- Dr. la cuenta de gastos correspondiente
- Cr. la cuenta de gastos acumulados (una cuenta recién abierta)
Con el monto del gasto acumulado en el caso del Sr.John, el asiento del diario sería:
El efecto de la entrada de diario anterior sería doble:
- Al preparar la cuenta de pérdidas y ganancias, el gasto telefónico se mostrará en $ 4,330 ($ 3,460 + $ 870)
- Al preparar el balance, el gasto telefónico devengado, que asciende a $ 870, se registrará como un pasivo corriente.
Gastos por intereses acumulados
El asiento de diario de los gastos por intereses devengados corresponde al asiento de los ingresos por intereses devengados. Sin embargo, en este caso, se registran una cuenta por pagar y un gasto en lugar de una cuenta por cobrar y un ingreso.
Por ejemplo, suponga que el 1 de julio de 2019, Dogget Company pidió prestados $ 10,000 de un banco local. Tanto el principal como los intereses se pagan en cuatro cuotas trimestrales, a partir del 1 de octubre de 2019.
La serie de asientos de diario hasta el 2 de enero de 2020, incluido el asiento de diario de ajuste del 31 de diciembre de 2019, se muestra en la siguiente tabla.
En el ejemplo anterior, el pagaré y los intereses se pagan trimestralmente. El interés se basa en el saldo de principal pendiente anterior del pagaré.
Por lo tanto, el 1 de octubre de 2019, el gasto por intereses es de $ 200, o el 8%, de $ 10,000 por 3 meses. El gasto por intereses para el próximo trimestre se basa en el nuevo saldo en la cuenta de pagarés de $ 7,500.
Se debe realizar un ajuste el 31 de diciembre de 2019 para registrar el gasto por intereses en el que se incurrió entre el 1 de octubre de 2019 y el 31 de diciembre de 2019. Sin embargo, esto no se pagará hasta el 2 de enero de 2020.
Finalmente, el asiento de diario del 2 de enero de 2020 refleja el segundo pago de principal e intereses.
Gastos de sueldos acumulados
Los gastos por sueldos son otro ejemplo de gastos devengados por los que normalmente se realizan asientos de ajuste. Es necesario un ajuste porque la fecha en que se pagan los salarios no corresponde necesariamente a la última fecha del período contable.
Por lo tanto, los salarios acumulados por pagar deben registrarse para los salarios devengados por los empleados pero que no se pagan hasta el final del período contable.
Por ejemplo, suponga que una empresa paga sus salarios todos los viernes por la semana laboral que termina ese día.
En aras de la simplicidad, suponga también que la empresa comenzó a operar el lunes 2 de enero de 2017. El primer día de pago del año fue el viernes 6 de enero de 2017 y los salarios semanales suman $ 1,500.
Después de la última semana completa del año el 28 de diciembre de 2017, la cuenta T de salarios aparece de la siguiente manera:
Dado que el día de pago de la semana que comienza el lunes 31 de diciembre de 2017, no se paga hasta el viernes 4 de enero de 2018, es necesario realizar un asiento de ajuste para devengar los salarios hasta el 31 de diciembre de 2017.
Esto requiere una entrada para debitar gastos de salarios y acreditar salarios pagaderos. En este caso, el monto de los salarios devengados al 31 de diciembre de 2017 es para los salarios de un día, o $ 300 ($ 1,500 / 5 días – $ 300).
Los salarios de los próximos 4 días de la semana, o $ 1,200, son los gastos del próximo año, 2018.
El cronograma a continuación muestra el monto total de gastos de sueldos para la semana que terminó el viernes 4 de enero de 2018. También indica cuánto gasto debe asignarse entre los dos años.
Finalmente, el asiento de diario de ajuste del 31 de diciembre de 2017, junto con el asiento para registrar el pago de los sueldos el 4 de enero de 2018, se detalla a continuación con las cuentas T.
Cuando los sueldos se pagan el 4 de enero, en la cuenta de efectivo se abonan los sueldos de la semana completa. Los sueldos por pagar se cargan por los sueldos reconocidos en el período anterior, mientras que los gastos por sueldos se cargan por los sueldos del período actual.