¿Qué son los gastos acumulados?
Un gasto acumulado es un gasto en el que se ha incurrido, pero para el que aún no existe documentación de gastos. En lugar de la documentación de gastos, se crea un asiento de diario para registrar un gasto acumulado, así como un pasivo de compensación (que generalmente se clasifica como pasivo corriente en el balance general). En ausencia de un asiento en el diario, el gasto no aparecería en absoluto en los estados financieros de la entidad en el período incurrido, lo que daría lugar a que las ganancias reportadas fueran demasiado altas en ese período. En definitiva, los gastos devengados se registran para aumentar la precisión de los estados financieros, de manera que los gastos estén más alineados con aquellos ingresos a los que están asociados.
La entrada de diario se crea normalmente como una entrada de reversión automática, de modo que el software de contabilidad crea automáticamente una entrada de compensación a principios del mes siguiente. Luego, cuando el proveedor finalmente envía una factura a la entidad, cancela la entrada revertida.
Ejemplos de gastos acumulados
Ejemplos de gastos que se acumulan comúnmente incluyen:
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Intereses sobre préstamos, por los cuales aún no se ha recibido factura del prestamista
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Bienes recibidos y consumidos o vendidos, por los cuales aún no se ha recibido factura de proveedor
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Servicios recibidos, por los que aún no se ha recibido factura de proveedor
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Impuestos incurridos, por los cuales aún no se ha recibido factura de una entidad gubernamental
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Salarios incurridos, por los cuales aún no se ha realizado el pago a los empleados
Un ejemplo de un gasto acumulado es una situación en la que una empresa recibe material de oficina de un proveedor cerca del final de un mes, pero aún no ha recibido una factura del proveedor cuando la empresa cierra sus libros del mes. Para registrar correctamente este gasto en el mes de recepción, el personal de contabilidad registra un gasto en la cuenta de gastos de suministros con un débito por el monto que espera que le facture el proveedor y registra un crédito en una cuenta de pasivo de gastos acumulados. Por tanto, si la cantidad de material de oficina fuera de € 500, el asiento del diario sería un débito de € 500 en la cuenta de gastos de material de oficina y un crédito de € 500 en la cuenta de pasivo de gastos acumulados.
Para continuar con el ejemplo anterior, la entrada de € 500 se revertiría en el mes siguiente, con un crédito en la cuenta de gastos de suministros de oficina y un débito en la cuenta de pasivo de gastos acumulados. Luego, la empresa recibe la factura del proveedor por € 500 y la registra normalmente a través del módulo de cuentas por pagar del software de contabilidad, lo que da como resultado un débito en la cuenta de gastos de suministros de oficina y un crédito en la cuenta de cuentas por pagar. Por tanto, el resultado neto del mes siguiente no es ningún nuevo reconocimiento de gastos, y el pasivo por pago se traslada a la cuenta de cuentas por pagar.
Registro de un gasto acumulado
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Material de oficina recibido y no hay factura de proveedor a fin de mes: Débito a gastos de suministros de oficina, abono a gastos devengados.
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Horas del empleado trabajadas pero no pagadas a fin de mes: Débito a gastos de salarios, abono a gastos devengados.
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Responsabilidad por beneficios incurrida y no hay factura de proveedor a fin de mes: Débito a gastos por beneficios a empleados, abono a gastos acumulados.
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Los impuestos sobre la renta se acumulan sobre la base de los ingresos obtenidos. Débito a gasto por impuesto a las ganancias, abono a gastos devengados.
Las primeras tres entradas deben revertirse el mes siguiente. Los impuestos sobre la renta normalmente se retienen como gastos acumulados hasta que se pagan.
Aplicación práctica de los gastos acumulados
Siendo realistas, el monto de una acumulación de gastos es solo una estimación, por lo que es probable que sea algo diferente del monto de la factura del proveedor que llega en una fecha posterior. En consecuencia, suele haber una pequeña cantidad adicional de gasto o reconocimiento de gasto negativo en el mes siguiente, una vez que la anulación del asiento de diario y el monto de la factura del proveedor se compensan entre sí.
Desde una perspectiva práctica, los gastos inmateriales no se acumulan, ya que se requiere demasiado trabajo para crear y documentar los asientos de diario relacionados. Además, una gran cantidad de asientos de diario de gastos acumulados ralentizará el proceso de cierre de fin de mes.
Definición de gastos pagados por adelantado
Un gasto prepago es el reverso de un gasto acumulado, ya que un pasivo se paga antes de que se haya consumido el servicio o activo subyacente. En consecuencia, un activo prepago aparece inicialmente en el balance como un activo.
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