Es una práctica común clasificar y recolectar por separado los costos de producción, administrativos, de venta y distribución.
Gastos generales administrativos están relacionados con los gastos de oficina. Por el contrario, los gastos de venta y distribución están relacionados con el marketing. Todos estos gastos combinados dan el costo total de venta.
Al contabilizar los gastos generales de producción y valorar las existencias de cierre, no se consideran gastos administrativos, de venta o distribución. Se contabilizan por separado y se muestran por separado en la hoja de costos.
Gastos generales administrativos: definición
Los gastos generales administrativos son gastos indirectos incurridos en relación con cualquiera de los siguientes:
- Política de formulación
- Dirigiendo la organización
- Controlar el funcionamiento de la empresa
- Otros asuntos relacionados pertenecientes a la administración, pero no relacionados directamente con los gastos de investigación y desarrollo.
Los gastos generales administrativos se refieren a gastos de naturaleza general, que no se relacionan con ninguna función en particular (por ejemplo, producción, ventas o distribución).
Una característica importante de los gastos generales administrativos es que suelen ser constantes. No se ven afectados por cambios en el volumen de producción, ventas u otros factores.
Gastos generales administrativos: ejemplos
A continuación se enumeran ejemplos de gastos generales de oficina y administrativos:
1. Materiales indirectos
- Imprenta y papelería de oficina
- Costo de los materiales de limpieza (p. Ej., Plumeros y cepillos)
2. Trabajo indirecto
- Salarios y subsidios u honorarios para directores, gerentes, personal gerencial, personal de cuentas, secretarias y el personal asociado con la oficina.
- Sueldos y prestaciones del funcionario de relaciones públicas y su personal
- Sueldos y subsidios de un asesor legal, su personal y otros gastos asociados.
- Otros gastos legales (p. Ej., Honorarios, salario y asignaciones a los auditores internos)
3. Gastos indirectos
- Alquiler de oficinas, tarifas e impuestos
- Seguro de oficina, calefacción, limpieza, etc.
- Depreciación de edificios de oficinas, equipos, etc.
- Reparaciones y mantenimiento de edificios de oficinas, etc.
- Cargos legales
- cargos bancarios
- Suscripción comercial
- Otros gastos relacionados con el funcionamiento de la oficina
Explicación
Habiendo considerado los ejemplos anteriores de gastos generales administrativos, vale la pena examinar la definición del Instituto de Contadores de Gestión y Costos (ICMA) en Inglaterra. ICMA define los gastos generales administrativos como:
Los gastos generales administrativos son el costo de formular la política, dirigir la organización y controlar las operaciones de una empresa, que no están directamente relacionados con las actividades o funciones de investigación, desarrollo, producción, distribución o venta.
Reparto de gastos generales administrativos
Hay tres métodos que se utilizan para distribuir los gastos generales administrativos:
- Distribución a las divisiones de fabricación y venta
- Transferencia a la cuenta de pérdidas y ganancias de costos
- Adición como elemento de costo separado
1. Reparto entre las divisiones de fabricación y venta
En este caso, el principio que se sigue es que también se incurre en gastos generales administrativos para las divisiones de fabricación y venta. Por lo tanto, una parte de los gastos administrativos debe cargarse a la división de fabricación y otra parte a la división de ventas.
De esta manera, los gastos generales administrativos se absorben tanto en los gastos generales de fabricación como en los de venta y distribución.
Sin embargo, el problema aquí es que no es fácil encontrar una base adecuada para distribuir estos gastos generales entre las dos divisiones. Por tanto, la naturaleza, el objeto y la función de los gastos generales administrativos constituirán la base del reparto.
Si la depreciación de los edificios debe ser prorrateada, entonces el espacio ocupado o el área de piso de cada división constituirá la base de prorrateo.
2. Transferencia a la cuenta de pérdidas y ganancias de costos
En este caso, el principio aplicado es que los gastos generales administrativos no tienen relación directa con las divisiones de fabricación o venta.
Por lo tanto, no deben cargarse a estas divisiones. En su lugar, deben mostrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias de costos transfiriéndolos.
Un argumento en apoyo de este principio es que no puede haber una base equitativa para cargar los gastos generales de oficina y administrativos a otras funciones de los productos; por lo tanto, es una buena medida transferirlos a la cuenta de pérdidas y ganancias de costos.
Las divisiones de fabricación y venta no pueden funcionar eficazmente sin la ayuda de la función administrativa. Por lo tanto, los gastos generales administrativos deben cargarse a estas dos divisiones.
3. Adición como un elemento de costo separado
De acuerdo con este método, los gastos generales de oficina y administrativos se agregan por separado al costo del trabajo, proceso o producto de acuerdo con alguna base adecuada seleccionada para el propósito.
La base puede ser el valor de venta, la cantidad de venta, el costo de fabricación o el número de unidades que se fabricarán. La tasa de absorción se calcula utilizando la siguiente fórmula:
Tasa de absorción de gastos generales = (Gastos generales administrativos x 100) / Cantidad de ventas (si esta es la base)
Ejemplo
Si los gastos generales administrativos se han calculado en $ 5,000 y el volumen de ventas durante el período es de 50,000 unidades, la tasa será de 5,000 x 100 / 50,000 = 10%.
Es posible controlar los gastos generales administrativos clasificándolos y analizándolos adecuadamente, o comparando los gastos generales actuales con los gastos generales pasados y sacando conclusiones sólidas.
Posteriormente, se pueden adoptar medidas de control y correctivas, y se pueden utilizar técnicas de control presupuestario. De manera similar, establecer estándares puede ayudar a controlar los gastos generales administrativos.
