El problema de la falta de información de contacto
Cuando un cliente tiene un problema con una factura, puede ser difícil encontrar información de contacto en la factura, que puede contener solo una dirección «remitir a». En su lugar, el cliente debe llamar al número de teléfono general de la empresa y luego será enviado al departamento de contabilidad, y de allí al grupo de facturación.
Mientras lo hace, es muy posible que la llamada se pierda o se estacione en un buzón de correo de voz, o se enrute a la persona equivocada. Si es así, el cliente se da por vencido y se niega a pagar la factura; deben pasar varias semanas antes de que el departamento de cobros detecte un problema y llame al cliente. Mientras tanto, no se le paga a la empresa.
Cómo incluir información de contacto en una factura
Para mejorar la situación, configure un número de teléfono que será respondido de manera oportuna y anote ese número claramente en la factura, en negrita, en su propia casilla. Mejor aún, si hay una persona de facturación asignada específicamente a un determinado cliente, indique el número de teléfono de esa persona en la factura. Además, implemente un procedimiento que requiera que el personal de facturación devuelva todas las llamadas dentro de un cierto período de tiempo, como una hora, o que una persona de respaldo haga la llamada. Este procedimiento es necesario para evitar que los clientes se sientan frustrados cuando dejan un mensaje de voz que no se devuelve en absoluto, o que no se devuelve durante días. Para estar absolutamente seguro de que a los clientes les gusta el nuevo sistema, comuníquese con ellos con una encuesta a intervalos regulares y pregúnteles sobre cualquier problema que tengan con la facturación de la empresa.
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