La antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe que enumera las facturas de clientes impagas y las notas de crédito no utilizadas por rangos de fechas. El informe de antigüedad es la herramienta principal que utiliza el personal de cobranza para determinar qué facturas están atrasadas para el pago. Dado su uso como herramienta de recopilación, el informe puede configurarse para contener también información de contacto de cada cliente. El informe también es utilizado por la administración para determinar la efectividad de las funciones de crédito y cobranza. Un informe de antigüedad típico enumera las facturas en «grupos» de 30 días, donde las columnas contienen la siguiente información:
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La columna más a la izquierda contiene todas las facturas que tienen 30 días o menos
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La siguiente columna contiene facturas que tienen entre 31 y 60 días
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La siguiente columna contiene facturas que tienen entre 61 y 90 días
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La última columna contiene todas las facturas anteriores.
El informe está ordenado por nombre de cliente, con todas las facturas de cada cliente desglosadas directamente debajo del nombre del cliente, generalmente ordenadas por número de factura o fecha de factura. A continuación, se muestra un informe de muestra, aunque sin el detalle de la factura individual que normalmente se encuentra en dicho informe:
Nombre del cliente |
Total de cuentas por cobrar |
0-30 Dias |
31-60 Dias |
61-90 Dias |
90+ Dias |
Abercrombie | € 15 000 | € 10,000 | € 5,000 | ||
Bufford Inc. | 29.000 | 20.000 | 9.000 | ||
Chesterton Co. | 83.000 | 47.000 | 21.000 | 12 000 | 3000 |
Hermanos de Denver | 8.000 | 8.000 | |||
Totales | € 135 000 | € 57 000 | € 46 000 | € 21 000 | € 11 000 |
Si el informe es generado por un sistema de software de contabilidad (que suele ser el caso), normalmente puede reconfigurar el informe para diferentes rangos de fechas. Por ejemplo, si las condiciones de pago son 15 días netos, entonces el rango de fechas en la columna más a la izquierda debe ser solo para los primeros 15 días. Esto coloca las facturas de hace 16 días en la segunda columna, lo que destaca que ahora están vencidas para el pago.
El informe contiene principalmente facturas, pero también puede contener notas de crédito que los clientes no han utilizado o que aún no se han cotejado con una factura impaga.
El informe de antigüedad también se utiliza como una herramienta para estimar posibles deudas incobrables, que luego se utilizan para revisar la provisión para cuentas de cobro dudoso. El método habitual para hacerlo es derivar el porcentaje histórico de los montos en dólares de las facturas en cada rango de fechas que generalmente se convierten en una deuda incobrable y aplicar estos porcentajes a los totales de las columnas en el informe de antigüedad más reciente.
Por ejemplo, una empresa experimenta históricamente un 1%% de deudas incobrables en artículos en su período de 30 días, un 5%% de deudas incobrables en su período de 31 a 60 días y un 15%% de deudas incobrables en su período de más de 61 días. Su informe de antigüedad de cuentas por cobrar más reciente contiene € 500,000 en el período de 30 días, € 200,000 en el período de 31 a 60 días y € 50,000 en el período de más de 61 días. Con base en esta información, la empresa debe tener una provisión para cuentas de cobro dudoso de € 22,500, que se calcula como:
(€ 500 000 x 1%%) + (€ 200 000 x 5%%) + (€ 50 000 x 15%%) = € 22 500
Un uso adicional del informe de antigüedad lo realiza el departamento de crédito, que puede ver el estado de pago actual de cualquier factura pendiente para ver si se deben cambiar los límites de crédito del cliente. Este no es un uso ideal del informe, ya que el departamento de crédito también debe revisar las facturas que ya se han pagado en el pasado reciente. No obstante, el informe ofrece una buena indicación de la situación financiera a corto plazo de los clientes.
Por último, los auditores de la empresa pueden utilizar el informe para seleccionar las facturas para las que desean emitir confirmaciones como parte de sus actividades de auditoría de fin de año.
Términos similares
La antigüedad de las cuentas por cobrar también se conoce como un programa de cuentas por cobrar. Una variación es que este esquema puede contener una lista simple de cuentas por cobrar por cliente, en lugar de desglosarlas por edad.
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