¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es una serie de actividades que se utilizan para identificar y registrar las transacciones individuales de una entidad. Estas transacciones luego se agregan al final de cada período de reporte en estados financieros. El ciclo contable es esencialmente la actividad de registro central que un departamento de contabilidad realiza de manera continua y es la base sobre la cual se construyen los estados financieros. La mayoría de los controles y procedimientos contables se relacionan con el ciclo contable.
Componentes del ciclo contable
La siguiente discusión divide el ciclo contable en el tratamiento de transacciones individuales y luego cierra los libros al final del período de reporte. El ciclo contable para transacciones individuales es:
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Identifique el evento que está causando una transacción contable. Ejemplos de tales eventos son:
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Comprar materiales
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Pagar salarios a los empleados
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Aplicar gastos generales al inventario y al costo de los bienes vendidos
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Vender productos a los clientes
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Brindar servicios a los clientes
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Recibir el pago de los clientes
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Reconocer un gasto
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Prepare el documento comercial asociado con la transacción contable, como una factura de proveedor, una factura de cliente, un comprobante de caja chica o un recibo de caja.
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Identifique qué cuentas se ven afectadas por el documento comercial. Con un sistema de contabilidad computarizado, generalmente hay una cuenta predeterminada asociada con cada proveedor, de modo que el sistema asigna la cantidad que figura en una factura de proveedor a la cuenta predeterminada (a menos que la anule). De manera similar, generalmente hay una cuenta predeterminada asociada con cada cliente, de modo que el sistema asigna los montos facturados a una cuenta de ingresos específica cada vez que se crea una factura para un cliente. También puede haber asientos de diario de plantilla estandarizados en el software de contabilidad para varias transacciones estándar, como para registrar la depreciación mensual o los salarios acumulados.
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Registre en las cuentas correspondientes de la base de datos contable los montos anotados en el documento comercial. Esto puede implicar el registro de transacciones en un diario específico, como el diario de recibos de efectivo, el diario de desembolsos de efectivo o el diario de ventas, que luego se contabilizan en el libro mayor. Estas transacciones también pueden contabilizarse directamente en el libro mayor.
Los pasos anteriores del ciclo contable se asociaron con transacciones individuales. Los siguientes pasos del ciclo contable solo se utilizan al final del período del informe y están asociados con los montos totales de las transacciones anteriores:
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Prepare un balance de prueba preliminar, que detalla los totales de débito y crédito para cada cuenta. Todos los débitos se enumeran en la columna de la izquierda y todos los créditos en la columna de la derecha. Los totales de las dos columnas deben ser idénticos. De lo contrario, existe un error en alguna parte de las transacciones subyacentes (una entrada no equilibrada) que debe corregirse antes de continuar. En la mayoría de los sistemas de software de contabilidad, es imposible tener transacciones que no den como resultado totales de débito y crédito coincidentes. Si el saldo de prueba se está preparando manualmente, las posibles razones de los totales de débito y crédito no balanceados son:
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Ingresar solo una parte de una transacción
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Ingresar parte de una transacción más de una vez
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Ingresando una cantidad incorrecta
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Ingresar una cantidad como débito en lugar de crédito (o viceversa)
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Agregue elementos acumulados, registre estimaciones y corrija errores en el balance de prueba preliminar con entradas de ajuste. Ejemplos de dichos elementos son:
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Registre los gastos de las facturas de proveedores que aún no han llegado
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Registre los ingresos de las facturas de clientes que aún no se han facturado
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Registre los errores detectados en la conciliación bancaria de fin de mes
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Ajuste para transacciones que se registraron inicialmente en la cuenta incorrecta
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Acumular por salarios ganados impagos
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Prepare un balance de prueba ajustado, que incorpore el balance de prueba preliminar y todas las entradas de ajuste. Es posible que se requieran varias iteraciones antes de que este balance de prueba ajustado refleje con precisión los resultados de las operaciones y la situación financiera del negocio para el cual se agrega la información.
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Prepare los estados financieros a partir del balance de prueba ajustado. Los elementos centrales de los estados financieros son:
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Hoja de balance
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Estado de flujos de efectivo
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Declaración de ganancias retenidas
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Divulgaciones adjuntas (notas a pie de página)
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Cierre los libros del período del informe. Este paso es manejado automáticamente por un sistema informático de contabilidad. Si está compilando información contable manualmente, el cierre de los libros implica trasladar todos los saldos de las cuentas temporales (por ejemplo, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas) a la cuenta de resumen de ingresos y trasladar el saldo de allí a la cuenta de ganancias retenidas.
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Prepare y revise un balance de prueba posterior al cierre. Este balance de prueba debe contener saldos cero para todas las cuentas temporales.
Documentación del ciclo contable
También es útil imprimir los documentos clave que respaldan los estados financieros completos y guardarlos en una carpeta. Esto puede incluir todos los diarios, así como los documentos de origen de los principales asientos de diario, como los cálculos de depreciación. Esta información proporciona información de respaldo para los estados financieros y es de particular utilidad cuando se proporciona material probatorio a los auditores.
Términos similares al ciclo contable
El ciclo contable también se conoce como ciclo contable.
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