Muchos clientes no pagan a sus proveedores debido a problemas administrativos, en lugar de a la intención de no pagar a tiempo. Por ejemplo, cualquiera de los siguientes problemas podría retrasar el pago:
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Factura no recibida
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Factura para aprobación
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Se está investigando un error en la factura
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No puedo localizar la documentación receptora
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No se puede localizar la orden de compra autorizada
Muchos de estos problemas pueden ser resueltos por el vendedor, ya que tiene casi el mismo paquete de información relacionada con la transacción de venta que la información que recopila el departamento de cuentas por pagar del cliente.
Un enfoque razonable para cobrar las facturas más grandes es hacer una llamada de cortesía algunos días antes de la fecha de vencimiento de las facturas para el pago, solo para ver si están programadas para el pago a tiempo. De lo contrario, la persona que llama puede ofrecer ayuda proporcionando cualquier información necesaria, como una aclaración del monto facturado, documentación de entrega y una copia de la orden de compra autorizada por el cliente.
Estas llamadas de cortesía pueden asignarse a otra persona que no sea el personal habitual de cobranza, ya que la intención de las llamadas es proporcionar información, en lugar de exigir el pago. Dado que la mentalidad de una llamada de cortesía es completamente diferente de una llamada de cobro, tiene sentido separar completamente los dos tipos de llamadas entre diferentes empleados. Al hacerlo, los asignados a las llamadas de cortesía pueden recibir formación en un método diferente de contacto con el cliente que se centra en atender las necesidades del cliente.
Si alguien hace una llamada de cortesía a un cliente y luego sospecha que el pago de una factura se retrasará deliberadamente, comuníquese de inmediato con el personal de cobranza habitual para que puedan comenzar las actividades de cobranza antes de lo que normalmente sería el caso.
El uso de llamadas de cortesía solo es rentable para las cuentas más grandes o aquellas cuentas que tienen un historial de estar desconcertados por el papeleo de las cuentas por pagar. Si un cliente tiene un historial comprobado de pago confiable a tiempo, puede que no tenga sentido molestarlo con llamadas de cortesía.
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