¿Qué es un libro de caja de tres columnas?
Un libro de caja con tres columnas para descuentos recibidos y pagados, transacciones en efectivo y transacciones bancarias se conoce como libro de caja de tres columnas.
Explicación
A libro de caja de tres columnas, también conocido como libro de caja de triple columna, contiene tres columnas de dinero tanto en el lado de débito como en el de crédito: una a cada lado para registrar descuentos, efectivo y montos bancarios.
Si una empresa tiene una cuenta bancaria con frecuencia realiza recibos y pagos a través de esa cuenta bancaria, entonces es útil mantener un libro de caja de tres columnas en lugar de un libro de caja de una o dos columnas.
Es habitual que las empresas permitan descuentos por pagos anticipados. Por ejemplo, si se paga en efectivo por adelantado, los acreedores pueden recibir un descuento. Por otro lado, si los deudores pagan anticipadamente, se les puede permitir un descuento.
Quizás recuerde que el efectivo y los descuentos están estrechamente relacionados. Ésta es la razón por la que también se proporcionan columnas de descuento en el libro de caja.
En un libro de caja de tres columnas, se proporcionan tres columnas para los montos en cada lado. Una columna registra los cobros y pagos en efectivo, la segunda registra las transacciones bancarias y la tercera registra los descuentos recibidos y permitidos.
Aunque los libros de caja de una y dos columnas son alternativas a una cuenta de efectivo, el libro de caja de tres columnas sirve tanto para el efectivo como para la cuenta bancaria.
Columnas de descuento: puntos clave
Considere los siguientes aspectos críticos de las columnas de descuento en un libro de caja de tres columnas:
- La columna de descuento permitido se encuentra en el lado del débito y la columna de descuento recibido se encuentra en el lado del crédito.
- Las columnas de descuento permitido y descuento recibido representan dos cuentas diferentes. No están relacionados.
- Las columnas de descuento son columnas de memorándum por naturaleza. Por lo tanto, dos cuentas separadas, “Descuento permitido” y “Descuento recibido”, se abren en el libro mayor.
- Dado que el descuento permitido y el descuento recibido no están relacionados, no están equilibrados. Ambas columnas se suman por separado y el agregado se transfiere a las cuentas del libro mayor.
Formato de un libro de caja de tres columnas
El formato común utilizado en un libro de caja de tres columnas se muestra a continuación.
Cabe mencionar que el formato de un libro de caja de tres columnas es similar al de un libro de caja de dos columnas. La única excepción es que se agrega una columna en un libro de caja de tres columnas para contabilizar las transacciones relacionadas con el banco.
Consejos para llevar registros en un libro de caja de tres columnas
Si alguna vez registra entradas en un libro de caja de tres columnas, esta sección presenta algunos puntos clave que debe tener en cuenta.
Saldo de apertura
El saldo inicial de efectivo en caja y efectivo en el banco se registra en el lado del débito en las columnas de efectivo y banco, respectivamente. Si el saldo bancario es un saldo acreedor (sobregiro), entonces se ingresa en el lado del crédito en la columna del banco.
Recibo de cheque o efectivo
Si se recibe un cheque y se deposita en una cuenta bancaria en la misma fecha, aparecerá en el lado del débito en el libro de caja en la columna del banco.
Si el cheque no se deposita en una cuenta bancaria en la misma fecha, se trata como efectivo y, por lo tanto, el monto aparecerá en la columna de efectivo.
Finalmente, de la manera habitual, el recibo de efectivo se registra en la columna de efectivo.
Pago con cheque o efectivo
Si un pago se realiza mediante cheque, se registrará en el lado del crédito en la columna del banco. Esto se debe a que el efectivo en el banco ha disminuido.
Si el pago se realiza en efectivo, se registrará en la columna de efectivo de la forma habitual.
Cargos bancarios
Los cargos bancarios se registran en el lado del crédito del libro de caja en la columna del banco. Esto se debe a que el efectivo en el banco disminuye como resultado de dichos cargos.
Entradas de Contra: Definición
Si se realiza una entrada en el lado del débito y la misma entrada se registra en el lado del crédito del libro de caja, se denomina entrada contra.
Para diferenciar las contrapartidas de otras entradas, se imprime la letra «C» en la columna de referencia de contabilización (en los lados de débito y crédito del libro de caja). La letra “C” indica que el efecto contrario de esta transacción se registra en el lado opuesto.
Las entradas contrarias pueden ser de uno de los siguientes tipos:
Tipo 1
Cuando se deposita efectivo en un banco, se requieren dos entradas: una en el lado del crédito (pago) en la columna de efectivo, que registra la reducción en efectivo disponible; y el otro en el lado de débito (recibo) en la columna del banco, que registra el aumento de efectivo en el banco.
Tipo 2
Cuando se retira efectivo de un banco para uso de oficina, se necesitan dos entradas: una en el lado del crédito en la columna del banco, que registra la reducción de efectivo en el banco; y el otro del lado del débito en la columna de caja, que registra el aumento de caja.
Tipo 3
Ya se ha explicado que cuando se recibe un cheque y no se deposita en un banco en la misma fecha, el monto se registrará en el lado de débito del libro de caja en la columna de caja.
Cuando el mismo cheque se deposita en una cuenta bancaria en otra fecha, se requieren dos entradas: una en el lado del débito en la columna del banco, que registra el aumento en el monto en el banco; y el otro en el lado del crédito en la columna de efectivo, que registra el efectivo (cheque) pagado al banco.
Equilibrio del libro de caja de tres columnas
Siempre que sea necesario determinar el saldo bancario, las columnas bancarias se suman en ambos lados.
Si la columna de débito es más grande que la columna de crédito, la diferencia representa efectivo en el banco. Si, por otro lado, la columna de crédito excede la columna de débito, la diferencia representa un “saldo descubierto”.
Una cuenta bancaria puede tener un saldo descubierto porque, al concertar un sobregiro con el banco, es posible que se retire más dinero del banco del que se depositó.
Las columnas de efectivo se equilibran como de costumbre. Las columnas de descuento simplemente se suman y no se equilibran. Se ofrece una descripción general de este procedimiento en la página del libro de caja de doble columna.
Contabilización del libro de caja de tres columnas en cuentas contables
El método de contabilizar un libro de caja de tres columnas en el libro mayor es el siguiente:
- Los saldos iniciales del libro de caja no se contabilizan.
- Los asientos de contra no se contabilizan porque la contabilidad de doble entrada para estas transacciones se completa dentro del libro de caja.
- Todos los elementos del lado de débito del libro de caja se registran en el crédito de las cuentas respectivas en el libro mayor.
- Todos los elementos del lado del crédito del libro de caja se registran en el débito de las cuentas respectivas en el libro mayor.
- El total de la columna de descuento en el lado del débito se contabiliza en la cuenta de débito del descuento permitido y el total de la columna de descuento en el lado del crédito se contabiliza en la cuenta de crédito del descuento recibido en el libro mayor.
Ejemplo
Durante mayo de 2016, John Trading Company realizó las siguientes transacciones:
01 de mayo: Saldo de caja $ 2,200, descubierto bancario $ 365.
03 de mayo: Pagó a J & Co. con un cheque de $ 1,200, el descuento recibido asciende a $ 15.
05 de mayo: Recibió de A & Co. un cheque por $ 980, se les permitió un descuento de $ 20.
07 de mayo: Depositó en el banco el cheque recibido de A & Co. el 05 de mayo.
10 de mayo: Papelería comprada por dinero en efectivo, $ 150.
15 de Mayo: Mercancía comprada en efectivo, $ 1300.
15 de Mayo: Ventas al contado para la primera mitad del mes, $ 2,350.
16 de mayo: Depositado en el banco $ 1,600.
18 de mayo: Efectivo retirado del banco para gastos personales $ 150.
19 de mayo: Emití un cheque por la mercadería comprada, $ 1,650.
21 de mayo: Sacó efectivo del banco para uso de oficina, $ 650.
Mayo 24: Recibí un cheque de S & Sons y lo deposité en el banco, $ 1,560.
25 de mayo: Pagó un cheque a Ali Inc. por $ 400 y recibió un descuento de $ 15.
27 de mayo: Muebles comprados en efectivo para uso de oficina, $ 390.
29 de mayo: Alquiler de oficina pagado con cheque, $ 450.
30 de mayo: Ventas al contado de la segunda mitad del mes, $ 4,300.
31 de Mayo: Salarios pagados con cheque, $ 1,760.
31 de Mayo: Retiró efectivo del banco para uso de oficina, $ 1,470.
Requerido: Registre las transacciones anteriores en un libro de caja de tres columnas.
Solución
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